Professionelle Geschäftsbriefe: Wie Sie Falzmarken dauerhaft und unverrückbar in Ihre Briefvorlagen einfügen
Wenn Sie öfters mit Word Geschäftsbriefe schreiben, die Sie anschließend in DIN-lang-Kuverts mit Fenster verschicken wollen, kennen Sie das Problem:
Leider besitzt Word keine integrierte Falzmarken-Funktion. Und so müssen Sie bei jedem Brief erneut per Lineal die richtige Falzposition abmessen. Oder Sie legen den Briefumschlag manuell an dem Briefbogen an, um die richtige Falzposition herauszufinden. Beide Methoden sind wenig praxistauglich ...
Das geht nicht nur Ihnen so: Die Word-Tipps & Tricks von A bis Z-Redaktion wird oft gefragt, ob es möglich ist, eine solche immer wiederkehrende Falzmarke als eine Art kleiner Strich am linken Rand, der zeigt, wo der Brief zu falten ist, einfach mit auszudrucken.
Mit diesen Tipps aus Word-Tipps & Tricks von A bis Z fügen Sie jetzt eine Falzmarke dauerhaft und unverrückbar in Ihre Briefvorlagen:
1. Word 2003 und Word 2002/XP:
Rufen Sie das Menü EXTRAS auf und klicken Sie auf den Befehl OPTIONEN.
Es erscheint das Dialogfenster OPTIONEN. Wechseln Sie hier auf die Registerkarte ALLGEMEIN. Schalten Sie dort das Kontrollkästchen AUTOMATISCH BEIM EINFÜGEN VON AUTOFORMEN EINEN NEUEN ZEICHNUNGSBEREICH ERZEUGEN aus (es darf nicht abgehakt sein).
Schließen Sie jetzt das Dialogfenster mit einem Klick auf OK.
Word 2007:
Hier finden Sie das OPTIONEN-Menü, wenn Sie auf den Windows-Knopf links oben klicken.
Klicken Sie auf ERWEITERT. Schalten Sie dort das Kontrollkästchen AUTOMATISCH BEIM EINFÜGEN VON AUTOFORMEN EINEN NEUEN ZEICHNUNGSBEREICH ERZEUGEN aus (es darf nicht abgehakt sein).
Schließen Sie jetzt das Dialogfenster mit einem Klick auf OK.
2. Alle Word-Versionen:
Rufen Sie das Menü ANSICHT auf. Klicken Sie auf den Befehl SEITENLAYOUT. Jetzt wird Ihr Brief so dargestellt, wie er später auch auf dem Drucker erscheint.
3. Klicken Sie nun erneut auf das Menü ANSICHT und dann auf den Befehl SYMBOLLEISTEN. Jetzt klappt ein Menü mit allen verfügbaren Symbolleisten auf. Suchen Sie in dem Menü nach dem Befehl ZEICHNEN.
Befindet sich vor dem Befehl ZEICHNEN ein Haken? Dann drücken Sie insgesamt 3-mal die ESC-Taste, um alle geöffneten Menüs zu schließen. Befindet sich vor dem Befehl kein Haken? Dann klicken Sie den Befehl mit der linken Maustaste an. Daraufhin wird die Symbolleiste ZEICHNEN (am unteren Rand des Word-Fensters) angezeigt und das Menü geschlossen.
Mit Word 2007 können Sie diesen Schritt überspringen.
4. Öffnen Sie Ihre Briefvorlage. Sobald die Briefvorlage geladen ist, rufen Sie das Menü ANSICHT auf und klicken auf den Befehl KOPF- UND FUßZEILE. Um den Bereich, der für die Kopfzeile reserviert ist, erscheint jetzt eine gestrichelte Linie.
Word 2007: Sie finden den Befehl KOPFZEILE im Menü EINFÜGEN. Klicken Sie darauf und anschließend auf KOPFZEILE BEARBEITEN.
5. Klicken Sie in der ZEICHNEN-Symbolleiste auf das Symbol LINIE (das Symbol enthält eine von links oben nach rechts unten verlaufende Linie).
Word 2007: Sie finden die Zeichenformen im Menü EINFÜGEN > FORMEN.
6. Wenn Sie nach dem Klick den Mauszeiger in Richtung Seitenmitte verschieben, hat sich dieser von einem Pfeil in ein kleines Fadenkreuz verwandelt.
7. Klicken Sie mit dem Fadenkreuz-Mauszeiger auf den linken Blattrand Ihrer Briefvorlage. Sie müssen sich dabei nicht unbedingt im Kopfzeilen-Bereich befinden. Halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie den Mauszeiger etwas nach rechts.
Wenn Sie jetzt die Maustaste lösen, wird an der aktuellen Stelle eine kleine horizontale Linie eingezeichnet. Sowohl die genaue Position als auch die Länge der Linie sind im Moment noch nicht wichtig, da Sie sie in den nächsten Schritten anpassen werden.
Wichtig ist, dass die Linie tatsächlich horizontal verläuft und nicht etwa schräg. Hat das Zeichnen der Linie beim ersten Mal noch nicht perfekt geklappt, löschen Sie die Linie einfach durch Anklicken (die Linie wird mit 2 Ziehpunkten am Anfang und Ende markiert) und anschließendes Drücken der ENTF-Taste. Dann können Sie erneut eine Linie zeichnen.
8. Wenn Sie die horizontale Linie gezeichnet haben, lassen Sie diese markiert. Rufen Sie nun das Menü FORMAT auf und klicken auf den Befehl AUTOFORM. Es öffnet sich das Menü AUTOFORM FORMATIEREN.
Word 2007: Bei markiertem Zeichnungsobjekt finden Sie in Ihrer Menüleiste das Menü ZEICHENTOOLS > FORMAT. Klicken Sie darauf und in der sich nun öffnenden Auswahl ganz rechts bei SCHRIFTGRAD auf die rechte untere Ecke. Dann öffnet sich das Menü AUTOFORM FORMATIEREN, in dem Sie die weiteren Schritte wie angegeben durchführen.
9. Hier befinden Sie sich automatisch auf der Registerkarte FARBEN UND LINIEN. Ändern Sie die (LINIEN-)STÄRKE der Falzmarke auf 0,5 pt. Klicken Sie hierzu in dem Texteingabefeld, in dem die Stärke angezeigt wird, rechts auf den Pfeil nach unten.
10. Wechseln Sie nun auf die Registerkarte GRÖßE. Hier wird die Länge der Linie festgelegt. Ändern Sie die Angabe im Texteingabefeld BREITE auf 0,75 cm.
11. Jetzt muss die Falzmarke noch an der richtigen Stelle platziert werden.
Word 2007, Word 2003, Word 2002/XP, Word 2000:
Wechseln Sie in dem Dialogfenster auf die Registerkarte LAYOUT. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche WEITERE.
Jetzt öffnet sich ein weiteres Dialogfenster, in dem Sie sich auf der Registerkarte BILDPOSITION befinden.
Ändern Sie hier bei HORIZONTAL den vorgegebenen Wert bei ABSOLUTE POSITION auf 0,5 cm.
Rechts daneben wählen Sie in dem Dropdown-Listenfeld RECHTS VON die Auswahl SEITE aus. Bei VERTIKAL ändern Sie den vorgegebenen Wert bei ABSOLUTE POSITION auf 10 cm. Im rechts daneben platzierten Dropdown-Listenfeld UNTERHALB stellen Sie die Auswahl SEITE ein.
Unter Umständen müssen Sie zuerst bei RECHTS VON und UNTERHALB die Auswahl SEITE einstellen, da sonst der Wert von Word automatisch geändert wird.
Word 97:
Wechseln Sie auf die Registerkarte POSITION.
Ändern Sie den Wert bei HORIZONTAL auf 0,5 cm und im rechts folgenden Dropdown-Listenfeld VON auf SEITE. Bei VERTIKAL ändern Sie den Wert auf 10 cm und im rechts folgenden Dropdown-Listenfeld VON ebenfalls auf SEITE.
Unter Umständen müssen Sie zuerst bei VON die Auswahl SEITE einstellen, da der Wert sonst von Word automatisch geändert wird.
12. Schließen Sie alle geöffneten Dialogfenster. Die Falzmarke befindet sich jetzt in der gewünschten Form am richtigen Platz. Klicken Sie in der Symbolleiste KOPF- UND FUßZEILE auf die Schaltfläche SCHLIEßEN. Alternativ bzw. mit Word 2007 doppelklicken Sie einfach in das Dokument (dann schließen sich die Kopf- und Fußzeile automatisch).
Die Falzmarke ist jetzt in Ihre Briefvorlage eingefügt. Da Sie diese in der Kopfzeile „verankert“ haben, bleibt sie immer an der zuvor festgelegten Position – gleichgültig, wie Sie Ihren Text ändern oder bearbeiten.
Word-Tipps & Tricks von A bis Z-Insider-Tipp: Eine schnellere Lösung gibt Ihnen das Tool SmartTools Falz- und Lochmarken-Assistent. Nach der automatischen Installation steht Ihnen in Word 2007, 2003, 2002/XP und 2000 ein neues Menü EINFÜGEN-FALZ-/LOCHMARKEN zur Verfügung.
Sobald Sie es aufrufen, können Sie in einem Dialogfeld komfortabel Positionen, Längen und Liniendicke der Marken festlegen und sie dann mit einem einzigen Mausklick ins Dokument einfügen.
Für diesen Auftritt wurden Bilder des Fotografen photoGrapHie aus der Bild-Datenbank Fotolia verwendet.
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