Access: Die wichtigsten Kniffe zum Aufbau Ihrer Abfragen

• Nur tatsächlich benötigte Felder auswählen
  
  In den meisten Abfragen werden einfach alle Felder per Doppelklick auf das Sternchen („*“) in der Feldliste ausgewählt, obwohl davon nur einige wenige benötigt werden.
  
  Sie beschleunigen Ihre Abfragen jedoch deutlich, wenn Sie nur die Felder selektieren, die später auch tatsächlich im Formular, im Bericht oder in der Auswertung benötigt werden!
  
  
  
• Sortier- oder Kriterienfelder ausblenden
  
  Felder, die Sie für die Definition von Kriterien oder zum Sortieren verwenden, müssen nicht immer im Abfrageergebnis enthalten sein. Schalten Sie in diesen Fällen einfach das Kontrollkästchen ANZEIGEN aus.
  
  Access_aktuell-Beispiel: Aus einer Adressverwaltung möchten Sie eine Telefonliste mit Name, Vorname, Ortsname und Telefonnummer, sortiert nach dem Ortsnamen, ausgeben. Um die Sortierung zu beschleunigen, fügen Sie das Feld „Postleitzahl“ hinzu, lassen danach aufsteigend sortieren und deaktivieren das Kontrollkästchen ANZEIGEN.
  
  
  
• „Keine Duplikate“ und „Eindeutige Datensätze“ richtig verwenden
  
  Oftmals enthalten Tabellen doppelte Datensätze, die Sie im Abfrageergebnis ausblenden möchten. Das erreichen Sie, indem Sie in den Abfrageeigenschaften (F4) eine der Eigenschaften KEINE DUPLIKATE und EINDEUTIGE DATENSÄTZE auf JA einstellen.
  
  Wenig bekannt ist die Tatsache, dass Eindeutige DATENSÄTZE nur bei einer Abfrage mit mehreren verknüpften Tabellen sinnvoll einzusetzen ist, bei einer einzelnen Tabelle jedoch die Ausführung der Abfrage verlangsamt.
  
  
  
  Achten Sie also darauf, dass bei einer einzelnen Tabelle KEINE DUPLIKATE auf JA und EINDEUTIGE DATENSÄTZE auf EIN und bei mehreren Tabellen KEINE DUPLIKATE auf NEIN und EINDEUTIGE DATENSÄTZE auf JA eingestellt ist!
  
  
  
• Keine Kriterien bei bestimmten Feldern
  
  Verwenden Sie keine Kriterien für Felder, die der Verknüpfung von Tabellen dienen.
  
  Access_aktuell-Beispiel: Sie verwenden bei den Kundennummern einer Adressverwaltung getrennte Nummernkreise von 0 bis 49.999 für private und 50.000 bis 99.999 für geschäftliche Kunden.
  
  In einer Abfrage verknüpfen Sie die Tabelle mit einer Tabelle für Bestellungen über die Kundennummer und tragen dort als Kriterium z. B. „< 50000“ ein, um nur Bestellungen von Privatkunden herauszufiltern.
  
  Die Prüfung dieses Kriteriums verlangsamt die Ausführung der Abfrage beträchtlich. Verwenden Sie stattdessen eine Unterabfrage, die zunächst nur die Kunden mit Kundennummern kleiner als 50.000 selektiert, und verwenden Sie diese Unterabfrage in einer Abfrage, in der Sie sie mit den Bestellungen über die Kundennummer verknüpfen.
  
  
  
• Parameter effektiv nutzen
  
  Bekanntlich können Sie in Abfragen Parameter verwenden, indem Sie z. B. zur Filterung der Bestellungen eines bestimmten Tages beim Feld BESTELLDATUM ein Kriterium „=[Bestellung von Datum]“ eingeben.
  
  Vor der Ausführung der Abfrage zeigt Access dann den Dialog PARAMETERWERTE EINGEBEN an, in dem Sie das gewünschte Datum eintippen. In diesem Fall muss Access bei jedem Vergleich Ihre Eingabe in das Format DATUM/ZEIT konvertieren, um es mit dem Feld BESTELLDATUM vergleichen zu können.
  Es ist jedoch möglich, über das Menü ABFRAGE-PARAMETER (bis Access 2003) bzw. über das Register ABFRAGETOOLS/ENTWURF, Bereich EIN-/AUSBLENDEN, Symbol PARAMETER (Access 2007), für jeden Parameter explizit einen Datentyp anzugeben.
  
  Das führt dazu, dass nur datentypkonforme Eingaben als Parameter akzeptiert und so Fehlermeldungen vermieden werden. Außerdem muss Access nicht bei jeder Prüfung des Kriteriums beispielsweise von TEXT in DATUM/ZEIT oder JA/NEIN umrechnen.
  
  
  
• SQL-Anweisungen als Abfrage speichern
  
  Oftmals wird im Abfrageentwurf über das Menü ANSICHT>SQL (bis Access 2003) bzw. über das Register ABFRAGETOOLS/ENTWURF, Bereich ERGEBNISSE, Dropdown-Menü ANSICHT > SQL (Access 2007) der SQL-Editor eingeschaltet, die Abfrage direkt in SQL formuliert und in diesem Modus gespeichert.
  
  Für die Ausführung muss Access dann die SQL-Anweisung wieder in die interne Abfragendarstellung umsetzen. Gewöhnen Sie sich deshalb an, über ANSICHT wieder in den normalen Abfrageentwurf zurückzuschalten, bevor die Abfrage gespeichert wird!
  
  
  
• Gruppierung und Sortierung effektiv nutzen
  
  In Berichten wird oftmals nach verschiedenen Kriterien gruppiert und sortiert. Es ist aber nicht notwendig, dass bereits die Abfrage diese Gruppierungen und Sortierungen liefert! Im Berichtsentwurf gibt es eine Funktion SORTIEREN und GRUPPIEREN, die diese Aufgabe weitaus effektiver ausführt.
  
  Gestalten Sie die Abfrage so, dass sie einfach nur die gewünschten Datensätze liefert, und legen Sie die Gruppierung und Sortierung im Bericht per Klick auf das Menü ANSICHT > SORTIEREN UND GRUPPIEREN oder das gleichnamige Symbol in der Symbolleiste BERICHTSENTWURF (bis Access 2003) bzw. über das Register ABFRAGETOOLS/ENTWURF, Bereich EIN-/AUSBLENDEN, Symbol SUMMEN (Access 2007) fest!
  
  
  
  


• Keine Kriterien für berechnete Felder
  
  Verwenden Sie keine Kriterien für berechnete Felder. Wenn Sie zum Beispiel in der Abfrage von Bestelldaten ein Feld per Ausdruck „Gesamt: [Anzahl]*[Einzelpreis]“ definieren und dafür ein Kriterium „> 10000“ eingeben, um Bestellungen mit einem Wert größer als 10.000 herauszufiltern, verlangsamt das die Ausführung der Abfrage erheblich!
  
  Entweder lassen Sie diese Berechnungen direkt im Formular für die Bestellannahme berechnen und speichern die Ergebnisse in einem Feld „Gesamt“, oder Sie verwenden eine Unterabfrage, die die Berechnungen ausführt.
  
  
  
• Vermeiden Sie Domänenfunktionen
  
  Vermeiden Sie den Einsatz von Domänenfunktionen wie „DLookUp()“, „DSum()“ oder „DCount()“ in Abfragen, da deren Ausführung extrem langsam vonstattengeht! Verwenden Sie stattdessen Unterabfragen, die die gewünschten Informationen liefern und entsprechend verknüpft werden.
  
  
  
• Nutzen Sie temporäre Tabellen anstelle von Abfragen
  
  Oftmals ist es sinnvoller, eine komplexe Abfrage nicht direkt einem Formular oder Bericht zugrunde zu legen, sondern die Abfrageergebnisse per Tabellenerstellungsabfrage in eine temporäre Tabelle zu speichern und diese Tabelle dann dem betreffenden Formular oder Bericht zugrunde zu legen.
  
  Schalten Sie dazu den Abfragetyp über das Menü ABFRAGE > TABELLEN ERSTELLUNGS-ABFRAGE (bis Access 2003) bzw. über das Register ABFRAGETOOLS/ENTWURF, Bereich ABFRAGETYP, Symbol TABELLE ERSTELLEN (Access 2007) um und speichern Sie sie.
  
  Für den automatisierten Aufruf des Formulars oder Berichtes können Sie ein Makro verwenden, das der Reihe nach die folgenden Aktionen ausführt:
  
  
  Warnmeldung „Nein“:
  unterdrückt die Anzeige von Warnmeldungen
  
  LöschObjekt:
  löscht die vorhandene Tabelle
  
  ÖffnenAbfrage:
  führt die Tabellenerstellungsabfrage aus
  
  ÖffnenFormular, ÖffnenBericht:
  öffnet das Formular bzw. den Bericht
  
  
  
• Vermeiden Sie zeitintensive Berechnungen in Abfragen
  
  Beim Erstellen von Abfragen werden immer wieder Ausdrücke eingesetzt, die Access- oder benutzerdefinierte VBA-Funktionen aufrufen.
  
  So sind beispielsweise in Abfragen häufig Konstruktionen wie die folgende zu sehen:
  
  AktMonat: Monat ([Bestelldatum])
  
  Das Ergebnis wird dann zum Beispiel in Berichten eingesetzt, um einen Bericht „Bestellübersicht“ nach Monaten zu gruppieren. Diese Konstruktion können Sie auch in die Erfassung der Daten verlagern.
  
  Sie fügen der betreffenden Tabelle einfach ein Feld „AktMonat“ mit dem folgenden Standardwert hinzu:
  
  =Monat ([Bestelldatum])
  
  Die Ausführung dieser Funktion benötigt bei der Erfassung nur Sekundenbruchteile. Bei der Ausführung einer Abfrage kann die oben gezeigte Berechnung aber je nach Anzahl der Datensätze bis zu mehrere Minuten kosten!
  
  
  
• Die Wahl des richtigen Datensatzgruppentyps
  
  Wenn Sie sich die Eigenschaften einer Abfrage ansehen, werden Sie dort eine Einstellung DATENSATZGRUPPENTYP bzw. RECORDSETTYP mit den Optionen DYNASET oder SNAPSHOT finden.
  
  Diese Einstellung hat erheblichen Einfluss auf die Ausführungsgeschwindigkeit einer Abfrage: Eine Abfrage generiert eine Art Abbild der Tabelle, ein so genanntes „Recordset“, das die sortierten oder anhand eines Kriteriums ausgewählten Datensätze beinhaltet.
  
  Für dieses Recordset stellt Access Verwaltungsroutinen zur Verfügung, die beispielsweise das Zurücknehmen von Änderungen oder das Sperren von Datensätzen in einer Mehrbenutzerumgebung erlauben. Hier ist also ein höherer Vorbereitungs- und Verwaltungsaufwand notwendig, der sich natürlich auch in der Geschwindigkeit einer Abfrage niederschlägt.
  
  Wenn die Daten aber nur angezeigt oder ausgedruckt werden, können Sie auf die zusätzlichen Verwaltungsroutinen verzichten. Es werden keine Änderungen vorgenommen, sodass Sie auf eine Rückgängig-Funktion sowie das Sperren von Datensätzen verzichten können. Und genau das bringt Ihnen einen spürbaren Geschwindigkeitsvorteil.
  
  Über die Eigenschaft DATENSATZGRUPPENTYP bzw. RECORDSETTYP legen Sie fest, welchen Typ von Recordset Sie benötigen:
  
  
  • Wählen Sie DYNASET immer dann, wenn Datensätze geändert, gelöscht oder neu hinzugefügt werden sollen, also z. B. in einem Formular für die Bearbeitung der Datensätze.
  
  
  • Verwenden Sie die Einstellung SNAPSHOT, wenn die Daten nur für eine Anzeige zum Einsatz kommen und nicht geändert werden müssen, also beispielsweise wenn die Abfrage Basis eines Berichtes ist.
  
  Die Standardeinstellung von Access ist DYNASET. Der Geschwindigkeitsvorteil kann je nach Datenbasis erheblich sein, wenn Sie anstelle eines Dynasets einen Snapshot erstellen lassen! Prüfen Sie also Ihre Abfragen und setzen Sie immer dort, wo keine Bearbeitung der Daten notwendig ist, den Datensatzgruppentyp auf SNAPSHOT.

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