Eine Schlankheitskur macht Ihr Outlook schneller – 4 Tipps zum „Abspecken“

Übergewicht steigert nicht gerade das Leistungsvermögen. Oft hilft da nur eine verordnete Diät.

Keine Sorge, hier hat sich nicht der Artikel eines Ernährungsberaters eingeschlichen. Was für die körperliche Fitness gilt, trifft im übertragenen Sinne aber auch auf Outlook zu.

Bis Outlook 2002/XP war die Größe des Outlook-Speichers auf 2 Gigabyte begrenzt. Erst mit Outlook 2003 fiel diese Grenze. Dennoch nimmt auch in den neueren Outlook-Versionen die Geschwindigkeit ab, je größer der Postfachspeicher wird. Sie sollten also herausfinden, wo sich die größten Platzfresser befinden und ob Sie diese nicht eliminieren können.

In Outlook 2007, 2003 und 2002/XP ermitteln Sie den Platzbedarf für den Posteingang, Kalender usw. ganz schnell, indem Sie Extras > Postfach aufräumen aufrufen. In der danach angezeigten Dialogbox klicken Sie auf Postfachgröße anzeigen bzw. in Outlook 2002/XP auf die Schaltfläche Hier klicken neben dem Text, um die Postfachgröße anzuzeigen.

In Outlook 2000 klicken Sie in der Outlook-Leiste mit der rechten Maustaste auf Outlook Heute und wählen im Kontextmenü den Befehl Eigenschaften aus. In der angezeigten Dialogbox klicken Sie auf die Schaltfläche Ordnergröße.

In der daraufhin eingeblendeten Übersicht erkennen Sie sofort die Outlook-Ordner, die besonders viel Platz einnehmen. Dort sollten Sie mit der Schlankheitskur ansetzen.

Am einfachsten ist es natürlich, überflüssige Elemente zu löschen. Durchforsten Sie zum Beispiel Ihren Posteingang und überlegen Sie, ob Sie wirklich alle E-Mails aus den letzten Jahren aufheben wollen.

Wenn nicht, löschen Sie sämtliche Nachrichten vor einem bestimmten Datum. Gleiches gilt für Unterordner des Posteingangs und ganz besonders für den Ordner Gesendete Objekte. Nach dem Löschen vergessen viele Anwender jedoch, den Papierkorb von Outlook – den Ordner Gelöschte Objekte – zu leeren.

Um wirklich Platz zu schaffen, wählen Sie EXTRAS > ORDNER „GELÖSCHTE OBJEKTE“ leeren.

Nicht immer können alte E-Mails, Aufgaben usw. einfach gelöscht werden, zum Beispiel weil Sie Aufbewahrungsfristen einhalten müssen. Dann bleibt Ihnen immer noch die Möglichkeit, weniger häufig benötigte Elemente zu archivieren.

Sie können dafür die globale Auto-Archivierung nutzen oder jeden Ordner nach individuellen Gesichtspunkten archivieren. Letzteres erreichen Sie mit folgenden Schritten:

1. Rufen Sie DATEI > ARCHIVIEREN auf.

2. Es öffnet sich eine Dialogbox, in der Sie den zu archivierenden Ordner auswählen (die Option Diesen Ordner und alle untergeordneten Ordner archivieren muss aktiviert sein).

3. Anschließend wählen Sie das Datum aus, bis zu dem die Elemente ins Archiv verschoben werden sollen. Bestimmen Sie außerdem, ob auch Elemente ohne Archivierungs-Kennzeichnung bearbeitet werden sollen.

4. Klicken Sie auf DURCHSUCHEN, um eine Archivdatei festzulegen – Sie können eine vorhandene Datei verwenden oder einen neuen Dateinamen eingeben.

5. Starten Sie den Archivierungsvorgang mit OK.

Die Archivdatei erscheint als neuer Eintrag in der Ordnerliste von Outlook, sodass Sie jederzeit auf die enthaltenen Elemente zugreifen können. Ihr eigentliches Postfach ist dadurch aber entlastet.

Löschen und Archivieren schaffen Platz im Outlook-Postfach. Aber manchmal werden nicht alle Spuren der entfernten Elemente sauber bereinigt. Dagegen hilft das Komprimieren der Outlook-Datendatei.

Bei einer lokalen PST-Datei ohne Exchange Server-Anbindung gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Lassen Sie sich über das Menü ANSICHT oder den Navigationsbereich die Ordnerliste anzeigen.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Haupteintrag Ihres Postfachs (PERSÖNLICHE ORDNER oder OUTLOOK HEUTE) und wählen Sie Eigenschaften von Persönliche Ordner an.

3. In der angezeigten Dialogbox klicken Sie auf die Schaltfläche ERWEITERT.

4. Es öffnet sich eine weitere Dialogbox, in der Sie auf JETZT KOMPRIMIEREN klicken.

Wenn Sie Outlook in Verbindung mit einem Exchange Server einsetzen und eine Offlinedatei (OST-Datei) benutzen, komprimieren Sie diese wie folgt:

1. Klicken Sie in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste auf den Haupteintrag Ihres Postfachs und wählen Sie die Option EIGENSCHAFTEN VON/FÜR … an.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche ERWEITERT.

3. In der Dialogbox mit den Exchange-Kontoeinstellungen wechseln Sie auf die Registerkarte ERWEITERT.

4. Dort klicken Sie auf Einstellungen OFFLINEORDNERDATEI.

5. Nun müssen Sie nur noch auf JETZT KOMPRIMIEREN klicken.

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