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Teilzeitkräfte: Das sollten Sie wissen, bevor Sie Überstunden und Mehrarbeit anordnen


Das sollten Sie wissen, bevor Sie Überstunden und Mehrarbeit anordnen
Gerade für Ihre Teilzeitkräfte und Aushilfen gelten Besonderheiten bei der Anordnung und Abrechnung von Überstunden und Mehrarbeit. In diesem Beitrag aus dem Praxishandbuch der Teilzeitkräfte & Aushilfen erfahren Sie, wie Sie rechtssichere Anordnungen treffen, Überstunden bezahlen und dabei Kosten vermeiden können.

Denken Sie an Alternativen zu Überstunden und Mehrarbeit

Überstunden fallen sicherlich auch in Ihrem Betrieb regelmäßig an. Der Hauptgrund liegt in dem immer größer werdenden Zeitdruck, der auf den Unternehmen lastet.

Sie sollten zunächst den genauen Unterschied zwischen Mehrarbeit und Überstunden kennen. Nur so können Sie erfolgreich und sicher Streitigkeiten für sich entscheiden.

Das bedeuten diese beiden Begriffe:

Überstunden Mehrarbeit
Unter Überstunden versteht man das
Überschreiten der individuellen regelmäßigen Arbeitszeit.
Mehrarbeit liegt vor, wenn Sie die gesetzliche
Arbeitszeit nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) überschreiten.


Falls Ihre Mitarbeiter häufiger länger arbeiten müssen, sollten Sie zunächst über 2 grundsätzlich andere Möglichkeiten nachdenken: Neueinstellungen und Leiharbeit. Alternativ dazu können Sie auch Arbeitszeitkonten einführen.

  Vorteile Nachteile
Überstunden und Mehrarbeit Flexibilität, keine neu
einzuarbeitenden Arbeitnehmer
das ArbZG muss eingehalten werden; unter Umständen drohen teure Zuschlagszahlungen; Unzufriedenheit Ihrer Arbeitnehmer
Neueinstellung dauerhafte Bindung an einen Arbeitnehmer Vergrößerung des Personalstamms mit den damit verbundenen Kosten; Probleme bei der Auflösung von Arbeitsverhältnissen
Leiharbeit sehr große Flexibilität teuer; Leiharbeiter müssen erst angelernt werden

In der Praxis sind Sie häufig auf Überstunden und Mehrarbeit Ihrer Arbeitnehmer angewiesen.


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Wann Ihre Teilzeitkräfte zur Leistung von Überstunden verpflichtet sind

Falls Sie nun Ihr Arbeitsvolumen mithilfe von Überstunden bewältigen wollen oder müssen, sollten Sie die wichtigsten arbeitsrechtlichen Regeln zu diesem Bereich kennen.

Grundsatz: Keiner Ihrer Mitarbeiter muss Überstunden leisten. Das gilt auch für Ihre
Teilzeitkräfte und Aushilfen.


Praxishandbuch der Teilzeitkräfte & Aushilfen-Beispiel:
Sie haben sich mit einer Ihrer Aushilfen auf eine wöchentliche Arbeitszeit von 10 Stunden geeinigt. Die Aushilfe ist nun lediglich zur Ableistung dieser 10 Stunden verpflichtet. Sie muss keine einzige Überstunde machen.

Von diesem Grundsatz gibt es jedoch wichtige Ausnahmen:

1. Ausnahme: Notfälle 2. Ausnahme: Einzelvereinbarung 3. Ausnahme: Vereinbarungen in Verträgen
In Notfällen dürfen Sie über die vertragliche Vereinbarung hinausgehende Überstunden anordnen.
Dieses Recht haben Sie aber nur
  • bei drohenden Gefahren für Ihren Betrieb oder
  • aufgrund unvorhersehbarer äußerer Ereignisse.
Diese Ausnahme kommt in der Praxis nur sehr selten vor.
Sie können jederzeit mit Ihren Mitarbeitern eine Vereinbarung zur Ableistung von Überstunden treffen. Das kann auch eine mündliche Vereinbarung sein. Wichtig ist aber, dass Ihr Mitarbeiter mit den Überstunden einverstanden sein muss.
Und: Achten Sie auf entgegenstehende Regelungen in Gesetzen, Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen. Die gehen in der Regel einer Einzelvereinbarung vor.
Ihr Recht, Überstunden oder Mehrarbeit anordnen zu dürfen, kann sich auch aus
  • dem Arbeitsvertrag,
  • dem Tarifvertrag oder
  • Betriebsvereinbarungen
ergeben.

Betriebsvereinbarungen sind Absprachen zwischen Ihnen und Ihrem Betriebsrat.
Beispiel: Naturkatastrophen und Brände

Kein unvorhersehbares äußeres Ereignis ist es beispielsweise, wenn dringend ein LKW entladen werden muss, der erst nach Arbeitsschluss verspätet ankommt. Gleiches gilt, wenn ein Auftrag noch unbedingt abgearbeitet werden soll.
Beispiel:

Sie möchten heute 2 Stunden länger arbeiten lassen. Ihre Mitarbeiter sind dazu bereit. In diesem Fall haben Sie eine Einzelvereinbarung geschlossen.

Falls Sie einen Betriebsrat haben, muss dieser nach § 87 Abs. 1 Nr. 3 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) vorher zustimmen.
Beispiel:

Im Arbeitsvertrag oder einem Tarifvertrag befindet sich folgende Formulierung:

„Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, auch über die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten hinaus auf Anordnung Überstunden zu leisten.“

Sie dürfen also in vielen Fällen Überstunden anordnen.


Tipp des Praxishandbuch der Teilzeitkräfte & Aushilfen:
Fehlt in Ihren Arbeitsverträgen die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden, versuchen Sie, die Verträge einvernehmlich oder durch eine Änderungskündigung zu ergänzen oder zu ändern. Letzteres ist jedenfalls dann möglich, wenn Ihre Arbeitnehmer keinen Kündigungsschutz haben.

Anhand der 3. Ausnahme wird für Sie zudem deutlich, wie wichtig Tarifverträge für Sie auch an dieser Stelle sind. Prüfen Sie mit der folgenden Checkliste, ob ein Tarifvertrag auf Ihren Betrieb Anwendung findet. Denn daraus kann sich für Sie ein Recht zur Anordnung von Überstunden ergeben.


Checkliste zu Tarifverträgen

Voraussetzungen ja nein
Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind tarifgebunden, es besteht also eine Mitgliedschaft im entsprechenden Arbeitgeberverband und in der Gewerkschaft.
Die Gestaltung eines Tarifvertrags wurde arbeitsvertraglich vereinbart.
Es wurde ein Firmentarifvertrag geschlossen.
Ein Tarifvertrag wurde für allgemein verbindlich erklärt. Eine Liste sämtlicher allgemein verbindlicher Tarifverträge finden Sie unter www.bmas.de. Geben Sie dort in die Suchmaske „allgemein verbindliche Tarifverträge“ ein.

Wenn Sie eine dieser Fragen mit „ja“ beantwortet haben, findet ein Tarifvertrag Anwendung. Prüfen Sie dann im entsprechenden Tarifvertrag, ob sich dort Regelungen zu Überstunden finden.


Beachten Sie das Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

Beachten Sie aber bei der Anwendung von Überstunden und Mehrarbeit stets die Vorgaben des ArbZG. Den Wortlaut des ArbZG können Sie hier nachlesen.

Übersicht der wichtigsten Regelungen des ArbZG:

Grundsatz Sie dürfen Ihre Arbeitnehmer nach §3 ArbZG nicht länger als 8 Stunden pro Tag beschäftigen.

Ausnahmen   Sie können die tägliche Arbeitszeit auf bis zu 10 Stunden verlängern, wenn Sie den 8‐Stunden‐Tag innerhalb von 6 Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen durchschnittlich wieder einhalten.

Achtung: Von diesen gesetzlichen Regelungen dürfen Sie nicht ohne Weiteres abweichen!

Sie können also Mehrarbeit in einem wesentlich geringeren Umfang als Überstunden anordnen.

Ihre Anordnung der Überstunden

Sie müssen die Überstunden auch noch rechtssicher anordnen. Am einfachsten ist es, wenn Sie Ihre Mitarbeiter direkt mündlich informieren. Ein Aushang am Schwarzen Brett hat den Nachteil, dass vielleicht nicht alle Arbeitnehmer die Mitteilung lesen.

Sie können auch eine Mitteilung per E-Mail verfassen. Dann müssen aber auch sämtliche Ihrer Mitarbeiter, die Überstunden leisten sollen, an einem PC-Arbeitsplatz sitzen.

Formulierungsbeispiel: Ich ordne für die nächste Woche wegen eines zusätzlichen Auftrags pro Tag 2 Überstunden im Anschluss an die betriebliche Arbeitszeit an.

Ankündigungsfrist

Grundsätzlich halten Sie eine Ankündigungsfrist von mindestens 4 Tagen ein. Für den laufenden Arbeitstag dürfen Sie Überstunden nur anordnen, wenn Ihre betrieblichen Interessen deutlich gegenüber den privaten Interessen Ihrer Mitarbeiter überwiegen.

Abrufarbeit Ihrer Teilzeitkräfte und Aushilfen

Auch Ihre Arbeitskräfte, die einen Abrufarbeitsvertrag haben, können Sie zu Überstunden heranziehen. Bei der Abrufarbeit nach § 12 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) erbringt Ihre Teilzeitkraft ihre Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall.

Die Flexibilität besteht für Sie also in der Verteilung der Arbeit, nicht aber im Umfang der Arbeitszeit. Insoweit müssen Sie im Hinblick auf Überstunden nur die allgemein auftretenden Besonderheiten beachten. Eine Anordnung von Überstunden ist auch hier nur möglich, wenn eine der 3 oben beschriebenen Ausnahmen vorliegt.


So reagieren Sie bei einer Leistungsverweigerung

Sie haben rechtmäßig Überstunden angeordnet. Trotzdem passiert es immer wieder, dass einzelne Arbeitnehmer Ihrer Anordnung keine Folge leisten. Sie erscheinen nicht zur Arbeit oder gehen zu früh nach Hause.

Abmahnung und Kündigung

In diesem Fall erteilen Sie zunächst Abmahnungen und im Regelfall spätestens im 3. Wiederholungsfall eine Kündigung.

Formulierungsbeispiel für eine Abmahnung:

Sehr geehrter Herr Hansen,
am 22.2. hatte ich die Leistung von 2 Überstunden in der Zeit von 17 bis 19 Uhr angeordnet. Sie waren dazu laut Ihres Arbeitsvertrags auch verpflichtet. Trotzdem haben Sie Ihren Arbeitsplatz um 17 Uhr verlassen. Sie hätten jedoch bis 19 Uhr weiterarbeiten müssen.

Ich mahne Sie deshalb ab. Im Wiederholungsfall müssen Sie mit weiteren arbeitsrechtlichen Konsequenzen, auch mit einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses, rechnen. Ich erwarte künftig von Ihnen, dass Sie meine Anweisungen befolgen und angeordnete Überstunden leisten.

23.2., E. Löser, Geschäftsführerin



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Wann Sie auch Ihren Teilzeitkräften Zuschläge zahlen

Wenn Ihre Arbeitnehmer Überstunden gemacht haben, unterscheiden Sie bei der Vergütung zunächst die Bezahlung von
  • Überstundenentgelt und
  • Überstundenzuschlägen.


Zuschläge

Zuschläge auf die Überstunden zahlen Sie nur dann, wenn Ihre Teilzeitkraft darauf einen Anspruch hat. Solche Ansprüche können sich wiederum aus dem Arbeitsvertrag, aus Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen ergeben.

Beispiel: Nach dem Arbeitsvertrag steht Ihrer Aushilfe bei Überstunden ein Zuschlag von 10 % zu. Sie verdient pro Stunde 8 €. Eine Überstunde ist dann also von Ihnen mit einem Zuschlag von 0,80 € zu bezahlen.

Wichtig: Ohne eine Vereinbarung müssen Sie keine Zuschläge zahlen!

Überstundenbezahlung

Stets zahlen Sie nur die von Ihnen
  • angeordneten oder
  • geduldeten Überstunden.
Arbeiten Ihre Beschäftigten einfach ohne Ihre Zustimmung länger und machen damit Überstunden, zahlen Sie nichts.

Achtung: Haben Sie Kenntnis von den Überstunden, auch durch eine betriebliche Arbeitszeiterfassung, dulden Sie die Überstunden und müssen zahlen. Schieben Sie deshalb den Fällen der eigenmächtigen Arbeitsverlängerungen einen Riegel vor und teilen Sie das Ihren Arbeitnehmern mit.

Formulierungsbeispiel:Ich weise darauf hin, dass nur für ausdrücklich angeordnete Überstunden oder Mehrarbeit ein Anspruch auf Vergütung besteht.


Die Höhe der Vergütung

Falls Sie Überstunden vergüten müssen, stellt sich noch die Frage, in welcher Höhe Sie diese bezahlen. Existiert keine Regelung, nehmen Sie einfach den Stundenlohn oder den Durchschnittsstundensatz.

Beispiel: Ihre Aushilfe erhält 10 € pro Stunde. Für jede Überstunde zahlen Sie ihr auch diese 10 €. Falls Sie ein Monatsgehalt vereinbart haben, errechnen Sie den Durchschnittsstundensatz.

Beispiel: Eine Ihrer Teilzeitkräfte erhält bei einer 15-Stunden-Woche 600 €. Ein Monat besteht aus 4,33 Wochen. Sie bekommt pro Woche also 138,57 €, das sind pro Stunde 9,24 € (600 € : 4,33 Wochen : 15 Stunden). Für jede Überstunde zahlen Sie also 9,24 €.


Leitende Angestellte

Bei Ihren leitenden Angestellten und anderen Arbeitnehmern mit einem besonders hohen Verdienst gilt jedoch etwas anderes. Sie können davon ausgehen, dass üblicherweise mit dem vereinbarten Arbeitsentgelt auch Überstunden abgegolten sind. Am sichersten ist es natürlich, wenn Sie einen entsprechenden Passus im Arbeitsvertrag vereinbaren. Häufig werden jedoch leitende Angestellte ohnehin nicht als Teilzeitkräfte bei Ihnen beschäftigt sein.


Freizeitgewährung

Für angefallene Überstunden können Sie nur dann Freizeit gewähren, wenn Sie eine entsprechende Vereinbarung getroffen haben oder sich ein Anspruch darauf aus Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen ergibt. Andernfalls bleibt Ihnen nur die Auszahlung.


Checkliste: Das sollten Sie prüfen, wenn Sie Überstunden bezahlen müssen:

Ich habe geprüft, ob … ja nein
… die angeblich zu bezahlenden Überstunden angeordnet oder geduldet wurden
… die Überstundenvergütung richtig berechnet wurde
… ich verpflichtet bin, Überstundenzuschläge zu zahlen.
… eine Bezahlung überhaupt erforderlich ist oder ob die Überstunden durch eine Vereinbarung bereits mit dem Gehalt abgegolten sind (z. B. bei leitenden Angestellten)
… die Arbeitsverträge dahingehend geändert und verbessert werden sollten

Falls Sie eine Frage mit „nein“ beantwortet haben, sollten Sie sich zu diesem Punkt besser nochmals informieren.


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Führen Sie gleitende Arbeitszeit und Zeitkonten ein

Nahezu 50 % der deutschen Unternehmen nutzen Gleitzeitmodelle. Wesentliches Merkmal ist die Flexbilisierungsoption Ihres Arbeitnehmers.

Er kann im Rahmen betrieblich vereinbarter Regelungen Beginn und Ende seiner täglichen Arbeitszeit individuell variieren. Und Sie können davon profitieren, wenn Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeit dem Arbeitsanfall anpassen. Dadurch können Sie Überstunden einsparen.


So geht’s

Sie vereinbaren einen Zeitrahmen, in dem die Arbeit geleistet werden muss. Der Arbeitnehmer kann unter Beachtung der Kernzeiten seine Arbeitszeit frei wählen. Dabei ist die Gesamtarbeitszeit für Ihren Arbeitnehmer nicht variabel gestaltbar, sondern von Ihnen festgelegt.

Beispiel: Sie beschließen die Einführung der Gleitzeit. Ausgehend von einer 30-Stunden- Woche und der Vorgabe von Kernzeiten jeweils zwischen 10 und 14 Uhr können nun Ihre Teilzeitkräfte die Lage ihrer Arbeitszeit individuell festlegen. Überstunden können damit vermieden werden.


Arbeitszeitkonten

Ein weiteres interessantes Modell zur Überstunden- und damit Kostensenkung ist für Sie die Einführung von Arbeitszeitkonten. Durch die Einführung dieser Zeitkonten können Sie auch bei Ihren Teilzeitkräften und Aushilfen die Arbeit flexibel gestalten: Überstunden werden zu einem Guthaben angesammelt. Das wird in der Regel „abgefeiert“, oder Sie zahlen es aus. Auch die Kombination von Kurz- und Langzeitkonten ist möglich.

Kurzzeitkonten

Ihre Mitarbeiter führen persönliche Zeitkonten, auf denen Abweichungen zwischen planmäßiger und tatsächlicher wöchentlicher oder monatlicher Arbeitszeit saldiert werden. Bei höherem Arbeitsaufkommen leisten die Arbeitnehmer Mehrarbeit und „feiern“ diese in ruhigen Phasen ab.

Praxishandbuch der Teilzeitkräfte & Aushilfen-Tipp: Führen Sie ein so genanntes „Ampel-Konto“ ein:
 
Grüne Phase Gelbe Phase Rote Phase
Der Mitarbeiter kann innerhalb der vorgegebenen Bandbreite die Arbeitszeit selbst steuern. In dieser Phase steht das Zeitsaldo kurz davor, den zuvor vereinbarten Wert zu über- oder zu unterschreiten. Gemeinsam mit Ihrem Mitarbeiter müssen Sie versuchen, Abhilfe zu schaffen. Das Zeitsaldo ist über‐ oder unterschritten. Sie müssen nunmehr als Führungskraft die Steuerung übernehmen.

Eine Musterformulierung für ein Arbeitszeitkonto finden Sie am Ende des Beitrags.

Langzeitkonten

Hierbei vereinbaren Sie die Arbeitszeit nicht für eine Woche oder einen Monat, sondern für ein ganzes Jahr oder sogar noch längere Zeiträume. Das Zeitkonto wird entweder zum Ende einer im Voraus bestimmten Periode, bei Erreichen eines bestimmten Saldos oder fortlaufend abgerechnet.

Dabei können die angesparten Zeitguthaben Ihrer Mitarbeiter so groß werden, dass sie einer Freistellung von mehreren Monaten oder sogar Jahren entsprechen. Es ist daher für Sie gesetzlich vorgeschrieben, die angesparten Guthaben abzusichern – vor allem gegen eine Insolvenz.

Bei der Einführung von Langzeitkonten sollten Sie jedoch wegen der unter Umständen sehr großen finanziellen Auswirkungen weiteren Rechtsrat einholen.

So führen Sie Arbeitszeitkonten zur Vermeidung von Überstunden in Ihrem Betrieb ein:

Wägen Sie ab, ob Sie grundsätzlich für sämtliche Ihre Arbeitnehmer Zeitkonten einführen wollen, und führen Sie eine erste Grobplanung durch. Ermitteln Sie, wie viel Überstunden so vermieden werden.
Prüfen Sie, welche rechtlichen Vorgaben Sie zu beachten haben, insbesondere aus Gesetzen (ArbZG), Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen und Arbeitsverträgen.
Entwickeln Sie mit Ihren Führungskräften eine erste Detailplanung und beziehen Sie Ihren Betriebsrat ein.
Stellen Sie das fertige Modell den Mitarbeiter vor.
Holen Sie sich gegebenenfalls die Genehmigung der Aufsichtsbehörden ein (z. B. für Sonntagsarbeit).
Setzen Sie das Modell um. Verhandeln Sie mit den Arbeitnehmern, die mit den Änderungen nicht einverstanden sind. Sprechen Sie gegebenenfalls Weisungen oder Änderungskündigungen aus.


So umgehen Sie die 400-€-Grenze

Durch die Einführung von Arbeitszeitkonten können Sie auch die 400-€-Grenze geschickt umgehen. In einem Monat arbeiten Ihre Aushilfen länger, und im nächsten Monat wird Arbeitszeit eingespart. Sie zahlen aber stets nur maximal 400 €. Über- oder Unterschreitungen wirken sich nur im Zeitkonto aus.

Es lauern aber auch Gefahren.

Beispiel: Sie beschäftigen eine 400-€-Kraft, die ständig Überstunden macht. Das vereinbarte Arbeitszeitkonto wird regelmäßig durch eine Bezahlung „geleert“ und nicht „abgefeiert“. Durch die zusätzlichen Zahlungen kann schnell die 400-€-Grenze überschritten werden. In keinem Fall darf Ihre Aushilfe aber mehr als durchschnittlich 400 € pro Monat verdienen.


Und generell gilt: Vergessen Sie nicht, Überstundenzuschläge abzurechnen, wenn diese Ihren Aushilfen zustehen.

Die so genannte Phantomlohn-Falle gibt es hier noch immer. Falls Sie zur Zahlung verpflichtet sind, werden die Zuschläge im Fall einer Betriebsprüfung fiktiv zu Ihrem gezahlten Entgelt hinzugerechnet. Durch die Berücksichtigung kann es daher
  • bei Ihren Teilzeitkräften zu einer Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze von 400 € kommen und deshalb
  • eine Versicherungspflicht eintreten, was wiederum
  • zu erheblichen Beitragsnachzahlungen führen kann.

Musterformulierung für ein Arbeitszeitkonto

So können Sie ein Arbeitszeitkonto im Arbeitsvertrag vereinbaren. Beachten Sie aber vorrangige Regelungen in Tarifverträgen. Ob ein Tarifvertrag in Ihrem Betrieb Anwendung findet, können Sie anhand der Checkliste zu Tarifverträgen prüfen.

Folgende Musterformulierung aus dem Praxishandbuch der Teilzeitkräfte & Aushilfen können Sie im Arbeitsvertrag aufnehmen:

Die regelmäßige Arbeitszeit beträgt 20 Stunden pro Woche. Der Arbeitgeber ist berechtigt, diese regelmäßige Arbeitszeit in einer Spannbreite von 15 bis 35 Stunden pro Woche mit einer Ankündigungszeit von 4 Tagen zu verteilen. Es wird ein Arbeitszeitkonto geführt, das ein Guthaben von bis zu 50 Stunden und ein Minussaldo von bis zu 20 Stunden aufweisen kann. Jeweils zum 31.12. eines Jahres wird das Arbeitszeitkonto ausgeglichen.

Weist das Konto am Ende des Jahres ein Guthaben aus, werden die Stunden ohne Mehrarbeitszuschläge ausgezahlt. Minusstunden wer den auf das nächste Kalenderjahr übertragen und sind in diesem Jahr auszugleichen. Die Entgeltabrechnung erfolgt auf Basis der regelmäßigen betrieblichen Arbeitszeit von 20 Stunden je Woche.

In das Arbeitszeitkonto fließen lediglich die tatsächlich geleisteten Stunden ein. Urlaubs-, krankheitsbedingte und sonstige Fehltage wirken sich nicht auf das Arbeitszeitkonto aus.

Scheidet der Arbeitnehmer aus dem Betrieb aus und weist das Arbeitszeitkonto ein Guthaben aus, ist dieses Guthaben ohne Mehrarbeitszuschläge auszuzahlen. Scheidet der Arbeitnehmer aus dem Betrieb aus und weist das Arbeitszeitkonto einen Minussaldo aus, verfällt dieser zulasten des Arbeitgebers.


Für diese(n) Seite/Auftritt wurden Bilder des Fotografen javarman aus der Bild-Datenbank Fotolia verwendet.

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