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Wie Sie dank Word 2007 mit einem Deckblatt für einen erfolgreichen ersten Eindruck sorgen
Jedes Buch hat ein ansprechendes Cover, jede Zeitschrift eine sorgfältig gestaltete Titelseite. Nur die meisten Berichte und andere (mehrseitige) Dokumente fallen sofort mit der Tür ins Haus:
Auf der ersten Seite ist allenfalls noch eine Überschrift zu finden, bevor es dann gleich ans Eingemachte geht.
Schade, denn bei den meisten Dokumenten wäre eine ansprechende Titelseite durchaus angebracht: ein Deckblatt mit Titel, Autor, Datum und anderen wichtigen Informationen, sodass der Empfänger des Dokumentes den ersten Blick im Bilde ist und sofort die Wichtigkeit des Dokumentes erkennt. Und nicht gleich vom Inhalt abgelenkt wird.
Zugegeben, das Gestalten eines Deckblatts liegt nicht jedem. Muss es in Word 2007 zum Glück auch nicht. Denn hier steht Ihnen im Rahmen der Bausteine eine ganze Reihe verschiedener Deckblätter zur Auswahl, die Sie einfach nur nutzen, ergänzen oder vollständig umarbeiten können.
Wie’s geht, lesen Sie in diesem Beitrag aus dem Word-Tipps & Tricks von A bis Z.
 Das Deckblatt: Der erste Eindruck entscheidet!
Zahlreiche Studien belegen: Der erste Eindruck ist bei vielen Entscheidungen maßgebend. Wenn Sie jemandem das erste Mal gegenüberstehen, genügt dem Gehirn ein Bruchteil einer Sekunde, um zu entscheiden, wie die Person einzuschätzen ist. Bücher mit Tipps, wie sich diese erste Begegnung positiv beeinflussen lässt, füllen ganze Regale.
Was für die (unbewusste) Beurteilung von Personen gilt, ist auch in anderen Bereichen gültig. So ist beispielsweise selbst bei einem einfachen Word-Dokument der erste Eindruck enorm wichtig:
Wir können meist schon auf den ersten Blick abschätzen, ob das Lesen des Dokumentes Arbeit sein wird (und wir es deshalb nur ungern lesen), ob der Inhalt interessant ist oder ob es sogar Spaß machen wird, in dem Dokument zu schmökern.
Nicht umsonst findet sich auf dem Vertrag, auf dem Budgetbericht, auf der Offerte und auf vielen anderen Dokumenten ein entsprechendes Deckblatt. Das Deckblatt sorgt nicht nur dafür, dass der Inhalt des Dokumentes – wenn es offen auf dem Schreibtisch liegt – vor allzu neugierigen Blicken geschützt ist. Es sorgt auch für einen positiven ersten Eindruck und will uns wie die Titelseite eines Buches oder einer Zeitschrift animieren, das Dokument zu lesen.
Warum verfügt deshalb nicht ganz automatisch jedes Dokument über ein Deckblatt?
Dies hat 3 ganz einfache Gründe:
- In aller Regel konzentriert sich der Verfasser eines Dokumentes auf den Inhalt. Die scheinbar überflüssigen Äußerlichkeiten werden dann erst unter Druck kurz vor Toresschluss umgesetzt. Entsprechend fällt das Deckblatt mangels Zeit dem Rotstift zum Opfer.
- Ein ansprechendes Deckblatt zu gestalten, erfordert einiges an grafischem Wissen oder zumindest ein gutes Gespür für eine gelungene Seitenaufteilung. Bevor das Deckblatt dann nur aus dem Titel in großen Lettern besteht, wird häufig (zu Recht) darauf verzichtet.
- Ist das Seitenlayout mit Kopf- und Fußzeilen, bei doppelseitigem Druck gespiegelt, endlich fertig, fügt niemand mehr freiwillig am Dokumentanfang eine Seite ohne diese ganzen Formatierungen ein. Die Gefahr, dass in der Hektik des Alltags die vorhandenen Formatierungen dabei auf der Strecke bleiben, ist einfach zu groß.
Zum Glück hat Microsoft das Deckblattproblem mit Word 2007 gekonnt gelöst:
Hier stehen Ihnen zahlreiche fertige Deckblätter zur Auswahl, die sich mit 3 Mausklicks einfügen und ausfüllen lassen. Die Deckblätter sind ansprechend gestaltet, sodass Sie Ihr Dokument auf alle Fälle optisch aufwerten. Und das Deckblatt fügt sich auf der ersten Seite ein, ohne dass das vorhandene Seitenlayout davon betroffen ist.
Hier finden Sie die wordeigenen Deckblätter
Im Lieferumfang von Word sind bereits zahlreiche Deckblätter vorhanden, die Sie entweder 1:1 übernehmen oder auch beliebig anpassen können.
Und so fügen Sie in Ihr Dokument ein Deckblatt ein:
- Öffnen Sie das Dokument, dem Sie ein Deckblatt hinzufügen möchten. Das Deckblatt wird automatisch am Anfang des Dokumentes vor der ersten Seite eingefügt – gleichgültig, wo sich der Cursor gerade befindet.
- Wechseln Sie in der Multifunktionsleiste auf das Register Einfügen. Klicken Sie in der Gruppe Seiten auf Deckblatt.
- Jetzt lädt Word die Bausteinbibliothek, in der unter anderem die Deckblätter abgelegt sind. Dies dauert beim ersten Zugriff einen kleinen Moment. Sobald die Bibliothek geladen ist, klappt eine Liste mit allen verfügbaren Deckblättern auf.
- Wählen Sie in der Liste mit den Deckblättern das gewünschte Deckblatt mit einem Doppelklick aus. Das Deckblatt wird daraufhin vor der ersten Seite des aktuellen Dokumentes eingefügt.
- Auf allen Deckblättern sind Inhaltssteuerelemente vorhanden (Inhaltssteuerelemente bieten ähnliche Funktionen wie die alten Formularfelder aus Word 2003, 2002/XP und 2000 – sie sind mit diesen jedoch nicht zu vergleichen, da sie deutlich leistungsfähiger sind und über viel mehr Möglichkeiten verfügen als die alten Formularfelder). Einige Inhaltssteuerelemente sind schon mit den Informationen aus den Dokumenteigenschaften (Office-Menü, Befehl Vorbereiten-Eigenschaften) vorbelegt, andere enthalten nur einen Hinweistext.
Das Deckblatt ist jetzt erfolgreich eingefügt, und Ihr Dokument verfügt über eine ansprechende Titelseite. Füllen Sie nun die Inhaltssteuerelemente auf dem Deckblatt aus. Wenn Sie ein Deckblatt mit einem integrierten Bild eingefügt haben, können Sie das Bild ganz leicht durch ein eigenes Bild ersetzen:
- Klicken Sie das Bild mit der rechten Maustaste an.
- Wählen Sie im daraufhin angezeigten Kontextmenü den Befehl Bild Ändern.
- Anschließend erscheint das Dialogfenster Grafik Einfügen, in dem Sie das gewünschte Bild auswählen.
- Mit einem Klick auf Einfügen wird das vorhandene Bild durch Ihre Auswahl ersetzt.
Wie Sie sich selbst eigene Deckblätter anlegen
Sie haben ein vorhandenes Deckblatt beispielsweise für einen regelmäßig zu erstellenden Report oder für die jeden Monat erscheinenden Vereinsinformationen angepasst. Und jetzt soll das Deckblatt in Word bei den wordeigenen Deckblättern zur Auswahl stehen?
Word-Tipps & Tricks von A bis Z-Tipp: So fügen Sie Ihr eigenes Deckblatt zu den Bausteinen hinzu:
- Markieren Sie das überarbeitete Deckblatt, indem Sie die ganze erste Seite markieren. Dies geht am leichtesten, wenn Sie den Cursor vor dem ersten Zeichen auf der zweiten Seite platzieren und die Tastenkombination STRG+Pos1 drücken.
- Wechseln Sie jetzt auf das Register Einfügen und klicken Sie in der Gruppe Seiten auf Deckblatt. In der nun aufgeklappten Liste klicken Sie am Ende den Befehl Auswahl In Deckblattkatalog Speichern an.
- Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster zum Erstellen eines neuen Bausteins. Geben Sie hier bei Name zuerst einen eindeutigen Namen ein. Fügen Sie außerdem in dem Texteingabefeld Beschreibung einen kurzen Hinweis ein, für welchen Zweck das Deckblatt gedacht ist.
- Schließen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf Ok.
- Wenn Sie jetzt im Register Einfügen die Deckblattliste öffnen, erscheint Ihr Deckblatt gleich am Anfang in der Rubrik Allgemein und lässt sich wie die wordeigenen Deckblätter nutzen.
- Beachten Sie, dass Sie beim Beenden von Word gefragt werden, ob die Änderungen in der Datei BUILDING BLOCKS.DOTX gespeichert werden sollen. Diese Frage müssen Sie unbedingt mit JA beantworten, da das Deckblatt sonst nicht gespeichert wird.
Da Ihr Deckblatt auf Basis eines wordeigenen Deckblatts erstellt wurde, verhält es sich auch wie die wordeigenen Deckblätter: Änderungen am Design wirken sich sofort auf das Deckblatt aus (siehe Tipps & Tricks für Deckblätter), und die Inhaltssteuerelemente auf dem Deckblatt sind nach dem Einfügen mit den entsprechenden Platzhaltern vorbelegt.
Auf dieselbe Weise, wie Sie das modifizierte Word-Deckblatt in die Bausteine aufgenommen haben, lassen sich übrigens auch vollständig selbst kreierte Deckblätter als Bausteine aufnehmen.
Beachten Sie dabei die 3 folgenden Punkte :
- Das Deckblatt muss immer durch einen manuellen Seitenumbruch (Tastenkombination STRG+ RETURN) von der folgenden Seite getrennt werden. Der manuelle Seitenumbruch muss beim Einfügen in die Bausteine markiert sein.
- Soll sich das Deckblatt an die Designs anpassen, müssen Sie bei der Wahl der Schriftarten auch Designschriften nutzen. Designschriftarten werden in der Schriftartenliste immer ganz am Anfang in einer eigenen Rubrik aufgeführt und tragen den Zusatz »(Überschriften)« und »(Textkörper)«. Auch bei der Farbwahl müssen Sie Designfarben – keine Standardfarben! – nutzen.
- Möchten Sie auf Ihrem selbst gestalteten Deckblatt Inhaltssteuerelemente platzieren? Dann ist Folgendes zu beachten:
- Wenn Sie die Inhaltssteuerelemente einsetzen, die Sie auf dem Register Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente finden (wird das Register nicht angezeigt, müssen Sie es über die Office-Schaltfläche, Wordoptionen, Rubrik Häufig Verwendet, Kontrollkästchen Entwicklerregistrierkarte In Der Multifunktionsleiste Anzeigen einschalten), werden die Inhaltssteuerelemente nicht automatisch mit den Dokumentinformationen gefüllt.
- Sollen die Inhaltssteuerelemente sich auf die Dokumentinformationen beziehen, müssen Sie sie über das Register Einfügen, Gruppe Text, Symbol Schnellbausteine, Befehl Dokumenteigenschaften auswählen.
Tipps & Tricks für Deckblätter
- Hier werden Ihre Deckblätter abgelegt
Deckblätter werden als Baustein in der Bausteinedatei BUILDING BLOCKS.DOTX abgelegt.
Tipps, wie Sie Bausteine optimal nutzen, diese ausschließlich auf Ihrem PC oder im Team auf mehreren PCs einsetzen, können Sie als Abonnent von Word Tipps & Tricks von A bis Z kostenlos aus dem Abo-Bereich im Internet herunterladen.
- Ändern Sie Farben und Schriften durch einen Designwechsel
Alle in Word mitgelieferten Deckblätter passen sich bei einem Wechsel des Designs sofort den neuen Designvorgaben an.
Haben Sie beispielsweise bei aktivem Standarddesign Larisa das Deckblatt Bewegung zu Ihrem Dokument hinzugefügt, erscheint das Deckblatt in grünen und blauen Farben. Wenn Sie jetzt über das Register Seitenlayout in der Gruppe Designs das Design auf Telesto ändern, erscheint das Deckblatt in Lila-Farbtönen. Auch die Schriftart des Textes auf dem Deckblatt hat sich durch den Designwechsel geändert.
- So können Sie ein Deckblatt schnell entfernen/wechseln
- Sie haben in Ihrem Dokument ein Deckblatt eingefügt und möchten dieses wieder entfernen? Kein Problem: Klicken Sie einfach im Register Einfügen in der Gruppe Seiten erneut auf Deckblatt. Jetzt klappt die Liste mit allen verfügbaren Deckblättern auf. Am unteren Rand der Liste finden Sie den Befehl Aktuelles Deckblatt Entfernen, den Sie jetzt anklicken. Daraufhin wird das Deckblatt sofort aus dem Dokument entfernt.
- Sie möchten das vorhandene Deckblatt wechseln? Dann wählen Sie einfach wie gewohnt ein Deckblatt aus. Das vorhandene Deckblatt wird automatisch durch das neue Deckblatt ersetzt.
Die einmal in den Inhaltssteuerelementen im Deckblatt eingetragenen Informationen merkt sich das Dokument übrigens dauerhaft. Wenn Sie das Deckblatt ändern, ein Deckblatt entfernen und später wieder ein neues Deckblatt einfügen, erscheinen sofort wieder die in diesem Dokument bereits einmal erfassten Daten. Gleichgültig, ob Sie die Datei inzwischen geschlossen hatten oder ob Sie die Datei von jemand anderem erhielten.
- Diese Besonderheiten gelten im Kompatibilitätsmodus
Deckblätter lassen sich auch in alte DOC-Dateien einfügen; auch im Kompatibilitätsmodus steht diese Funktion zur Verfügung. Beachten Sie, dass das automatische Entfernen des Deckblatts wie zuvor beschrieben im Kompatibilitätsmodus nicht möglich ist. Im Kompatibilitätsmodus müssen Sie das Deckblatt zum Entfernen vollständig markieren und dann mit der ENTF-Taste löschen.
Befindet sich in Ihrem Dokument bereits ein Deckblatt und Sie wählen im Kompatibilitätsmodus ein neues Deckblatt, wird das Deckblatt vor das vorhandene Deckblatt am Dokumentanfang hinzugefügt. Sie müssen vor oder nach dem Einfügen des neuen Deckblatts das alte Deckblatt manuell löschen.
Eine weitere Einschränkung betrifft die Inhaltssteuerelemente, die auf dem Deckblatt platziert sind: Diese entfalten nur in echten DOCX-Dateien ihre volle Leistung, im Kompatibilitätsmodus stehen nicht alle Möglichkeiten zur Verfügung.
Und zu guter Letzt lassen sich im Kompatibilitätsmodus keine Designs nutzen. Farben und Schriftarten müssen dort mühsam von Hand umgestellt werden.
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