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Nie wieder aufschieben:
Mit diesen 8 Tipps bekommen Sie Ihre Arbeit richtig in den Griff


Aufschieben, Erledigen, ToDo, Arbeit, Griff kriegen, Aufgeschobene Aufgaben gehören zu den großen Energiefressern unseres Arbeitsalltags. Denn diese verdrängten Pflichten begleiten Sie bei allem, was Sie tun: unsichtbar als ein „Ich muss noch ...“ im Hinterkopf und sichtbar in Form von vorwurfsvollen Stapeln auf dem Schreibtisch.

Mithilfe der folgenden 8 Tipps befreien Sie sich jetzt von diesen Quälgeistern!

Einfach organisiert! Kompakt-Tipp 1: Überzeugen Sie sich von der Dringlichkeit des Wichtigen

Warum tun Sie etwas, und warum tun Sie anderes nicht?

Im Hintergrund steht meist die Frage nach den Konsequenzen. Erst wenn Sie das Gefühl haben, dass die Konsequenzen bei Nichterledigung unangenehmer ausfallen als die Erledigung selbst, raffen Sie sich dazu auf, die Sache in Angriff zu nehmen.

Deshalb schieben Sie so häufig vor allem wichtige, aber nicht dringende Aufgaben auf. Die wichtigen Aufgaben sind häufig komplex, schwer zu fassen und zu bearbeiten (also „unangenehm“), aber nicht dringend (also ohne direkte Konsequenzen, wenn sie aufgeschoben werden).

Was tun? Setzen Sie Ihren Verstand und Ihre Fantasie ein, und machen Sie sich ganz konkret die langfristigen Konsequenzen bewusst:
  • Denken Sie z. B. an die summierte Zeit- und Energieverschwendung, wenn Sie sich nicht einmal die Zeit nehmen, Ihr Ablagesystem von Grund auf zu erneuern.
  • Denken Sie an den Stillstand, der Ihrer Abteilung langfristig droht, wenn Sie jetzt nicht ausreichend Zeit in strategische Überlegungen investieren.
  • Denken Sie an Ihren persönlichen Stillstand (= Rückschritt), wenn Sie jetzt nicht konsequent Zeit in Ihre Weiterbildung investieren.


Einfach organisiert! Kompakt-Tipp 2: Motivieren Sie sich positiv

Das Ganze funktioniert auch andersherum: indem Sie sich die positiven Ergebnisse Ihres Handelns vorstellen, die Freude am Gelingen also. Das heißt: Wenn die positiven Konsequenzen den mühsamen Weg dorthin aufwiegen, werden Sie ihn motiviert gehen!

Stellen Sie sich z. B. ganz konkret vor, wie angenehm es ist,
  • vor einem aufgeräumten Schreibtisch zu sitzen und Unterlagen schnell ablegen sowie sofort wiederfinden zu können (das motiviert zu einer Überholung Ihres Ablagesystems!),
  • abends eine Stunde früher nach Hause zu gehen – und das mit einem guten Gefühl (das motiviert Sie, diese vor Ihnen liegende lästige Aufgabe zügig abzuschließen!).


Einfach organisiert! Kompakt-Tipp 3: Machen Sie das Wichtige dringlich

Wenn Sie sich nicht allein auf Ihre Fantasie verlassen möchten, können Sie wichtige Aufgaben auch absichtlich „dringend“ machen. Das funktioniert am besten, indem Sie eine andere Partei einschalten. Fragen Sie deshalb immer nach einem Termin, wenn Sie eine Aufgabe übernehmen.

Oder delegieren Sie einen Teil der Aufgabe so, dass Sie bis zu einem bestimmten Termin gewisse Vorarbeiten abgeschlossen haben müssen.

Das ist jedoch kein Plädoyer dafür, Aufgaben so lange zu ignorieren, bis Sie sie unter höchstem Termindruck erledigen müssen! Das mag bei kleinen, berechenbaren Routinearbeiten funktionieren – bei komplexeren Aufgaben leidet fast immer die Qualität darunter.


Einfach organisiert! Kompakt-Tipp 4: Schaffen Sie sich eine Planungsroutine

Das Aufschieben wird begünstigt durch eine fehlende oder nicht optimale Aufgabenplanung. Wenn Sie sich morgens an den Schreibtisch setzen und einfach mal „nach Gusto“ das eine oder andere erledigen, haben aufgeschobene Aufgaben keine Chance auf Erledigung – zu tun gibt es ja immer etwas!

Die Vorteile einer festen Planungsroutine:
  • Sie arbeiten Aufgaben nach Ihrem Plan ab – ohne immer von Neuem mit sich selbst darüber diskutieren zu müssen, ob Sie die jeweilige Aufgabe wirklich gerade jetzt erledigen möchten.
  • Sie können sich für komplexere Aufgaben Zeitblöcke frei halten, in denen Sie sich ganz auf die eine Aufgabe konzentrieren.
Hilfreich: Stellen Sie jeweils eine unangenehme/besonders schwierige Aufgabe auf Platz 1 Ihrer Planung für den nächsten Tag, und legen Sie alle Unterlagen, die Sie dafür brauchen, schon am Vorabend mitten auf den Schreibtisch.


Einfach organisiert! Kompakt-Tipp 5: Versuchen Sie’s mit einem anderen Ansatz

Zeigen Sie sich flexibel, wenn Sie bei bestimmten Aufgaben einfach keinen Ansatz finden. Häufig kommen Sie leichter und besser zum Ziel, indem Sie es einfach mit einer anderen Vorgehensweise versuchen:
  • Beginnen Sie am Aufgabenrand, und arbeiten Sie sich zur Mitte vor. Starten Sie bei einem einfacheren Detail aus dem Randbereich. Nutzen Sie den Schwung, und arbeiten Sie sich von dort aus allmählich ins komplexe Zentrum vor.
  • Beginnen Sie im Zentrum der Aufgabe, und arbeiten Sie sich zum Rand vor. Stellen Sie fest, welches die schwierigsten, lohnendsten oder wichtigsten Bereiche einer Aufgabe sind, und setzen Sie genau dort an. Das mag nicht immer leicht sein, aber Sie sparen, sobald Sie einen Einstieg gefunden haben, auf diese Weise viel Zeit.
  • Nutzen Sie Vorbilder. Halten Sie sich an erprobte Standardabläufe, um leichter in schwierige Aufgaben hineinzufinden. Als Werbetexter können Sie in einem Buch mit gelungenen Schlagzeilen blättern, um in Gang zu kommen. Wenn Sie einen Bericht schreiben müssen, können Sie frühere Exemplare durchsehen. Vage Ideen für ein größeres Projekt können Sie konkretisieren, indem Sie jemandem davon erzählen.
  • Berücksichtigen Sie den Fristenfaktor. Wenn Sie unter Druck nicht die Nerven verlieren, sondern besonders effizient arbeiten, können Sie das als Methode einsetzen und die Aufgabe beiseite legen, bis es Zeit dafür wird. Ein Gesetz des Zeitmanagements besagt, dass Sie für eine Aufgabe genauso viel Zeit brauchen, wie Sie sich dafür reserviert haben. Besorgen Sie sich aber rechtzeitig alle nötigen Unterlagen und Informationen.


Einfach organisiert! Kompakt-Tipp 6: Überprüfen Sie, ob Sie eine Aufgabe wirklich erledigen müssen

Ein anderer Tipp, bevor Sie sich allein mit Selbstdisziplin durch eine Aufgabe mühen: Stellen Sie fest, ob Sie sie nicht delegieren oder einfach streichen können. Vielleicht fällt es Ihnen ja deshalb so schwer, eine Aufgabe zu erledigen ...
  • ... weil Sie sich eigentlich gar nicht zuständig fühlen? Dann geben Sie sie an den Zuständigen weiter, oder delegieren Sie sie, und/oder sagen Sie beim nächsten Mal gleich Nein.
  • ... weil sie Ihnen völlig unwichtig erscheint? Prüfen Sie das, und streichen Sie sie gegebenenfalls einfach von Ihrer Liste.
  • ... weil Sie das Gefühl haben, auch mit großer Anstrengung keine optimalen Resultate erzielen zu können? Dann delegieren Sie die Aufgabe an einen Experten!


Einfach organisiert! Kompakt-Tipp 7: Überprüfen Sie, ob Sie eine Aufgabe wirklich so einfach wie möglich erledigen

Auch einfachen Aufgaben droht das Aufschieben – vor allem dadurch, dass die optimalen Rahmenbedingungen für ihre Erledigung fehlen. Hier lohnt es sich auf Dauer für Sie, Zeit in die Verbesserung Ihrer Arbeitstechnik oder Arbeitsmittel zu investieren!
  • Benutzen Sie grundsätzlich nur einwandfrei funktionierende Arbeitsmittel.
  • Investieren Sie in Ästhetik. Wenn Sie ein Zeitplanbuch aus Leder lieber und konsequenter in die Hand nehmen als eines aus Plastik, lohnt sich die Anschaffung.
  • Gibt es spezielle Computerprogramme, die Ihnen bei bestimmten Aufgaben helfen können? Oder reicht es schon, wenn Sie sich einmal einen ganzen Vormittag Zeit nehmen, um die Funktionen bereits vorhandener Software umfassend nutzen zu lernen?
  • Können Sie bestimmte Vorgänge oder Arbeitsschritte vereinfachen oder systematisieren, beispielsweise mithilfe selbst entworfener Formulare/Dateien?


Einfach organisiert! Kompakt-Tipp 8: Üben Sie, Entscheidungen zu treffen

Wenn Sie ungern Entscheidungen treffen, führt auch das häufig zum Aufschieben. Dann schieben Sie nicht eigentlich die Arbeit an der Aufgabe auf, sondern die Entscheidung darüber. Das Ergebnis bleibt allerdings dasselbe.

Zwingen Sie sich konsequent dazu, rasche Entscheidungen zu treffen. Das gilt vor allem auch für die ganz kleinen Aufgaben: etwa dafür, ob Sie einen Zeitungsausschnitt archivieren oder wegwerfen, ob Sie eine Aufgabe delegieren oder selbst erledigen, ob Sie einen Mitarbeiter auf ein bestimmtes Verhalten ansprechen oder nicht. Hinterfragen Sie jedes Mal Ihr Zögern!


Für diese(n) Seite/Auftritt wurden Bilder des Fotografen Mikael Damkier aus der Bild-Datenbank Fotolia verwendet.

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