A–Z-Sortierung optimieren: So vermeiden Sie Fehler bei der alphabetischen Ordnung Ihrer Adressen
Während Ihnen der Computer das Sortieren weitgehend abnimmt, müssen Sie bei Karteikasten, Rolodex-Karten, Mappen und Ordnern selbst aktiv werden.
Dabei helfen Ihnen die offiziellen Regeln, wie sie in der DIN 5007 festgeschrieben sind.
Hier ein paar Praxisbeispiele aus simplify organisiert für knifflige Fälle bei der Adresssortierung:
Sind Anfangsbuchstaben identisch, entscheidet immer der 1. abweichende Buchstabe:
- Maarten, Hanna
- Marten, Heinz
- ...
- Müller, Peter
- Müller, Peter u. Katja
- Müller, Stefan
- Müllers Mühle
- Müllerstein, Anton
Verbindungen wie „&“ oder „und“ werden nicht berücksichtigt. Das 2. „M“ bei „M & M“ wird deshalb wie ein Folgebuchstabe behandelt:
- Mertens, Klaus
- M & M Werbeagentur
- Mohaupt, Konrad
- Müller, Katrin
- Müller u. Urban KG
- Müller, Xaver
Namensteile wie „von“ werden hinter den Vornamen gestellt, dann folgen ggf.
akademische Titel:
- Müller, Bernhard
- Müller, Claudia von, Dr.
- Müller, Martin
Um ein EDV-Adressprogramm nach diesem Muster sortieren zu lassen, müssen Sie z. B. Ihre Kundin
„Dr. Claudia von Müller“ als „Müller, Claudia von, Dr.“ erfassen bzw. bereits vorhandene Daten für die
Sortierung entsprechend aufbereiten.
Der 2. Teil eines Doppel-Nachnamens wird wie ein Vorname behandelt:
- Müller, Martin
- Müller-Petereit, Berta
- Müller, Xaver
Bei Gleichheit von Vor- und Nachnamen entscheidet zunächst der Wohnort (oder die
PLZ) und dann die Straße:
- Müller, Peter, 12345 Berlin, Hegelweg 9
- Müller, Peter, 12345 Berlin, Kantstraße 7
- Müller, Peter, 13456 Berlin, Abelmannstraße 16
Die Umlaute ä, ö, ü werden wie ae, oe, ue behandelt und eingereiht – ß wie ss:
- Müller, Anton
- Mueller, Heinz
- Müller, Urban
- Messner, Hans
- Meßner, Hans-Lothar
- Meßner, Lothar
- Messner, Wolf
Zahlen/Sonderzeichen: Nach DIN 5007 stehen Sonderzeichen am Anfang, gefolgt von
Buchstaben und Zahlen. Adressmanagement-Programme im Büro platzieren jedoch
meist auch die Zahlen vor die Buchstaben:
- +++Markt
- 1,2,3-Service
- Abelmann, Heinz
- Zeisig, Fred
simplify organisiert-Empfehlung: Sofern Sie keine amtlichen Werke erstellen müssen, halten Sie sich am besten an
die EDV-Namenssortierung – so sind dann Computerdaten und handschriftliche Listen gleich
aufgebaut.
Achtung: Reine Textprogramme sind meist nicht zum korrekten Sortieren von Adressen geeignet, da
sie meist ae, oe und ue vor a, o und u setzen.
simplify organisiert-Info:
Falls Sie noch tiefer in diese Materie einsteigen wollen, können Sie Details direkt in der DIN-Norm nachlesen. Für die
Sortierregeln gelten:
- DIN 5007-1 Ordnen von Schriftzeichenfolgen – Allgemeine Regeln für die Aufbereitung (ABC-Regeln)
- DIN 5007-2 Ordnen von Schriftzeichenfolgen – Ansetzungsregeln für die alphabetische Ordnung von Namen
In 48 deutschen Städten stehen DIN-Normen in Bibliotheken zur Verfügung – allerdings nur zur Einsicht. Kopieren
und Verleihen sind nicht erlaubt.
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