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Personalauswahl: Wie Sie die richtigen Teilzeitkräfte und Aushilfen finden



Teilzeitkräfte, Aushilfen, Einstellung, Personalauswahl, Personal wählen

Die Beschäftigung von Teilzeitkräften und Aushilfen hat für Sie eine existenzielle Bedeutung. Es ist daher wichtig, dass Sie die richtigen Kräfte finden.

Gerade weil diese Mitarbeiter oft nur für kurze Zeit in Ihrem Betrieb sind oder andere Arbeitszeiten als Ihre Vollzeitkräfte haben, ist eine gute Personalauswahl entscheidend. Welche Kriterien Sie dabei zu beachten haben, erfahren Sie in diesem Beitrag aus dem Praxishandbuch der Teilzeitkräfte & Aushilfen.

 

Wenn Sie Bedarf an Teilzeitkräften und Aushilfen haben


Es gibt Betriebe, die arbeiten schon immer oder seit Langem nur mit Teilzeitkräften und Aushilfen.

Das sind beispielsweise:
  • Zeitungszusteller
  • Schausteller
  • Reinigungsfirmen
  • Transportunternehmen
  • Umzugsfirmen
Andere Betriebe stellen Aushilfen aus besonderen Anlässen an. Dazu zählen z. B.
  • die Elternzeit eines Mitarbeiters,
  • die Erkrankung eines Arbeitnehmers,
  • Urlaub eines Beschäftigten,
  • unvorhergesehener zusätzlicher Arbeitsanfall.
Teilzeitkräfte werden in Arbeitsbereichen eingesetzt, die keine Vollzeitkraft erfordern. Tritt bei Ihnen einer der vorstehenden Gründe ein, sind Sie gezwungen, sich um die Personalbeschaffung zu kümmern.

Bevor Sie aktiv werden, ist eine genaue Prüfung der benötigten Arbeitnehmerzahl und des erforderlichen Beschäftigungsumfangs notwendig. Ihre Personalplanung muss hierbei beispielsweise auch beachten, ob eventuell jemand aus der Elternzeit in den Betrieb zurückkommt. Das Gleiche gilt für Arbeitnehmer, die nach langer Krankheit wieder arbeitsfähig sind.

Genauso muss aber auch bedacht werden, wer in nächster Zeit seine Elternzeit oder z. B. eine Kur antritt und für wen Sie eine Ersatzkraft benötigen. Ersatzkräfte werden heute besonders häufig im Zusammenhang mit einer Elternzeit benötigt.

Wenn Sie eine Aushilfe – das heißt also eine Kraft zeitlich befristet – einstellen, müssen Sie die Vorschriften des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG) beachten.

Nachdem festgestellt ist, dass ein Bedarf an Teilzeitkräften und/oder Aushilfen besteht, müssen Sie klären, wie dieser Bedarf gedeckt werden kann. In der Praxis kommt es oft vor, dass bereits Interessenten auf der Warteliste stehen. Außerdem ist es möglich, dass im Betrieb vorhandene Kräfte für Verwandte oder Freunde eine entsprechende Beschäftigung suchen.

Hier empfiehlt es sich auch, in betrieblichen Veröffentlichungen (Betriebszeitung, Schwarzes Brett) auf die freie Stelle hinzuweisen. Handelt es sich um eine Teilzeitstelle, sind Sie dazu nach dem TzBfG sogar verpflichtet.

Wollen Sie die Stelle aber (auch) extern ausschreiben, können Sie dies beispielsweise in einem Schaufenster Ihres Geschäfts tun oder in einem Schaufenster eines benachbarten Geschäfts. In vielen Orten gibt es sogenannte Stellenbörsen, Aushänge also, mit denen besonders Teilzeitkräfte und Aushilfen gesucht werden.

 
Was Sie über das Schalten von Stellenanzeigen wissen müssen

Bevor Sie eine Stellenanzeige schalten, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, in welchem Presseerzeugnis Sie das tun wollen. Zunächst ist zu beachten, dass sich die umfangreichsten Stellenmärkte in den Mittwochs- und Samstagsausgaben der Zeitungen finden.

Außerdem gibt es Anzeigenblätter, in denen Sie kostenlos inserieren können. Diese Ausgaben werden von Stellensuchenden bevorzugt gelesen. Auch mithilfe des Internets können Sie Mitarbeiter suchen.

Es gibt allerdings Zeiten, in denen die Anzeige sicherlich nicht genügend Beachtung findet und in denen Sie deshalb keine Anzeige schalten sollten. Erfahrungsgemäß ist dies:
  • die Ferien- und Urlaubszeit; dazu gehört auch
  • die Zeit nach Weihnachten und Ostern und
  • die Zeit vor bzw. nach Feiertagen (beispielsweise nach Pfingsten).
 
Das ist wichtig: Wirkungsvolle Gestaltung Ihrer Anzeige

Damit Ihre Anzeige auch beachtet und gelesen wird, kommt es sehr auf die wirkungsvolle Gestaltung an. Zwar fallen großformatige Anzeigen stärker ins Auge als kleine, sie sind aber auch teurer. In der Praxis werden Stellenanzeigen für Teilzeitkräfte und Aushilfen deshalb meist klein gehalten.

Dies bedeutet:
  • 1- bis maximal 2-spaltig (ca. 45 mm bzw. 90 mm breit) und
  • 20 bis 50 mm, in Ausnahmefällen bis 100 mm hoch.
Die mögliche Breite Ihrer Anzeige hängt allerdings von der Spaltenbreite der jeweiligen Zeitung ab und kann deshalb variieren. Natürlich wird die Anzeigengröße auch durch die Menge der Informationen bestimmt, die Sie einem potenziellen Bewerber geben müssen.

 
Weitere wichtige Gesichtspunkte bei der Gestaltung Ihrer Anzeige

Bedeutung der ausgeschriebenen Stelle
   
 
Nutzung der Anzeige auch zur Imagepflege Ihres Betriebs
Also: Einsatz als PR-Mittel
 
Vorhandener Arbeitsmarkt für die ausgeschrieben Stelle
Kann mit einer größeren Anzahl von Bewerbern gerechnet werden, genügt eine kleine Anzeige.
 
Frist, in der die Stelle besetzt werden soll
Muss die Stelle schleunigst besetzt werden, ist eine große Anzeige zu empfehlen, damit der Erfolg schneller erreicht wird.


Bei der Frage des Preises der Stellenanzeige müssen Sie die Wichtigkeit der Stellenbesetzung für Ihren Betrieb berücksichtigen.

Auch eine kleine Anzeige kann wirkungsvoll gestaltet werden. Wichtig ist hierbei insbesondere, dass sie gut lesbar ist.

Tipp des Praxishandbuchs der Teilzeitkräfte & Aushilfen:
  • Achten Sie auf eine ausreichend große Schrift. Die sollte mindestens eine 9-Punkt-Schrift sein.
  • Außerdem sollte die Anzeige durch Absätze mit genügend Zwischenraum strukturiert sein.
  • Wichtige Schlüsselwörter sollten durch eine größere Schrift oder durch Fettdruck hervorgehoben werden.

Daumen runter Beispiel für eine Anzeige, die sicherlich keinen großen Erfolg haben wird:

Anwaltskanzlei sucht tüchtige Schreibkraft

(idealerweise Rechtsanwaltsgehilfe/in) auf 400-€-Basis für 2 halbe Tage pro Woche. Gute EDV-Kenntnisse (Word, Excel) und Flexibilität werden vorausgesetzt. Senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen an Rechtsanwalt Walter Maier, Schellstraße 7, 47111 Weinsheim

Daumen hoch Beispiel für eine ansprechende und übersichtliche Anzeige:

Für meine Anwaltskanzlei in Weinsheim suchen wir eine

Schreibkraft (m/w)

nebenberuflich für 2 halbe Tage/Woche auf 400-€-Basis. Sie sollten gute EDV-Kenntnisse (Word, Excel) haben und flexibel sein.

Ihre schriftliche Bewerbung senden Sie bitte an
Rechtsanwalt Walter Maier
Schellstraße 8, 47111 Weinsheim, Tel....

Wenn die Anzeige groß genug ist, sollte auf jeden Fall Ihr Firmenlogo darin erscheinen.

Tipp des Praxishandbuchs der Teilzeitkräfte & Aushilfen: Das Geschlecht Ihres zukünftigen Mitarbeiters dürfen Sie nicht zur Bedingung machen. Stellenanzeigen müssen grundsätzlich geschlechtsneutral formuliert werden, sonst riskieren Sie Schadenersatzzahlungen an abgelehnte Bewerber.

Formulieren Sie deshalb so: „Reinigungskraft (m/w)“ oder „Krankenpfleger/in“.

Allerdings gibt es auch Fälle, in denen Sie nur einen Mann oder eine Frau ansprechen dürfen (z. B. bei einem Model für Herren- bzw. Damenbekleidung).

 

Weitere wichtige Informationen, die Sie gegebenenfalls übermitteln müssen


Bei Teilzeitkräften und Aushilfen sollten Sie Angaben zur Arbeitszeit machen, z. B. ob diese vormittags oder nachmittags oder an welchen Wochentagen sie eingesetzt werden soll. Im Übrigen gehören in eine Stellenanzeige für Teilzeitkräfte und Aushilfen die gleichen Angaben wie bei einer Vollzeitkraft, nämlich
  • wer Sie sind,
  • was Sie suchen,
  • was Sie bieten und
  • wie die Bewerber Sie erreichen.
Die Gewichtung dieser Informationen ist für Aushilfen und Teilzeitkräfte teilweise aber anders.

Tipp des Praxishandbuchs der Teilzeitkräfte & Aushilfen: Verwenden Sie nur bekannte Abkürzungen. Ansonsten machen Sie den Text unter Umständen schwer lesbar und vielleicht sogar unverständlich. Und: Verzichten Sie auf Fremdwörter.

Es ist auch günstig, den Grund der Stellenausschreibung anzugeben, z. B. „wegen Elternzeit der bisherigen Stelleninhaberin“. In diesem Fall ergibt sich hieraus bereits der Grund für eine Befristung der Stelle.

Wenn eine 400-€-Stelle ausgeschrieben werden soll, ist es besser, dies auch anzugeben. Dadurch vermeiden Sie das Entstehen von falschen Vorstellungen. Planen Sie, aus dieser Teilzeitstelle später eventuell eine Vollzeitstelle zu machen, sollten Sie das ebenfalls deutlich machen.

 
Tipps für Ihre Vorstellungsgespräche

In der Praxis werden nicht alle Stellenbewerber auch zum Vorstellungsgespräch geladen. Vielmehr wird zunächst eine Vorauswahl durchgeführt.

Bei dieser Vorauswahl ist darauf zu achten, ob der Bewerber
  • nach seiner Schilderung, den beigefügten Zeugnissen und sonstigen Unterlagen grundsätzlich geeignet ist,
  • die vorgesehene Arbeitszeiteinteilung oder besondere Wünsche akzeptiert,
  • mit seinen Gehaltsvorstellungen Ihren Plänen entspricht oder vielleicht sogar maßlos erscheint,
  • eventuell eine Arbeit der ausgeschriebenen Art bereits durchgeführt hat,
  • gute oder schlechte Zeugnisse und Beurteilungen vorlegt.

Natürlich kommt es auf die Zahl der als geeignet erscheinenden Bewerber an, wie viele Bewerber Sie zu einem Vorstellungsgespräch bitten. Die Auswahl sollte nicht zu klein sein. Sonst stehen Sie nach Durchführung der Bewerbungsgespräche möglicherweise ohne geeigneten Kandidaten da.

Es gibt sehr viele Fragen, die bei einem Vorstellungsgespräch allgemein als wichtig angesehen werden. Aus Platzgründen können hier nur einige besonders wichtig erscheinende Fragen angesprochen werden:
  • Warum hat sich der Bewerber gerade um diese Stelle beworben?
Ein Bewerber sollte hier vor allem zu erkennen geben, ob ihn die zu erledigende Arbeit interessiert oder nicht. Stellt er klar in den Vordergrund, dass er zurzeit jede Stelle annehmen würde, spricht das nicht gerade für ihn.
  • Was tut der Bewerber in seiner Freizeit?
Hier ist zu prüfen, ob sich der Bewerber etwa in anspruchsvollen Hobbys oder in Vereinen so stark engagiert, dass möglicherweise seine berufliche Tätigkeit nur "nebenher" ausgeübt wird. Bei gefährlichen Sportarten (z. B. Gleitschirmfliegen, Boxsport) kann mit erheblichen Verletzungen und Arbeitsausfällen gerechnet werden.
  • Hat der Bewerber Freunde, Bekannte oder Verwandte, die bei Ihnen arbeiten?
Bejaht dies der Bewerber, müsste er eigentlich einiges von Ihrem Unternehmen wissen. Hat er nämlich ernsthaftes Interesse an der Tätigkeit bei Ihnen, wird er sich erkundigt haben, welche Produkte gefertigt werden und so weiter.
  • Was tut der Bewerber zurzeit?
Hier ist zu beachten, dass Bewerber um Aushilfs- und Teilzeitstellen sich häufig gerade nicht in einem Vollzeitarbeitsverhältnis befinden. Sie sind beispielsweise Rentner, Studenten, Schüler, arbeitslos oder in der Elternzeit.
  • Handelt es sich bei dem Bewerber um einen Rentner, wird er ein Interesse daran haben, dass seine Rente durch den Verdienst aus der Aushilfs- oder Teilzeitbeschäftigung nicht geschmälert wird.

  • Handelt es sich bei dem Bewerber um einen Studenten, ist es in Ihrem Interesse, wenn sein Studium weiterhin im Vordergrund steht und er deshalb in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung versicherungsfrei ist.

  • Ist der Bewerber ein Schüler, ist zu beachten, dass Kinderarbeit verboten ist. Auch Jugendliche dürfen nur unter besonderen Voraussetzungen beschäftigt werden.

  • Die Beschäftigung eines Arbeitslosen ist nur möglich, wenn die Agentur für Arbeit benachrichtigt wird. Ansonsten machen Sie sich der Beschäftigung eines Schwarzarbeiters schuldig.

    Außerdem ist zu beachten, dass eine kurzfristige Beschäftigung für diesen Personenkreis nicht möglich ist. Sie gelten nämlich als berufsmäßig tätig.

    Im Übrigen ist hierbei eine Hinzuverdienstgrenze zu beachten, bei deren Überschreiten das Arbeitslosengeld gekürzt wird bzw. vollständig wegfällt.

    Besonders wichtig ist, dass die Beschäftigung unter 15 Wochenstunden liegen muss. Sonst ist der Mitarbeiter nämlich von Amts wegen nicht mehr „arbeitslos“.

  • Befindet sich der Bewerber in der Elternzeit, ist wichtig, wie lange die Elternzeit noch dauert. Außerdem ist zu beachten, dass jemand in dieser Zeit längstens 30 Wochenstunden arbeiten darf. Darüber hinaus braucht der Betroffene die Zustimmung des Arbeitgebers (hier also des Arbeitgebers, der die Elternzeit gewährt hat). Er kann die Zustimmung allerdings nur innerhalb von 4 Wochen nach einem entsprechenden Antrag des Elternzeiters aus dringenden betrieblichen Gründen schriftlich ablehnen.
  • Wann kann der Bewerber bei Ihnen anfangen?
Wenn es um eine reguläre Teilzeitbeschäftigung geht, spricht es nur für ein geringes Interesse des Bewerbers, wenn er beabsichtigt, vorher noch in Urlaub zu gehen. In Zusammenhang mit einer befristeten Aushilfsbeschäftigung ist vor allem wichtig, ob die terminlichen Vorstellungen zusammenpassen.
  • Wie sind die Gehaltsvorstellungen des Bewerbers?
Hier wird auch zur Sprache kommen, was der Bewerber bisher verdient hat. Wichtig ist natürlich ferner zu prüfen, ob der Bewerber realistische Vorstellungen hat.

Liegen derzeit oder haben früher bereits Lohnpfändungen gegen den Bewerber vorgelegen? Ist das der Fall deutet das darauf hin, dass der Bewerber sein Leben nicht ganz im Griff hat. Hier kann es aber auch Ausnahmen geben, zu denen der Bewerber Stellung nehmen sollte.

 
So schließen Sie den Arbeitsvertrag rechtssicher ab

Sie haben aus den Vorstellungsgesprächen einen Bewerber ausgewählt, der Ihnen geeignet erscheint. Damit ist aber längst noch nicht alles getan, damit die Arbeit tatsächlich aufgenommen werden kann.

Auf Sie kommt noch eine Menge weiterer Aufgaben zu: Viele Arbeitgeber fragen sich, ob es eigentlich erforderlich ist, mit einer Teilzeitkraft oder Aushilfe einen schriftlichen Arbeitsvertrag zu schließen.

Hierbei müssen Sie bedenken, dass Sie als Arbeitgeber aufgrund des Nachweisgesetzes ohnehin verpflichtet sind, spätestens einen Monat nach Beginn des Beschäftigungsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen. Die Niederschrift ist von Ihnen zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.

Tipp des Praxishandbuchs der Teilzeitkräfte & Aushilfen: Schließen Sie auf jeden Fall einen schriftlichen Arbeitsvertrag ab. So stehen die Rahmenbedingungen bereits zu Beginn der Beschäftigung eindeutig fest. Sie sparen sich durch klare und eindeutige Formulierungen später viel Ärger, möglicherweise auch Geld.

 

Vergessen Sie die Mitwirkung des Betriebsrats nicht


Wenn es in Ihrem Betrieb einen Betriebsrat gibt, müssen Sie ihn unbedingt vor der Umsetzung von Personalmaßnahmen informieren.

Tipp des Praxishandbuchs der Teilzeitkräfte & Aushilfen: Sprechen Sie mit Ihrem Betriebsrat für diese Fälle die Regularien ab. Vereinbaren Sie, welche Angaben Sie dem Betriebsrat geben müssen.

Zu beachten ist hierbei im Übrigen § 99 Abs. 1 des Betriebsverfassungsgesetzes, wonach eine Pflicht zur Unterrichtung des Betriebsrats nur in Unternehmen gilt, die in der Regel mehr als 20 wahlberechtigte Arbeitnehmer haben.

In diesem Zusammenhang müssen Sie beachten, dass der Betriebsrat von Ihnen verlangen kann, dass Sie ihm bei der Einstellung neuer Mitarbeiter die Bewerbungsunterlagen aller Interessenten vorlegen.

Wichtig: Der Betriebsrat kann in begründeten Fällen die Zustimmung zur Einstellung verweigern.

Aber: Die Verweigerung der Zustimmung muss innerhalb einer Woche, nachdem Sie den Betriebsrat über die geplante Einstellung unterrichtet haben, schriftlich und mit Angabe der Gründe erfolgen.

Legt der Betriebsrat seine ablehnende Stellungnahme fristgerecht vor, sollten Sie vorläufig von der geplanten Einstellung absehen. Prüfen Sie, ob es doch noch Möglichkeiten gibt, den Betriebsrat zu überzeugen. Gegebenenfalls sind Sie gezwungen, ganz auf die Einstellung zu verzichten.

Vor allem müssen Sie in entsprechenden Einzelfällen klären, ob der Betriebsrat darauf besteht, dass bestimmte Arbeitsplätze mit Arbeitnehmern aus dem Betrieb besetzt werden (Nachrücker).

Wenn keine Einigung mit dem Betriebsrat erzielt wird, können Sie die Zustimmung zur Einstellung durch eine Entscheidung des Arbeitsgerichts ersetzen lassen. Wenn allerdings sachliche Gründe vorliegen, die eine schnelle Einstellung notwendig machen, können Sie die Teilzeitkraft oder Aushilfe vorläufig auch ohne Zustimmung des Betriebsrats einstellen.

Wichtig: In diesem Fall müssen Sie Ihren Arbeitnehmer aber darüber informieren, dass das Risiko der Beendigung des Arbeitsverhältnisses besteht.

Denn der Betriebsrat kann beim Arbeitsgericht die Aufhebung der Einstellung beantragen, wenn Sie einen Mitarbeiter ohne Zustimmung des Betriebsrats einstellen oder an einer vorläufigen Einstellung festhalten.

Vorsicht! Sie riskieren hierbei, dass Zwangsgelder verhängt werden. Das Arbeitsgericht kann nämlich gegen Sie als Arbeitgeber pro Tag, an dem an der Einstellung festgehalten wird, ein Zwangsgeld von 250 € verhängen.

 
Was Ihnen Ihr neuer Mitarbeiter an Unterlagen vorlegen muss

Lohnsteuerkarte
 
 
nicht erforderlich bei Pauschalversteuerung
 
Kindergeld-bescheinigung  
 
   
 
Sozialversicherungs-ausweis
 
 
In besonderen Fällen muss der Sozialversicherungs-
ausweis mit einem Lichtbild des Arbeitnehmers versehen werden.
 
Aufenthaltserlaubnis und Arbeitserlaubnis sowie gültiger Pass oder Passersatz
 
 
 
bei ausländischen Arbeitnehmern
Für ausländische EU-Bürger reicht die Vorlage eines gültigen amtlichen Personalausweises.
 
Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
 
 
Grund: zuständige Krankenkasse erkennen

  • Achten Sie auf die Vorlage dieser Unterlagen!
 
Bei geringfügig Beschäftigten haben Sie die Wahl, ob Sie von Ihrem Arbeitnehmer die Steuerkarte verlangen oder stattdessen Pauschalsteuern zahlen.

 
Checkliste zur Einstellung neuer Teilzeitkräfte und Aushilfen

Sachverhalt ja nein
Ist ein schriftlicher Arbeitsvertrag mit dem Arbeitnehmer geschlossen worden?    
Wenn nicht: Sind die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich niedergelegt worden?    
Wurde der geringfügig Beschäftigte darauf hingewiesen, dass er die Stellung eines sozialversicherungspflichtig Beschäftigten erwerben kann?    
Wurde der Betriebsrat beteiligt?    
Hat der neue Mitarbeiter die Arbeitspapiere vorgelegt?    
Wurde die Lohnsteuerkarte übergeben?    
Ist Einsicht in die Krankenversichertenkarte genommen worden?    
Hat der neue Mitarbeiter seinen Sozialversicherungsausweis vorgelegt?    
Gehört der Mitarbeiter zu den Arbeitnehmern, die zur Mitführung des Sozialversicherungsausweises verpflichtet ist?    
Wurde geprüft, ob Versicherungspflicht zur Sozialversicherung vorliegt?    
Liegt eine geringfügig entlohnte Beschäftigung vor?    
Liegt eine kurzzeitige geringfügige Beschäftigung vor?    
Hat der neue Mitarbeiter die Erklärung zur Mehrfachbeschäftigung ausgefüllt und unterschrieben?    
Handelt es sich bei dem Mitarbeiter um einen Studenten?    
Ist der neue Mitarbeiter ein Schüler?    
Ist der neue Mitarbeiter ein Rentner?    
Handelt es sich bei dem Mitarbeiter um einen Arbeitslosen?    
Befindet sich der neue Mitarbeiter in Elternzeit?    
Handelt es sich um einen älteren Arbeitnehmer, der in einzelnen Sozialversicherungszweigen versicherungsfrei ist?    
Fällt der Mitarbeiter unter die Gleitzonenregelung?    
Wurde die Meldung zur Sozialversicherung erstattet?    
Ist der Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters eingerichtet worden?  
Wurde der Mitarbeiter über die Geheimhaltungsbestimmungen unterrichtet?    
Hat der Mitarbeiter die Datenschutz-Erklärung unterschrieben?    


Für diese(n) Seite/Auftritt wurden Bilder des Fotografen Kurhan aus der Bild-Datenbank Fotolia verwendet.

 

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