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7 Tipps für Ihre repräsentative Geschäfts-Korrespondenz
Jeder Brief und jedes Schreiben, das Ihr Büro mit Ihrer Unterschrift verlässt, vermittelt dem Empfänger ganz spontan und unbewusst einen Eindruck von Ihrer Person, Ihrer Qualifikation und dem Unternehmen, das Sie repräsentieren.
Viele Führungskräfte schreiben einen Teil ihrer Briefe selbst auf ihrem Laptop, z. B. weil sie auf Geschäftsreise sind, keine oder eine überlastete Sekretärin haben oder ganz einfach den Umweg über das Sekretariat nicht machen wollen.
In jedem dieser Fälle sollten Sie auch als Führungskraft über die wichtigsten Regeln der modernen Korrespondenz informiert sein. Damit Ihre Briefe bei Kunden und Geschäftspartnern jederzeit ein gutes Bild abgeben.
Hier die 7 wichtigsten Tipps aus Führungskraft aktuell für Sie zusammengefasst:
- Das Wort „Betreff“ wird in Briefen nicht mehr geschrieben.
Schreiben Sie lediglich aussagefähig, kurz und prägnant aus der Sicht des Empfängers, worum es sich handelt. Diesen Satz schreiben Sie fett. Beispiele:
- Unser Termin am 02. 02. 2012
- Unser Gespräch auf der Semicon West
Wenn Sie den Empfänger etwas besser kennen, dürfen Sie auch kreativ werden und den Betreff in die Anrede einbeziehen. Beispiel:
Wenn die Handwerksmesse vor der Tür steht,
liebe Frau Müller,
dann dauert es nicht mehr lange, bis ...
- Vermeiden Sie die Formulierungen wie „Als Anlage erhalten Sie“,
„Beiliegend sende ich Ihnen“ oder Ähnliches. Schreiben Sie besser:
- Ich habe diesem Schreiben eine Preisliste beigelegt …
- In unserem aktuellen Katalog finden Sie alle Informationen …
- Ich schicke Ihnen ...
Wenn Sie die Anlagen bereits im Schreiben genannt haben („Ich habe diesem Schreiben unseren Prospekt beigelegt, ...“), brauchen Sie das unter „Anlagen“ übrigens nicht zu wiederholen.
Achtung: Schicken Sie nie etwas „zu unserer Entlastung“ zurück. Diese Formulierung ist altmodisch und sogar grob unhöflich.
- Schreiben Sie Anschriften und Anreden korrekt.
Bestimmte Titel gehören zum Namen.
 Beispiel „Doktor“ und „Professor“:
Im Anschriftenfeld:
Herrn
Dr. Dr. Hugo Schneider
In der Anrede schreiben Sie nur einen Doktortitel:
Sehr geehrter Herr Dr. Schneider,
Im Anschriftenfeld wird der Professor abgekürzt:
Herrn
Prof. Dr. Herbert Genau
In der Anrede wird der Professor ausgeschrieben, der Doktor fällt dann weg.
Beispiel „Dipl.-Ing.“ oder „Dipl.-Kfm.“:
Im Anschriftenfeld:
Frau
Dipl.-Kffr. Petra Winter
oder moderner nur
Frau
Petra Winter
In der Anrede fällt der Titel ganz weg:
Sehr geehrte Frau Winter,
Beispiel „Dr.“ und „Dipl.-Ing.“ zugleich
Hier gilt ganz klar die Empfehlung, dass die Nennung des Dipl.-Ing. dem Titel „zum Opfer fällt“. Der Dipl.-Ing. taucht auf gar keinen Fall in Anschrift und Anrede auf.
So schreiben Sie Berufsbezeichnungen: Rechtsanwalt, Direktor, Vorstandsvorsitzender und Bürgermeister sind Berufsbezeichnungen (im Gegensatz zu Titeln wie zum Beispiel Doktor oder Professor). In der Anschrift auf dem Briefumschlag stehen Berufsbezeichnungen in der Regel hinter „Herrn“ oder „Frau“ in der Zeile über dem Namen, zum Beispiel:
Herrn Bürgermeister
Horst Rottenhuber
Längere Berufsbezeichnungen können Sie unterhalb des Namens schreiben.
Herrn
Dr. Bernhard Schmitz
Vorsitzender des Vorstands
Wird die Berufs- oder Tätigkeitsbezeichnung in der Anrede verwendet, entfallen Nachname und Titel, also beispielsweise: „Sehr geehrter Herr Bürgermeister“. Dabei wird die Funktion des Adressaten in den Vordergrund gestellt, nicht seine Person.
- Ihre Unterschrift ist ein Blickfang.
Schreiben Sie mit dem PC immer Ihren vollen Namen, mit ausgeschriebenem Vornamen unter Ihre Unterschrift, so dass der Empfänger nicht über Ihr Geschlecht rätseln muss.
Ihre handschriftliche Unterschrift wird aufgewertet, wenn Sie einen Füller mit blauer Tinte benutzen.
Die Unterschrift darf nicht in den Gruß hinein- oder nach links hin über die Textlinie hinausragen. Sie sollte lesbar sein und nicht unterstrichen.
- Der Hinweis „Zu Händen“ (z. H. oder z. Hd.) ist veraltet,
gleichgültig, ob er ausgeschrieben oder abgekürzt ist. Schreiben Sie einfach:
Sigura GmbH
Frau Evelyn Meyer
Damit ist klar, dass dieser Brief „zu Händen“ von Frau Meyer geht.
- Verzichten Sie möglichst auf Abkürzungen
wie „MfG“ oder „Abt.“ oder „evtl.“ oder „zzgl.“. Das Ausschreiben erleichtert die Lesbarkeit und ist höflicher, als dem Leser so wenig Zeit zu schenken, dass er mit Ihren Abkürzungen vorlieb nehmen muss.
Achtung: Abkürzungen haben auch in E-Mails, die Sie extern versenden, nichts zu suchen.
- Diese Grußformeln schließen den Brief ab.
Standardformeln sind:
- Mit freundlichen Grüßen
- Mit freundlichem Gruß aus München
- Freundliche Grüße
- Viel Erfolg wünscht Ihnen
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