Zeugnisse bestimmen das berufliche Leben Ihrer Arbeitnehmer. Sie entscheiden aufgrund der vorgelegten Zeugnisse, ob Sie eine Teilzeitkraft einstellen oder nicht.
In diesem Beitrag aus dem Praxishandbuch der Teilzeitkräfte & Aushilfen erfahren Sie, wie Sie Zeugnisse lesen und rechtssicher selbst ausstellen. Die Tipps gelten natürlich genauso auch für Vollzeitangestellte.
Jeder Mitarbeiter hat Anspruch auf ein Zeugnis –
auch Ihre Teilzeitkräfte und Aushilfen
Alle Arbeitnehmer und Auszubildenden haben Anspruch auf ein Zeugnis. Das ergibt sich aus § 109 Abs. 1 Gewerbeordnung (GewO) und § 16 Abs. 1 Berufsbildungsgesetz (BBiG).
Das heißt: Sie müssen auch Ihren Teilzeitkräften und Aushilfen auf deren Verlangen hin ein Zeugnis erteilen.
Natürlich können Sie ein qualifiziertes Zeugnis mit einer Bewertung der Leistung und Führung nur dann erstellen, wenn das Arbeitsverhältnis eine gewisse Zeit bestanden hat. Ein einfaches Zeugnis haben Sie jedoch auch Ihren noch so kurz beschäftigten Aushilfen zu erteilen.
Der Anspruch auf das Zeugnis entsteht aber erst bei Beendigung des Beschäftigungs- oder Berufsausbildungsverhältnisses. Nur in ganz wenigen Fällen erteilen Sie bereits vorher ein Zeugnis, das sogenannte Zwischenzeugnis.
Ihre Mitarbeiter können in folgenden Fällen ein Zwischenzeugnis verlangen:
organisatorische Änderungen innerhalb des Unternehmens
Wechsel des Vorgesetzten
Versetzung des Arbeitnehmers
für eine Bildungsmaßnahme
Bewerbung um eine neue Stelle
Einberufung zum Wehr- oder Zivildienst
Elternzeit
sonstige längere Arbeitsunterbrechung
Diese Zeugnisarten sollten Sie kennen
Für sämtliche Ihrer Arbeitszeugnisse gilt:
Der Inhalt des Zeugnisses muss wahr sein.
Sie haben Ihre Arbeitnehmer wohlwollend zu beurteilen.
Denken Sie stets an diese beiden Grundsätze.
Sie sollen Ihren Teilzeitkräften und Aushilfen das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschweren.
Einfache Arbeitszeugnis
Wenn Ihre Teilzeitkräfte und Aushilfen
kein anderes Zeugnis verlangen oder
nur sehr kurz beschäftigt waren,
erteilen Sie ein einfaches Zeugnis.
In diesem Zeugnis bescheinigen Sie nur die Art des Dienstverhältnisses und dessen Dauer. Natürlich müssen Sie auch die Person des Arbeitnehmers mit Namen und Vornamen aufnehmen. Geburtsdatum und Anschrift dürfen Sie jedoch lediglich mit Einverständnis des Arbeitnehmers angeben.
Qualifizierte Arbeitszeugnis
Neben dem einfachen gibt es auch ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Das stellen Sie nur auf Verlangen Ihrer Teilzeitkräfte und Aushilfen aus.
Es enthält Angaben über
die Art und
Dauer des Beschäftigungsverhältnisses sowie
Führung und
Leistung Ihres Arbeitnehmers.
Das Zwischenzeugnis
Das Zwischenzeugnis ist inhaltlich nahezu identisch mit einem Endzeugnis. Der größte Unterschied besteht darin, dass das Arbeitsverhältnis nicht beendet ist.
Außerdem beachten Sie, dass das Zwischenzeugnis
in der Gegenwartsform abgefasst wird,
keine Dankesformel enthält und
etwas zum Ausstellungsgrund formuliert wird.
Die Form des Zeugnisses
Egal, welches dieser Zeugnisse Sie ausstellen: Sie müssen stets gewisse Formvorschriften beachten. Ein Zeugnis erteilen Sie immer schriftlich, also mit der Schreibmaschine oder einem PC. Eine elektronische Form ist nach § 109 Abs. 3 GewO ausgeschlossen.
Das Zeugnis ist sauber, also ohne Flecken und Streichungen und Ähnliches, zu erstellen. Sie stellen es auf Ihrem Geschäftspapier aus. Das Anschriftenfeld füllen Sie nicht aus. Das Geburtsdatum nehmen Sie nur bei Verlangen Ihrer Teilzeitkräfte und Aushilfen auf.
Wichtiges zur Unterschrift
Falls Sie der Arbeitgeber sind, unterschreiben Sie das Zeugnis. Falls jemand anderes das für Sie erledigen soll, sind das Vertretungsverhältnis und die Funktion anzugeben. Sie dürfen das Zeugnis allerdings nicht von Ihrem Rechtsanwalt unterschreiben lassen.
Wenn Ihre Unterschrift nicht lesbar sein sollte, ist auch eine zusätzliche Namensangabe in Maschinenschrift erforderlich. Egal, wann Sie ein Endzeugnis ausstellen, es hat immer das Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder ein Datum, das ca. 2 bis 3 Wochen nach diesem Ende liegt, zu tragen.
Sie können das Zeugnis auch knicken, wenn Ihre Mitarbeiter von dem Originalzeugnis saubere und ordentliche Kopien anfertigen können. Um Streitfälle zu vermeiden, übergeben Sie das Zeugnis jedoch am besten ungeknickt.
Unterschrift im Insolvenzfall
Falls sich Ihr Betrieb in der Insolvenz befinden sollte, hat der Insolvenzverwalter nach Eröffnung des Insolvenzverfahrens das Zeugnis auszustellen.
Beachten Sie bei jedem Zeugnis diese formellen Punkte :
Schriftform
sauber, also ohne Flecken, Streichungen und Radierungen
auf Geschäftspapier
kein Ausfüllen des Adressfeldes
Unterschrift des Arbeitgebers, andernfalls mit Vertretungszusatz
Namen des Unterschreibenden in Maschinenschrift
Zeugnisdatum = Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Zeugnis nicht knicken
So gelingt Ihnen jedes Zeugnis!
So gliedern Sie ein Zeugnis richtig
Besonderen Wert legen Sie auf eine richtige Gliederung des Zeugnisses. Halten Sie die Gliederung stets ein. Dann gelingt es Ihnen leicht, rechtssicher Arbeitszeugnisse zu erstellen.
Der Aufbau des qualifizierten Arbeitszeugnisses
Überschrift
Einleitung
Tätigkeitsbeschreibung
Beurteilungen, insbesondere zu Leistung und Führung
Vor dem 1. Schritt zum richtigen Zeugnis beachten Sie Folgendes:
Ihre Arbeitnehmer haben nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) einen Anspruch auf ein durchschnittliches, also befriedigendes Zeugnis. Im Streitfall trifft Ihre Arbeitnehmer die Darlegungs- und Beweislast, wenn sie eine bessere Bewertung wünschen.
Wollen Sie Ihre Arbeitnehmer allerdings unterdurchschnittlich beurteilen, trifft Sie die Darlegungs- und Beweislast dafür, dass sie nur Unterdurchschnittliches geleistet haben.
Für beide Parteien ist es äußerst schwierig, unter- oder überdurchschnittliche Leistungen im Streitfall zu beweisen. Streitigkeiten werden vor dem Arbeitsgericht ausgetragen.
Für Sie als Arbeitgeber gibt es allerdings kaum etwas Unproduktiveres, als sich mit einem ausgeschiedenen Arbeitnehmer über dessen Zeugnis zu streiten. Prozesse vor Arbeitsgerichten kosten Zeit und Geld. Daher sollten Sie in Zeugnisrechtsstreiten genau überlegen, ob sich der Zeit- und Geldaufwand lohnt.
Im Folgenden ist in 10 Schritten anhand von praktischen Musterformulierungen aufgeführt, welchen Inhalt Ihr Zeugnis haben kann.
1. Schritt – die Formalien
Zunächst nennen Sie im Zeugnis
die Art des Zeugnisses,
die Anrede mit dem dazugehörigen Titel,
den/die Vornamen und den Nachnamen,
bei Wunsch des Arbeitnehmers den Geburtstag und den Geburtsort,
das Eintrittsdatum,
das Austrittsdatum,
die Funktion im Betrieb und
die Abteilung.
2. Schritt – die Tätigkeitsbeschreibung
In einem weiteren Schritt beschreiben Sie die Tätigkeit des Arbeitnehmers. Denken Sie auch hierbei daran, dass Ihr Zeugnis nicht nur der Wahrheit entsprechen muss, sondern auch vollständig zu sein hat.
3. Schritt – die Fachbeurteilung
Nunmehr nehmen Sie eine Fachbeurteilung vor. Die Beurteilung setzt sich aus Ausbildung, Erfahrung und einer Grundbegabung zusammen. Es handelt sich also um die Fähigkeiten, die der Arbeitnehmer bei seiner Einstellung mitgebracht hat.
Note
Formulierung
1
Er war für diese Position eine hervorragende Besetzung.
2
Er hat für die gestellten Aufgaben gute Voraussetzung mitgebracht.
3
Er war für diese Position geeignet.
4
Er brachte die Voraussetzungen für diese Position mit.
5 und 6
Eine Beurteilung entfällt.
4. Schritt – die Entwicklungsbeurteilung
Dieser Eingangsbeurteilung lassen Sie nun eine Beurteilung über die Entwicklung folgen. Das hat seine besondere Bedeutung bei Führungskräften.
Note
Formulierung
1
Er nutzte jede Gelegenheit, sein hervorragendes Wissen und Können weiterzuentwickeln.
2
Er hielt sein Fachwissen stets auf dem Laufenden.
3
Er entwickelte sein Fachwissen fort.
4
Er bemühte sich, sein Fachwissen auf dem Laufenden zu halten
5 und 6
Eine Beurteilung entfällt.
5. Schritt – die Leistungsbereitschaft
Die nun folgende Beurteilung der Leistungsbereitschaft verwechseln Sie bitte nicht mit der Leistungsbeurteilung. Die Leistungsbereitschaft ist gerade in zeitlichen Notsituationen wichtig. Letztendlich geht es also um die Übernahme von Tätigkeiten, zu denen der Arbeitnehmer vertraglich nicht verpflichtet wäre.
Note
Formulierung
1
Zusätzliche Aufgaben auch außerhalb seines eigentlichen Arbeitsgebietes hat er stets gerne übernommen.
2
Er übernahm bereitwillig zusätzliche Aufgaben, wenn die Situation dies erforderte.
3 bis 6
Eine Beurteilung entfällt.
6. Schritt – die Leistungsbeurteilung
Nun folgt der wichtigste Kernbereich des Zeugnisses: die Leistungsbeurteilung. Bitte machen Sie sich klar, dass dieses im Zeugnis der entscheidende Satz ist, mit dem letztendlich alles über Ihren Bewerber oder Ihre Teilzeitkraft ausgesagt wird.
Dementsprechend ausführlich mit verschiedensten Alternativformulierungen sind die folgenden Tabellen für Sie dargestellt:
Note 1 = sehr gut
Er erfüllte seine Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit.
Wir waren mit seinen Leistungen außerordentlich zufrieden.
Seine Leistungen haben in jeder Hinsicht unsere volle Anerkennung gefunden.
Er hat unsere Erwartungen immer und in allerbester Weise erfüllt.
Seine Leistungen waren stets sehr gut.
Note 2 = gut
Er erfüllte seine Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit.
Wir waren mit seinen Leistungen voll und ganz zufrieden.
Die Leistungen haben unseren Erwartungen und Anforderungen stets voll entsprochen.
Seine Leistungen übertrafen unsere hohen Erwartungen.
Seine Leistungen waren gut.
Note 3 = befriedigend
Er erfüllte seine Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit.
Seine Leistungen übertrafen unsere Erwartungen.
Seine Leistungen waren zufrieden stellend.
Seine Leistungen waren befriedigend.
Note 4 = ausreichend
Er bemühte sich stets, seine Aufgaben zu erfüllen.
Mit seinen Leistungen waren wir zufrieden.
Er hat unseren Erwartungen entsprochen.
Er hat zufrieden stellend gearbeitet.
Seine Leistungen waren ausreichend.
Note 5 = mangelhaft
Er versuchte, den Anforderungen gerecht zu werden.
Er hat unsere Erwartungen größtenteils erfüllt.
Er hat sich stets bemüht, die Aufgaben zu unserer Zufriedenheit zu erledigen.
Seine Leistungen waren mangelhaft.
Note 6 = ungenügend
Er bemühte sich, zu einem Ergebnis zukommen.
Er hatte Gelegenheit, die ihm übertragenen Aufgaben zu erledigen.
Er zeigte für seine Arbeit Verständnis und Interesse.
Er setzte sich im Rahmen seiner Möglichkeiten ein.
Seine Leistungen waren ungenügend.
7. Schritt – die Belastbarkeit
Falls Ihr Mitarbeiter besonders belastbar ist, können Sie dieses auch im Zeugnis vermerken.
Note
Formulierung
1
Auch bei härtester Belastung zeigte er keinerlei Ermüdungs- oder Stresserscheinungen.
2
Er ist ein Mitarbeiter, der stets gleich intensiv arbeitet.
3
Wir schätzten die stetige Mitarbeit, mit der wir zufrieden waren.
4 bis 6
Eine Belastbarkeitsbeurteilung entfällt.
8. Schritt – die Führungsbeurteilung
Nicht nur die Leistung sollten Sie besonders beurteilen. Auch das Verhalten Ihres Mitarbeiters gegenüber Vorgesetzten, der Geschäftsleitung, Kollegen und Dritten verdient im Zeugnis besondere Aufmerksamkeit. Es handelt sich dabei um die Führungsbeurteilung.
Auch hier haben wir wieder wegen der Wichtigkeit dieses Punktes im Zeugnis mehrere Formulierungsbeispiele aufgeführt:
Note 1 = sehr gut
Sein Verhalten zu Vorgesetzten, Mitarbeitern und Kunden war stets vorbildlich.
Sein persönliches Verhalten war immer vorbildlich.
Er trug in hohem Maße zu einem harmonischen und erfolgreichen Arbeitsklima bei.
Er wurde von Vorgesetzten, Kollegen und Kunden als freundlicher und fleißiger Mitarbeiter geschätzt.
Note 2 = gut
Sein Verhalten zu Vorgesetzten, Arbeitskollegen, Mitarbeitern und Kunden war vorbildlich.
Das persönliche Verhalten war immer korrekt.
Sein kollegiales Wesen sicherte ihm stets ein gutes Verhältnis zu Vorgesetzten und Mitarbeitern.
Note 3 = befriedigend
Sein Verhalten zu Mitarbeitern und Vorgesetzten war vorbildlich.
Er war freundlich und korrekt. Sein persönliches Verhalten war einwandfrei.
Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen gab zu Klagen keinen Anlass.
Note 4 = ausreichend
Sein Verhalten zu Vorgesetzten war vorbildlich.
Sein Verhalten zu Mitarbeitern war einwandfrei.
Seine Führung gab zu Beanstandungen keinen Anlass.
Note 5 = mangelhaft
Sein persönliches Verhalten war insgesamt einwandfrei.
Er galt als kollegialer und freundlicher Mitarbeiter.
Er galt im Mitarbeiterkreis als umgänglicher Kollege.
Das persönliche Verhalten war im Wesentlichen einwandfrei.
Note 6 = ungenügend
Sein persönliches Verhalten war nicht frei von Beanstandungen. Im Umgang mit seinen Vorgesetzten ergaben sich Probleme.
Sein persönliches Verhalten war nicht frei von Beanstandungen.
Im Umgang mit seinen Kollegen ergaben sich Probleme.
Sein persönliches Verhalten war nicht frei von Beanstandungen.
Es fiel ihm schwer, sich in die betriebliche Ordnung einzufügen.
9. Schritt – die Übernahme von Verantwortung
Bei Führungskräften sollten Sie zusätzlich noch die Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung im Zeugnis aufnehmen.
Note
Formulierung
1
Er war stets bereit, Verantwortung zu übernehmen und auch bei schwierigen Aufgaben mit Geschick und Energie zu einem hervorragenden Abschluss zu gelangen.
2
Er war bereit, Verantwortung zu übernehmen und selbstständig Aufgaben zu planen und durchzuführen.
3
Er übernahm Verantwortung.
4 bis 6
Eine Beurteilung entfällt.
10. Schritt – die Schlussformulierung
In die Schlussformulierung nehmen Sie Angaben zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf.
Note
Formulierung
1
Der Arbeitnehmer scheidet auf eigenen Wunsch aus unserem Unternehmen aus. Wir bedauern seine Entscheidung sehr, da wir einen wertvollen Mitarbeiter verlieren. Wir danken ihm für seine Mitarbeit in unserem Unternehmen und wünschen ihm weiterhin viel Erfolg und persönlich alles Gute.
1
Das Arbeitsverhältnis des Arbeitnehmers endet aus betriebsbedingten Gründen. Wir bedauern dies sehr und bedanken uns für die langjährige und sehr erfolgreiche Tätigkeit und wünschen ihm für die Zukunft beruflich und privat alles Gute.
2
Der Arbeitnehmer scheidet auf eigenen Wunsch aus unserem Unternehmen aus. Wir bedauern seine Entscheidung, danken ihm für seine Arbeit und wünschen ihm weiterhin viel Erfolg und persönlich alles Gute.
2
Das Arbeitsverhältnis des Arbeitnehmers endet aus betriebsbedingten Gründen. Wir bedauern dies sehr und bedanken uns für die langjährige und erfolgreiche Tätigkeit und wünschen ihm für die Zukunft beruflich und privat alles Gute.
3
Der Arbeitnehmer scheidet auf eigenen Wunsch aus unserem Unternehmen aus. Wir danken ihm für seine Arbeit und wünschen ihm für die Zukunft alles Gute.
3
Das Arbeitsverhältnis des Arbeitnehmers endet aus betriebsbedingten Gründen. Wir bedanken uns für seine Tätigkeit und wünschen ihm beruflich und privat alles Gute.
4
Der Arbeitnehmer scheidet auf eigenen Wunsch aus unserem Unternehmen aus. Wir wünschen ihm für die Zukunft alles Gute.
4
Das Arbeitsverhältnis des Arbeitnehmers endet aus betriebsbedingten Gründen. Wir wünschen für die Zukunft alles Gute.
5
Der Arbeitnehmer scheidet auf eigenen Wunsch aus unserem Unternehmen aus. Wir wünschen ihm für die Zukunft viel Erfolg.
5
Der Arbeitnehmer scheidet aus unserem Unternehmen aus. Wir wünschen ihm für die Zukunft viel Erfolg.
6
Der Arbeitnehmer scheidet auf eigenen Wunsch aus unserem Unternehmen aus.
6
Das Arbeitsverhältnis endet im gegenseitigen Einvernehmen mit dem heutigen Tag
Schlussformulierungen bei Zwischenzeugnissen:
Dieses Zwischenzeugnis wird anlässlich der Versetzung eines Vorgesetzten ausgestellt.
Auf Grund organisatorischer Veränderungen können wir für die Zukunft keine Garantie für den
Erhalt des Arbeitsplatzes geben und stellen auf Wunsch des Mitarbeiters gerne dieses
Zwischenzeugnis aus.
Dieses Zwischenzeugnis stellen wir im Zusammenhang mit einer geplanten
Weiterbildungsmaßnahme aus.
Sie müssen das Zeugnis nicht übersenden
Nachdem Sie das Zeugnis formuliert haben, müssen Sie im Zweifel beweisen, dass Ihr Mitarbeiter das Zeugnis auch erhalten hat. Sie kennen die Zugangsproblematik sicherlich im Zusammenhang mit einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses.
Machen Sie es sich hier einfach: Sie haben keine Pflicht, das Zeugnis zu versenden. Lassen Sie das Zeugnis von Ihrem Arbeitnehmer im Betrieb abholen.
Betriebsprüfung 2012: Ihre Teilzeitkräfte & Aushilfen sind im Visier der Prüfer!
Wer dachte, seit Einführung der geringfügigen Beschäftigung auf 400-€-Basis wären alle Zweifelsfragen geklärt, wurde enttäuscht. Die Zahl der einschlägigen Vorschriften und Urteile nimmt täglich zu. Und Sie als Arbeitgeber müssen sie alle kennen!
Und als wäre das noch nicht genug: Nach einer internen Verfügung der Finanzverwaltung sollen diese Arbeitsverhältnisse im Rahmen der nächsten Betriebsprüfungen ganz besonders in Augenschein genommen werden – denn hier können besonders leicht Fehler gemacht werden!
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Zeugnisse bestimmen das berufliche Leben Ihrer Arbeitnehmer. Sie entscheiden aufgrund der vorgelegten Zeugnisse, ob Sie eine Teilzeitkraft einstellen oder nicht.
