Outlook-Daten für Access-Berichte nutzen
Ordner aus Outlook können Sie bekanntlich über das Menü DATEI-EXTERNE DATEN-TABELLEN VERKNÜPFEN als Tabellen in Access einbinden und so direkt per Formular oder Bericht auf Outlook-Daten zugreifen.
Diese Möglichkeit kommt vor allem Access-Anwendern zugute, die Outlook nur selten nutzen. So können Sie zum Beispiel mit wenig Aufwand eine Telefonliste, basierend auf Ihren Outlook-Kontakten, als Access-Bericht ausgeben.
Access_aktuell
zeigt Ihnen hier Schritt für Schritt, wie Sie diese Liste erstellen:
- Wählen Sie das Menü DATEI-EXTERNE DATEN-TABELLEN VERKNÜPFEN an.
- Access zeigt einen Dateiauswahldialog an, in dem Sie in der Liste Dateityp den Eintrag "Outlook()" markieren.
- Daraufhin wird ein Assistent gestartet, der im ersten Schritt einen Dialog mit der aktuellen Outlook-Ordnerstruktur anzeigt. Markieren Sie den einzubindenden Ordner, beispielsweise KONTAKTE, und klicken Sie auf WEITER.
- Im zweiten Schritt können Sie nun einen vom Originalnamen des Ordners abweichenden Namen für die einzubindende Tabelle zuordnen oder die Vorgabe übernehmen.
- Die Option DER ASSISTENT SOLL DEN NAMEN DES MAPI-PROFILS ZUSAMMEN MIT DER VERKNÜPFTEN TABELLE SPEICHERN sollten Sie aktivieren, um den späteren Zugriff zu beschleunigen. Ohne diese Option muss andernfalls bei jedem Zugriff das Profil ausgewählt werden.
- Mit FERTIGSTELLEN schließen Sie die Verknüpfung ab, die nun im Datenbankfenster auf dem Register TABELLEN erscheint. Sie ist an einem speziellen Symbol als Outlook-Einbindung erkennbar.
- Wechseln Sie im Datenbankfenster in den Bereich ABFRAGEN und klicken Sie auf die Schaltfläche NEU.
- Im folgenden Dialog wählen Sie den als Tabelle eingebundenen Outlook-Ordner als Datenbasis aus und klicken dann auf SCHLIEßEN, um den Auswahldialog auszublenden.
- Fügen Sie per Doppelklick auf die Feldnamen die gewünschten Felder wie Firmenname, Ort, Vor- und Nachname des Ansprechpartners und Telefonnummer zum Abfrageentwurf hinzu.
- Sofern nur bestimmte Datensätze selektiert werden sollen, ordnen Sie ein entsprechendes Kriterium zu. In unserem Beispiel soll die Telefonliste nur Firmen beinhalten, sodass wir für das Feld FIRMA das Kriterium IST NICHT NULL setzen.
Außerdem können Sie die im Bericht als einzelnes Feld ausgegeben werden sollen.
Gehen Sie dabei so vor: Tippen Sie im Abfrageentwurf in einer leeren Spalte den gewünschten Feldnamen - hier "Ansprechpartner", gefolgt von einem Doppelpunkt, ein und definieren Sie anschließend die zusammenzufassenden Felder. Beispiel:
"[Nachname] & " , " & [Vorname]".
- Speichern Sie die Abfrage beispielsweise als "Outlook-Telefonliste" und verlassen Sie den Abfrageentwurf.
- Wechseln Sie im Datenbankfenster in den Bereich BERICHTE und klicken Sie auf die Schaltfläche NEU.
- Im dann angezeigten Dialog wählen Sie zunächst die eben angelegte Abfrage als Datenbasis für den Bericht und dann ENTWURFSMODUS per Doppelklick aus.
- Gestalten Sie den Bericht wie gewünscht, indem Sie den Seitenkopf/ Seitenfuß entsprechend einrichten und die zur Verfügung stehenden Felder aus der Abfrage beispielsweise tabellarisch im Detailbereich anordnen.
- Wählen Sie das Menü ANSICHT-SORTIEREN UND GRUPPIEREN an und stellen Sie die gewünschte Sortierung ein.
- Speichern Sie den Bericht zum Beispiel unter "Outlook-Telefonliste" und lassen Sie ihn dann über das Menü ANSICHT-SEITENANSICHT anzeigen.
Sie können nun jederzeit aus Access heraus eine übersichtliche Telefonliste mit Ihren Outlook-Kontakten ausgeben. Änderungen in den Outlook-Kontakten spiegeln sich direkt in der Telefonliste wider.
Die Telefonliste lässt sich jedoch nicht nur als eigenständiger Bericht ausgeben: Sie können sie zum Beispiel in einer Umsatzstatistik als Unterbericht im Berichtsfuß ausgeben und haben so bei der Analyse der Umsatzzahlen für eventuelle Rückrufe sofort die notwendigen Telefonnummern zur Hand.
Bei der Analyse der als Tabellen eingebundenen Outlook-Kontakte werden Sie feststellen, dass längst nicht auf alle in Outlook zur Verfügung stehenden Felder zugegriffen werden kann.
Ursache dafür ist die Verwendung einer standardisierten Schnittstelle (MAPI), die auch für andere Anwendungen außer Access/Outlook eingesetzt werden kann. Die eingebundenen Felder entsprechen dabei einem kleinsten gemeinsamen Nenner.
Das ist teilweise etwas hinderlich, weil beispielsweise Felder wie KATEGORIEN oder GEBURTSTAG nicht zur Verfügung stehen. Die Beschränkung lässt sich nicht ohne Weiteres umgehen. Eine Übernahme aller Felder ist nur durch den Einsatz von komplexen VBA-Routinen und Office-Automation möglich.
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