Mehr Durchblick im Kontaktordner mit
den neuen Outlook-Visitenkarten
Outlook 2007 besitzt eine neue Ansicht im Kontaktordner: die Visitenkarten.
Wenn Sie meinen, dies sei nur eine Variante der üblichen Adresskartenansicht, dann irren Sie sich. Visitenkarten sind ein ganz neues Konzept für den Austausch und die grafische Repräsentation von Kontaktdaten. Darum lohnt sich eine genauere Betrachtung.
Visitenkarten sind eine Erweiterung des vCard-Formats, dem Standard zum elektronischen Austausch von Kontaktdaten zwischen E-Mail-Programmen, PDAs oder Handys. Auch ältere Outlook-Versionen konnten Kontakte schon als vCard speichern (Dateien mit der Endung .vcf) oder aus einer vCard einlesen.
Während Sie mit klassischen vCards aber nur die reinen Daten wie Name, Adresse usw. transportieren, gehen Sie mit der Visitenkarten-Erweiterung von Outlook 2007 einen Schritt weiter. Damit können Sie jetzt auch eine grafische Darstellung Ihrer Kontaktinformationen weitergeben.
Konsequent umgesetzt, lässt sich Ihr Kontaktordner dann als Sammlung persönlicher Kärtchen anzeigen. Neben der alphabetischen Sortierung gibt das einen neuen Orientierungspunkt, denn die Kontakte sind sofort an einem Firmenlogo, einer Hintergrundfarbe oder einem speziellen Layout erkennbar.
In diesem Beitrag aus Outlook aktuell lesen Sie, wie Sie Ihre eigene Outlook-Visitenkarte gestalten und sich somit von der Konkurrenz abheben.
Gestalten Sie Ihre eigene Visitenkarte
Beginnen Sie mit Ihrer eigenen Visitenkarte. Dazu erstellen Sie im Kontaktordner von Outlook 2007 zunächst einen neuen Kontakt für Ihre eigene Person, in dem Sie Ihre persönlichen Daten eintragen. Wenn Sie bereits einen eigenen Kontakteintrag angelegt haben, können Sie natürlich auch diesen Eintrag öffnen.
- Rechts neben den Namensangaben zeigt Outlook die aktuelle Visitenkarte an. Um sie zu bearbeiten, klicken Sie auf dem Multifunktionsleistenregister KONTAKT in der Gruppe OPTIONEN auf VISITENKARTE.
- Es öffnet sich eine Dialogbox mit diversen Design-Optionen. Als Erstes bestimmen Sie im Bereich FELDER, welche Informationen auf der Karte erscheinen sollen. Wenn Sie zum Beispiel Ihre Faxnummer hinzufügen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN und im nachfolgenden Menü wählen Sie erst TELEFON und dann FAX GESCHÄFTL. an.
- Der neue Eintrag erscheint in der Feldliste und mit den beiden Pfeilschaltflächen unter der Liste können Sie ihn weiter unten oder weiter oben platzieren. Das Ergebnis sehen Sie sofort in einer Vorschau.
Anfangs fehlt der Faxnummer eine Beschriftung. Das ändern Sie, indem Sie den Faxeintrag in der Feldliste markieren und dann im Bereich BEARBEITEN auf die Dropdown-Schaltfläche in der Zeile BESCHRIFTUNG klicken.
- Wählen Sie zum Beispiel die Option LINKS aus. Jetzt können Sie Text in das Feld BESCHRIFTUNG eingeben – hier FAX.
- Anschließend sollten Sie natürlich auch die Beschriftung im Telefonfeld nach links setzen und beispielsweise in das kürzere Tel. ändern.
Damit die Visitenkarte zumindest Ähnlichkeit mit Ihrem echten Kärtchen hat, fügen Sie ein Bild hinzu – zum Beispiel ein Firmenlogo.
- Dazu klicken Sie im Bereich KARTENENTWURF auf die Schaltfläche ÄNDERN.
- Nun suchen Sie die gewünschte Bilddatei und fügen sie per Doppelklick ein.
- Im Kartenentwurf bestimmen Sie mit der Schaltfläche neben LAYOUT, wo das Bild platziert werden soll – beispielsweise als HINTERGRUNDBILD.
Outlook aktuell-Tipp: Experimentieren Sie ruhig mit verschiedenen Kombinationen aus Layout, Bildausrichtung und Bildbereich. Wenn das Visitenkartenlayout Ihren Vorstellungen entspricht, klicken Sie auf OK. Anschließend SPEICHERN & SCHLIEßEN Sie den Kontakt.
Nutzen Sie Ihre Visitenkarte als E-Mail-Signatur
Damit sich der Gestaltungsaufwand lohnt, verteilen Sie Ihre Visitenkarte an Freunde oder Geschäftspartner. Das geht am einfachsten mit einer E-Mail-Signatur. So erhalten die Empfänger Ihrer E-Mails automatisch Ihre Visitenkarte, die sie anschließend problemlos in den eigenen Kontaktordner übernehmen können.
Die Visitenkartensignatur erstellen Sie wie folgt:
- Wählen Sie im Outlook-Fenster EXTRAS > OPTIONEN an.
- Wechseln Sie auf die Registerkarte E-MAIL-FORMAT.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche SIGNATUREN.
- Wenn Sie bereits eine Signatur verwenden, markieren Sie sie im Listenfeld SIGNATUR ZUM BEARBEITEN AUSWÄHLEN. Anderenfalls klicken Sie auf NEU, geben einen Namen Ihrer Wahl ein und klicken auf OK.
- Klicken Sie im Bereich SIGNATUR BEARBEITEN auf VISITENKARTE.
- Wählen Sie im passenden Kontaktordner Ihre eigene Visitenkarte aus und klicken Sie auf OK.
- Sorgen Sie im Bereich STANDARDSIGNATUR AUSWÄHLEN dafür, dass NEUE NACHRICHTEN und gegebenenfalls ANTWORTEN/WEITERLEITUNGEN mit Ihrer Signatur versehen werden.
- Schließen Sie die geöffneten Dialogboxen jeweils mit OK.
Neuen E-Mails werden jetzt automatisch Ihre Kontaktinformationen als vCard (.vcf-Datei) beigefügt. Wenn Sie E-Mails standardmäßig im HTMLFormat verfassen, enthält die E-Mail auch gleich ein Bild Ihrer Visitenkarte.
Für diese Seite wurden Bilder des Fotografen Yanik Chauvin aus der Bild-Datenbank Fotolia verwendet.
Diesen Beitrag jetzt...
Dieser Beitrag wurde gesponsert von: Outlook aktuell
So arbeiten Sie jetzt mit Outlook effizienter und stressfreier denn je
Da arbeiten Sie schon mehr oder weniger lange mit Outlook. Sie verwenden Ihr E-Mail-Programm, ja sogar den Terminkalender und das Adressbuch ... Und doch nutzen Sie nur einen Bruchteil von Outlook – und verpassen das Beste und Angenehmste.
Denn Outlook bietet Ihnen viel mehr Möglichkeiten, als Sie bisher verwenden. Es kann Ihnen helfen, Ihre E-Mails, Adressen und Termine – kurz: Ihren ganzen Arbeitsalltag – stressfrei zu organisieren ... wenn Sie das Programm nur endlich richtig nutzen!
Aber wann sollten Sie sich während Ihres vollgepackten Arbeitstages auch noch darum kümmern, in die Geheimnisse von Outlook einzusteigen?
Erfahren Sie jetzt, wie Sie Outlook in Zukunft 100 % nutzen und es zu Ihrer komfortablen Informations- und Zeitmanagement-Zentrale machen. Und das ohne Fachchinesisch sondern mit verständlichen, direkt umsetzbaren Praxis-Anleitungen, die Sie Schritt für Schritt schnell und sicher zum Ziel führen!
Hier finden Sie die praktischen „5-Minuten-Tipps und -Anleitungen“, die Ihnen das Arbeitsleben leichter machen.
Lesen Sie hier mehr über „Outlook aktuell“
Klicken Sie hier für Ihren kostenlosen „30-Tage-Gratis-Test“
|
Lesen Sie auch unsere weiteren Beiträge rund um MS Office und Ihr Firmennetzwerk:
|
