Arbeitsmappen verschlüsseln und signieren mit Excel 2007 – mehr Sicherheit für Ihre Daten
Excel 2007 hat im Vergleich zu den Vorgängerversionen im Bereich Datensicherheit ordentlich zugelegt. Durch den Einsatz hochwertiger Verschlüsselungsmethoden und digitaler Signaturen können Sie Ihre wertvollen Kalkulationen effizient schützen.
Erfahren Sie in diesem Beitrag aus dem Excel-Berater, welche Vorteile Ihnen der Einsatz der neuen und erweiterten Sicherheitsfunktionen von Excel 2007 bringt und wie Sie sicherstellen, dass Sie Ihre wertvollen Daten sicher und vor Veränderungen geschützt weitergeben.
Dabei kommen die folgenden Techniken zum Einsatz:
Das bringt Ihnen die Verschlüsselung von Excel 2007
Die Möglichkeit, eine Arbeitsmappe oder ein Tabellenblatt mit einem Kennwortschutz zu versehen, bieten Ihnen bereits die Vorgängerversionen. Bei dieser Methode können Sie ein Kennwort festlegen, dass dann angegeben werden muss, wenn auf die Datei oder die Tabelle zugegriffen wird. Auf die Struktur der Daten hat das keinerlei Einfluss.
Die Verschlüsselung mit einem Kennwort bei Excel 2007 geht deutlich weiter. Dabei werden die Daten Ihrer Arbeitsmappe nach einem komplexen Algorithmus „unlesbar“ gemacht. Andere Programme, etwa Hex-Editoren, können damit nichts anfangen.
Der Zugriff auf Ihre Daten ist ausschließlich mit Excel 2007 in Verbindung mit dem gewählten Kennwort möglich. Mit dieser Methode der Verschlüsselung erreichen Sie die höchstmögliche Sicherheit.
So geht´s:
Für die Verschlüsselung einer Arbeitsmappe mit Excel 2007 öffnen Sie die entsprechende Datei. Dann klicken Sie die OFFICE-Schaltfläche an. In der erscheinenden Box klicken Sie auf VORBEREITEN.
In dieser Box klicken Sie dann auf DOKUMENT VERSCHLÜSSELN. Daraufhin wird die folgende Dialogbox eingeblendet:
In dieser Box legen Sie ein Kennwort fest, das in Zukunft für den Zugriff auf diese Arbeitsmappe benötigt wird. Für größtmögliche Sicherheit empfehlen wir ein Kennwort mit mindestens 8 Zeichen, das aus Groß- und Kleinbuchstaben sowie Ziffern in beliebiger Reihenfolge zusammengesetzt ist.
Die Eingabe des Kennworts bestätigen Sie mit OK.
Daraufhin werden Sie aufgefordert, das Kennwort erneut einzugeben, um Tippfehler auszuschließen. Wenn Sie auch die zweite Eingabe bestätigt haben, ist die Verschlüsselung fertig eingerichtet. Beim nächsten Öffnen der Tabelle werden Sie in der folgenden Dialogbox aufgefordert, das Kennwort einzugeben:
Nach Eingabe des Kennworts und Bestätigung mit OK können Sie mit Ihrer Arbeitsmappe wie gewohnt arbeiten.
Excel-Berater-Tipp: Beachten Sie bei der Verschlüsselung Ihrer Arbeitsmappen mit einem Kennwort unbedingt, dass eine Wiederherstellung eines verlorenen oder vergessenen Kennworts nicht möglich ist.
Wenn Sie mit mehreren auf diese Art und Weise geschützten Mappen arbeiten, empfiehlt sich die Verwaltung der Dateinamen mit den dazugehörigen Kennwörtern in einer zentralen Liste, die Sie mit einer Art Master-Kennwort schützen. Dieses stellt dann natürlich allerhöchste Anforderungen an die Sicherheit.
Signatur sorgt für authentische Daten
Eine digitale Signatur wird eingesetzt, um digitale Informationen, wie Tabellen, Dokumente oder E-Mails, zu authentifizieren. Das geschieht mithilfe von Computerkryptografie. Mit einer digitalen Signatur stellen Sie Folgendes sicher:
- die Echtheit der signierenden Person
- die Integrität der Inhalte (keine Veränderung seit dem digitalen Signieren)
- die Identität des Signierers
Die Anwendungen des Office-2007-Pakets bieten verschiedene Varianten der Signatur.
Hier stellt Ihnen der Excel-Berater die nicht sichtbare Signatur vor:
Für das Signieren einer Arbeitsmappe müssen Sie diese zuerst komplett fertigstellen, da eine Signatur mit Änderungen ihre Gültigkeit verliert. Anschließend klicken Sie auf die OFFICE-Schaltfläche und dann auf VORBEREITEN und DIGITALE SIGNATUR HINZUFÜGEN.
Daraufhin erscheint der folgende Hinweis:
Den Hinweis bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK. Es erscheint eine Dialogbox, in der Sie entscheiden können, ob Sie eine eigene Signatur erstellen oder eine von einem Microsoft-Partner erwerben möchten.
Markieren Sie EIGENE DIGITALE ID ERSTELLEN, und bestätigen Sie das mit OK. In der nächsten Box geben Sie die notwendigen Informationen ein und klicken auf ERSTELLEN.
Daraufhin erscheint die folgende Dialogbox:
In dieser Dialogbox können Sie in ein Textfeld eine Erläuterung zum Zweck der Signierung eintragen. Die Schaltfläche ÄNDERN führt in eine Dialogbox, in der Sie andere Signaturen auswählen und Details betrachten können.
Mit der Schaltfläche SIGNIEREN schließen Sie den Vorgang ab. Excel weist Sie mit der folgenden Dialogbox auf das erfolgreiche Anlegen der digitalen Signatur hin:
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