- Um ein Word-2007-Dokument mit einem Kennwort-Schutz zu versehen, klicken Sie auf die Office-Schaltfläche. Im Office-Menü platzieren Sie auf der linken Seite den Mauszeiger auf VORBEREITEN und klicken dann auf der rechten Seite auf DOKUMENT VERSCHLÜSSELN.
- Jetzt öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie zur Eingabe des Kennworts aufgefordert werden. Tragen Sie hier das Kennwort ein (auf dem Bildschirm Erscheinen zur Sicherheit anstelle des lesbaren Kennworts nur Punkte).
- Wenn Sie das Dialogfenster mit OK bestätigen, werden Sie zur erneuten Eingabe des Kennworts aufgefordert. Bestätigen Sie wieder mit OK.
Wenn beide Eingaben identisch waren, müssen Sie Ihr Dokument nur noch speichern. Ab sofort ist das Dokument vor fremdem Zugriff sicher.
Möchten Sie den Kennwort-Schutz entfernen, rufen Sie wiederum den Befehl DOKUMENT VERSCHLÜSSELN auf. Löschen Sie in dem Kennwort-Dialogfenster die Platzhalter-Punkte aus dem Eingabefeld und schließen Sie das Dialogfenster mit OK. Wenn Sie das Dokument nun speichern, kann es ab sofort wieder von jedermann geladen werden.
Word-Tipps & Tricks von A bis Z-Insider-Wissen: Word 2007 kann alle Dokumente im Word 97-2003-Format öffnen und erkennt alle Verschlüsselungsformate, gleichgültig ob dort die „schwache“ Word 97-2000-Verschlüsselung oder die „starke“ Word 2002/XP-2003-Verschlüsselung zum Einsatz kommt.
Wenn Sie in Word 2007 ein Dokument mit Kennwort im 97-2003er-Format speichern, wird das Dokument automatisch mit der schwachen 97-2000er-Verschlüsselung gespeichert. Das Dokument kann somit von den Word-Versionen 97 bis 2007 nach Eingabe des Kennworts geöffnet werden.
Mit einem Kennwort geschützte Word-2007-Dateien lassen sich nicht wie die ungeschützten DOCX-Dateien „entzippen“. Beim Versuch, eine geschützte Datei zu entzippen, melden alle ZIP-Programme, dass der Zugriff auf die Daten nicht möglich ist bzw. – die Datei ungültig oder beschädigt ist. Die Datensicherheit ist also auf alle Fälle gewährleistet.
Word 2003 & Word 2002/XP
- Wenn Sie Ihr Dokument in Word 2003 oder Word 2002/XP mit einem Kennwort-Schutz versehen wollen, klicken Sie auf das Menü DATEI, Befehl SPEICHERN UNTER. Jetzt öffnet sich das vertraute Speichern-Dialogfenster. Hier tragen Sie zuerst den Dateinamen ein, unter dem Sie das Dokument speichern möchten. Dann klicken Sie in dem Dialogfenster oben rechts auf das Menü EXTRAS, Befehl SICHERHEITSOPTIONEN.
- Nun öffnet sich das Dialogfenster SICHERHEITSOPTIONEN, in dem Sie im Texteingabefeld KENNWORT ZUM ÖFFNEN das Kennwort eintragen (auf dem Bildschirm erscheinen zur Sicherheit anstelle des lesbaren Kennworts nur Punkte). Wenn Sie das Dialogfenster mit OK bestätigen, werden Sie zur erneuten Eingabe des Kennworts aufgefordert. Bestätigen Sie wieder mit OK.
Wenn beide Eingaben identisch waren, müssen Sie Ihr Dokument nur noch speichern. Ab sofort ist das Dokument vor fremden Zugriff sicher.
- Möchten Sie den Kennwort-Schutz entfernen, rufen Sie wiederum das Dialogfenster SICHERHEITSOPTIONEN auf. Löschen Sie in dem Kennwort-Dialogfenster die Platzhalter-Punkte aus dem Eingabefeld und schließen Sie das Dialogfenster mit OK. Wenn Sie das Dokument nun speichern, kann es ab sofort wieder von jedermann geladen werden.
Wenn Sie wie hier beschrieben Ihr Dokument mit einem Kennwort verschlüsseln, kann das Dokument von allen Word-Versionen, angefangen von Word 97 bis Word 2007 nach Eingabe des Kennworts geöffnet werden.
Der Schutz ist allerdings nicht besonders hoch. Einschlägige Hacker-Programme können das Kennwort mit wenig Aufwand knacken. Sofern Ihre geschützten Dokumente nur mit Word 2002/XP, 2003 und 2007 geöffnet werden, sollten Sie deshalb den Schutz erhöhen.
- Klicken Sie im Dialogfenster SICHERHEITSOPTIONEN rechts neben dem Texteingabefeld mit dem Kennwort auf die Schaltfläche ERWEITERT. Nun öffnet sich ein weiteres Dialogfenster, in dessen Liste Sie beispielsweise den Verschlüsselungstyp RC4, MICROSOFT STRING CRYPTOGRAPHIC PROVIDER wählen. Ein mit diesem Verschlüsselungstyp geschütztes Dokument lässt sich nur mit sehr viel Aufwand knacken.
- Word 2000
- Wenn Sie Ihr Word 2000-Dokument mit einem Kennwort-Schutz versehen wollen, klicken Sie auf das Menü DATEI, Befehl SPEICHERN UNTER. Jetzt öffnet sich das vertraute Speichern-Dialogfenster.
- Hier tragen Sie zuerst den Dateinamen ein, unter dem Sie das Dokument speichern möchten. Dann klicken Sie in dem Dialogfenster oben rechts auf das Menü EXTRAS, Befehl ALLGEMEINE OPTIONEN. Nun öffnet sich das Dialogfenster SPEICHERN, in dem Sie im Texteingabefeld KENNWORT FÜR LESE-/SCHREIBZUGRIFF das Kennwort eintragen (auf dem Bildschirm erscheinen zur Sicherheit anstelle des lesbaren Kennworts nur Sternchen).
Wenn Sie das Dialogfenster mit OK bestätigen, werden Sie zur erneuten Eingabe des Kennworts aufgefordert. Bestätigen Sie wieder mit OK. Wenn beide Eingaben identisch waren, müssen Sie Ihr Dokument nur noch speichern. Ab sofort ist das Dokument vor fremden Zugriff sicher.
- Möchten Sie den Kennwort-Schutz entfernen, rufen Sie wiederum das Dialogfenster SPEICHERN auf. Löschen Sie in dem Kennwort-Dialogfenster die Platzhalter-Sternchen aus dem Eingabefeld und schließen Sie das Dialogfenster mit OK. Wenn Sie das Dokument nun speichern, kann es ab sofort wieder von jedermann geladen werden.
Wenn Sie wie hier beschrieben Ihr Dokument mit einem Kennwort verschlüsseln, kann das Dokument von allen Word-Versionen, angefangen von Word 97 bis Word 2007, nach Eingabe des Kennworts geöffnet werden. Der Schutz ist allerdings nicht besonders hoch. Einschlägige Hacker-Programme können das Kennwort mit wenig Aufwand knacken. Nutzen Sie deshalb vorzugweise neuere Word-Versionen.
Tipp 2: So wird Ihr Kennwort sicher
Ein perfektes Kennwort zu wählen, ist eine Wissenschaft für sich. Den Namen des Partners, des Haustiers oder der Kinder, Nichten oder Enkel sollten Sie ebenso wenig verwenden wie den Namen der bevorzugten Automarke, des Fußballvereins oder der Getränkemarke. Solche Begriffe sind für Dritte, die Sie persönlich kennen oder die sich über Sie informiert haben, viel zu leicht herauszufinden.
Achten Sie bei Kennwörtern darauf, dass diese mindestens 8 Zeichen lang sind (Word unterstützt Kennwörter mit einer Länge bis zu 15 Zeichen). Im Kennwort sollten sowohl Buchstaben als auch Ziffern und falls erlaubt Sonderzeichen wie
„! , : ; ?“ etc. vorkommen.
Nutzen Sie zudem einen Mix aus Groß- und Kleinschreibung. Ein perfektes Kennwort lautet beispielsweise „DWud7G,eMvdGG“. Sie meinen, ein solches Kennwort können Sie sich niemals merken?
Doch, wenn Sie eine Eselsbrücke nutzen: Denn das Kennwort enthält alle Anfangsbuchstaben des Satzes „
Der
Wolf
und
die
7 Geißlein,
ein
Märchen
von
den
Gebrüdern
Grimm“.
Nutzen Sie für Ihr Kennwort die Anfangsbuchstaben der ersten Strophe Ihres Lieblingslieds, Ihres Lieblingsgedichts, eines einprägsamen Werbespruchs etc. Und schon wird es für Dritte unmöglich, das Kennwort zu erraten.
Microsoft hat auf der Internetseite Sichere Passwörter eine ausführliche Anleitung für das Verwenden von sicheren Kennwörtern zusammengestellt. Nutzen Sie auch diese Informationen für Ihre maximale Sicherheit!
Tipp 3: Wichtig: Alle Word-Updates einspielen!
Nicht nur in Windows, auch in den Office-Anwendungen werden immer wieder Sicherheitslücken bekannt. Microsoft stellt dann Service Packs und Updates zur Verfügung, die diese Lücken schließen. Damit Ihre Dokumente sicher verschlüsselt werden und nicht versehentlich ein Programmfehler einem Dritten Tür und Tor öffnet, sollten Sie unbedingt alle Service Packs und sonstigen Updates für Office installieren.
Windows 2000, Windows XP: Am einfachsten lässt sich Ihr Office-Paket aktualisieren, wenn Sie über einen Internetzugang verfügen. Wenn Sie dann die Internetseite
office.microsoft.com aufrufen, landen Sie automatisch auf der deutschen Seite von „Office Online“.
Hier gelangen Sie mit einem Klick auf das Symbol AUF KOSTENLOSE UPDATES ÜBERPRÜFEN (befindet sich auf der Seite oben rechts) auf die Download-Seite. Nun lässt sich die Office-Aktualisierung mit einem Klick auf den Befehl OFFICE-UPDATE links im Menü starten – diese arbeitet ähnlich wie die Windows-Update-Funktion.
Windows Vista: Um Ihr Office-Paket unter Windows Vista auf den neuesten Stand zu bringen, aktivieren Sie in Windows-Vista die Option, die nicht nur Windows, sondern auch andere Microsoft-Produkte aktualisiert. Wenn diese Funktion eingeschaltet ist, wird beim Update nicht nur Windows, sondern auch das Office-Paket auf den neuesten Stand gebracht.
Tipp 4: Stellen Sie sicher, dass Windows keine Sicherheitslücke darstellt
Beachten Sie beim Speichern Ihrer vertraulichen Word-Dateien auf Ihrem PC, dass der Zugang zum PC auch entsprechend gesichert ist. Zwar sind die mit einem Kennwort verschlüsselten Dateien nicht ohne weiteres zu „knacken“, aber kein Kennwortschutz ist 100%ig sicher.
Deshalb sollten Sie als Betriebssystem Windows 2000, Windows XP oder Windows Vista nutzen. Ältere Windows-Versionen bieten keinerlei zuverlässigen Zugriffsschutz – dort kann mit minimalen Mitteln in kürzester Zeit auf die Dateien auf der Festplatte zugegriffen werden.
Auch bei Windows gilt: Stellen Sie sicher, dass alle Windows-Updates installiert sind und keine Sicherheitslücken Fremden den Zugriff auf den PC allzu leicht machen. Die Installation sämtlicher Service-Packs ist absolute Pflicht!
Ihrem Windows-Anmeldenamen muss ein Kennwort zugewiesen sein, für das die gleichen hohen Sicherheitsvorkehrungen wie für das Kennwort beim Speichern von Word-Dateien gelten. Die verschiedenen Ordner verfügen unter Windows über unterschiedliche „Sicherheitsstufen“.
Auf die Daten im Ordner EIGENE DATEIEN (Windows 2000 und Windows XP) bzw. DOKUMENTE (Windows Vista) haben standardmäßig nur Sie Zugriff – auch wenn auf dem PC mehrere Benutzer angelegt sind. Auf Ordner in weiteren Partitionen bzw. auf anderen Festplatten haben standardmäßig alle Benutzer Zugriff. Entsprechend leicht ist hier auch der Zugriff für Dritte, die den PC beispielsweise mit einer Boot-CD starten.
Tipp 5: Nutzen Sie USB-Sticks für besonders vertrauliche Daten
Besonders brisante Daten wie Bankdaten, Kennwort-Liste etc. sollten Sie überhaupt nicht auf dem PC speichern. Legen Sie diese beispielsweise auf einem USB-Stick ab. Den USB-Stick verwahren Sie an einem sichern Ort unabhängig vom PC auf. Er gehört also keineswegs in die Schreibtischschublade oder an den Schlüsselbund, sondern in einen
Tresor oder gut versteckt an einen geheimen Platz im Büro.
Wenn Sie die Dateien auf dem USB-Stick bearbeiten, öffnen Sie diese direkt vom USB-Stick. Dann legt Word auch die temporären Dateien auf dem USB-Stick an bzw. löscht diese nach dem Bearbeiten dort wieder. So vermeiden Sie, dass auf dem PC gelöschte, aber auch für Ungeübte mit wenigen Mausklicks wieder herstellbare Dateien entstehen, die sich eventuell entschlüsseln lassen.
Handelt es sich bei den Daten auf dem USB-Stick um besonders wertvolle Daten, die nicht verloren gehen dürfen? Dann duplizieren Sie Ihren „Arbeits-USB-Stick“ von Zeit zu Zeit auf einen zweiten Stick, sodass Sie im Notfall immer auf einen Ersatz-USB-Stick zurückgreifen können. Den Ersatz-USB-Stick bewahren Sie an einem anderen Ort, möglichst in einem anderen Gebäude als den Original-USB-Stick auf, beispielsweise im Schließfach der Bank oder im zentralen Tresor der Firma.
Für diesen Auftritt wurden Bilder des Fotografen Phototom aus der Bild-Datenbank Fotolia verwendet.
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Vertrauliche Unterlagen wie Bankdaten, Verträge, Forschungsinformationen, Umsatzberichte oder Zeugnisse haben Sie konsequent in Ihrem Schreibtisch verschlossen. Die dazugehörigen Word-Dateien sind hingegen auf der Festplatte Ihres PCs abgespeichert.
