Teilzeitkräfte: Das sollten Sie wissen, bevor Sie Überstunden und Mehrarbeit anordnen

Denken Sie an Alternativen zu Überstunden und Mehrarbeit

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Wann Ihre Teilzeitkräfte zur Leistung von Überstunden verpflichtet sind

Beachten Sie das Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

Ihre Anordnung der Überstunden

Sie müssen die Überstunden auch noch rechtssicher anordnen. Am einfachsten ist es, wenn Sie Ihre Mitarbeiter direkt mündlich informieren. Ein Aushang am Schwarzen Brett hat den Nachteil, dass vielleicht nicht alle Arbeitnehmer die Mitteilung lesen.

Sie können auch eine Mitteilung per E-Mail verfassen. Dann müssen aber auch sämtliche Ihrer Mitarbeiter, die Überstunden leisten sollen, an einem PC-Arbeitsplatz sitzen.

Formulierungsbeispiel: Ich ordne für die nächste Woche wegen eines zusätzlichen Auftrags pro Tag 2 Überstunden im Anschluss an die betriebliche Arbeitszeit an.

Ankündigungsfrist

Grundsätzlich halten Sie eine Ankündigungsfrist von mindestens 4 Tagen ein. Für den laufenden Arbeitstag dürfen Sie Überstunden nur anordnen, wenn Ihre betrieblichen Interessen deutlich gegenüber den privaten Interessen Ihrer Mitarbeiter überwiegen.

Abrufarbeit Ihrer Teilzeitkräfte und Aushilfen

Auch Ihre Arbeitskräfte, die einen Abrufarbeitsvertrag haben, können Sie zu Überstunden heranziehen. Bei der Abrufarbeit nach § 12 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) erbringt Ihre Teilzeitkraft ihre Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall.

Die Flexibilität besteht für Sie also in der Verteilung der Arbeit, nicht aber im Umfang der Arbeitszeit. Insoweit müssen Sie im Hinblick auf Überstunden nur die allgemein auftretenden Besonderheiten beachten. Eine Anordnung von Überstunden ist auch hier nur möglich, wenn eine der 3 oben beschriebenen Ausnahmen vorliegt.

So reagieren Sie bei einer Leistungsverweigerung

Abmahnung und Kündigung

In diesem Fall erteilen Sie zunächst Abmahnungen und im Regelfall spätestens im 3. Wiederholungsfall eine Kündigung.

Formulierungsbeispiel für eine Abmahnung:

Sehr geehrter Herr Hansen,
am 22.4. hatte ich die Leistung von 2 Überstunden in der Zeit von 17 bis 19 Uhr angeordnet. Sie waren dazu laut Ihres Arbeitsvertrags auch verpflichtet. Trotzdem haben Sie Ihren Arbeitsplatz um 17 Uhr verlassen. Sie hätten jedoch bis 19 Uhr weiterarbeiten müssen.

Ich mahne Sie deshalb ab. Im Wiederholungsfall müssen Sie mit weiteren arbeitsrechtlichen Konsequenzen, auch mit einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses, rechnen. Ich erwarte künftig von Ihnen, dass Sie meine Anweisungen befolgen und angeordnete Überstunden leisten.

23.4., E. Löser, Geschäftsführerin

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Wann Sie auch Ihren Teilzeitkräften Zuschläge zahlen

• Überstundenentgelt und
• Überstundenzuschlägen.
  

Zuschläge

Zuschläge auf die Überstunden zahlen Sie nur dann, wenn Ihre Teilzeitkraft darauf einen Anspruch hat. Solche Ansprüche können sich wiederum aus dem Arbeitsvertrag, aus Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen ergeben.

Beispiel: Nach dem Arbeitsvertrag steht Ihrer Aushilfe bei Überstunden ein Zuschlag von 10 % zu. Sie verdient pro Stunde 8 €. Eine Überstunde ist dann also von Ihnen mit einem Zuschlag von 0,80 € zu bezahlen.

Wichtig: Ohne eine Vereinbarung müssen Sie keine Zuschläge zahlen!

Überstundenbezahlung

Stets zahlen Sie nur die von Ihnen

• angeordneten oder
• geduldeten Überstunden.

Arbeiten Ihre Beschäftigten einfach ohne Ihre Zustimmung länger und machen damit Überstunden, zahlen Sie nichts.

Achtung: Haben Sie Kenntnis von den Überstunden, auch durch eine betriebliche Arbeitszeiterfassung, dulden Sie die Überstunden und müssen zahlen. Schieben Sie deshalb den Fällen der eigenmächtigen Arbeitsverlängerungen einen Riegel vor und teilen Sie das Ihren Arbeitnehmern mit.

Formulierungsbeispiel: „Ich weise darauf hin, dass nur für ausdrücklich angeordnete Überstunden oder Mehrarbeit ein Anspruch auf Vergütung besteht.“

Die Höhe der Vergütung

Falls Sie Überstunden vergüten müssen, stellt sich noch die Frage, in welcher Höhe Sie diese bezahlen. Existiert keine Regelung, nehmen Sie einfach den Stundenlohn oder den Durchschnittsstundensatz.

Beispiel: Ihre Aushilfe erhält 10 € pro Stunde. Für jede Überstunde zahlen Sie ihr auch diese 10 €. Falls Sie ein Monatsgehalt vereinbart haben, errechnen Sie den Durchschnittsstundensatz.

Beispiel: Eine Ihrer Teilzeitkräfte erhält bei einer 15-Stunden-Woche 600 €. Ein Monat besteht aus 4,33 Wochen. Sie bekommt pro Woche also 138,57 €, das sind pro Stunde 9,24 € (600 € : 4,33 Wochen : 15 Stunden). Für jede Überstunde zahlen Sie also 9,24 €.

Leitende Angestellte

Bei Ihren leitenden Angestellten und anderen Arbeitnehmern mit einem besonders hohen Verdienst gilt jedoch etwas anderes. Sie können davon ausgehen, dass üblicherweise mit dem vereinbarten Arbeitsentgelt auch Überstunden abgegolten sind. Am sichersten ist es natürlich, wenn Sie einen entsprechenden Passus im Arbeitsvertrag vereinbaren. Häufig werden jedoch leitende Angestellte ohnehin nicht als Teilzeitkräfte bei Ihnen beschäftigt sein.

Freizeitgewährung

Für angefallene Überstunden können Sie nur dann Freizeit gewähren, wenn Sie eine entsprechende Vereinbarung getroffen haben oder sich ein Anspruch darauf aus Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen ergibt. Andernfalls bleibt Ihnen nur die Auszahlung.


Checkliste: Das sollten Sie prüfen, wenn Sie Überstunden bezahlen müssen:

Ich habe geprüft, ob …	ja	nein
… die angeblich zu bezahlenden Überstunden angeordnet oder geduldet wurden
… die Überstundenvergütung richtig berechnet wurde
… ich verpflichtet bin, Überstundenzuschläge zu zahlen.
… eine Bezahlung überhaupt erforderlich ist oder ob die Überstunden durch eine Vereinbarung bereits mit dem Gehalt abgegolten sind (z. B. bei leitenden Angestellten)
… die Arbeitsverträge dahingehend geändert und verbessert werden sollten

Falls Sie eine Frage mit „nein“ beantwortet haben, sollten Sie sich zu diesem Punkt besser nochmals informieren.

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Führen Sie gleitende Arbeitszeit und Zeitkonten ein

So geht’s

Sie vereinbaren einen Zeitrahmen, in dem die Arbeit geleistet werden muss. Der Arbeitnehmer kann unter Beachtung der Kernzeiten seine Arbeitszeit frei wählen. Dabei ist die Gesamtarbeitszeit für Ihren Arbeitnehmer nicht variabel gestaltbar, sondern von Ihnen festgelegt.

Beispiel: Sie beschließen die Einführung der Gleitzeit. Ausgehend von einer 30-Stunden- Woche und der Vorgabe von Kernzeiten jeweils zwischen 10 und 14 Uhr können nun Ihre Teilzeitkräfte die Lage ihrer Arbeitszeit individuell festlegen. Überstunden können damit vermieden werden.

Arbeitszeitkonten

Ein weiteres interessantes Modell zur Überstunden- und damit Kostensenkung ist für Sie die Einführung von Arbeitszeitkonten. Durch die Einführung dieser Zeitkonten können Sie auch bei Ihren Teilzeitkräften und Aushilfen die Arbeit flexibel gestalten: Überstunden werden zu einem Guthaben angesammelt. Das wird in der Regel „abgefeiert“, oder Sie zahlen es aus. Auch die Kombination von Kurz- und Langzeitkonten ist möglich.

Kurzzeitkonten

Ihre Mitarbeiter führen persönliche Zeitkonten, auf denen Abweichungen zwischen planmäßiger und tatsächlicher wöchentlicher oder monatlicher Arbeitszeit saldiert werden. Bei höherem Arbeitsaufkommen leisten die Arbeitnehmer Mehrarbeit und „feiern“ diese in ruhigen Phasen ab.

Praxishandbuch der Teilzeitkräfte & Aushilfen-Tipp: Führen Sie ein so genanntes „Ampel-Konto“ ein:
Grüne Phase	Gelbe Phase	Rote Phase
Der Mitarbeiter kann innerhalb der vorgegebenen Bandbreite die Arbeitszeit selbst steuern.	In dieser Phase steht das Zeitsaldo kurz davor, den zuvor vereinbarten Wert zu über- oder zu unterschreiten. Gemeinsam mit Ihrem Mitarbeiter müssen Sie versuchen, Abhilfe zu schaffen.	Das Zeitsaldo ist über‐ oder unterschritten. Sie müssen nunmehr als Führungskraft die Steuerung übernehmen.

Langzeitkonten

Hierbei vereinbaren Sie die Arbeitszeit nicht für eine Woche oder einen Monat, sondern für ein ganzes Jahr oder sogar noch längere Zeiträume. Das Zeitkonto wird entweder zum Ende einer im Voraus bestimmten Periode, bei Erreichen eines bestimmten Saldos oder fortlaufend abgerechnet.

Dabei können die angesparten Zeitguthaben Ihrer Mitarbeiter so groß werden, dass sie einer Freistellung von mehreren Monaten oder sogar Jahren entsprechen. Es ist daher für Sie gesetzlich vorgeschrieben, die angesparten Guthaben abzusichern – vor allem gegen eine Insolvenz.

Bei der Einführung von Langzeitkonten sollten Sie jedoch wegen der unter Umständen sehr großen finanziellen Auswirkungen weiteren Rechtsrat einholen.

So führen Sie Arbeitszeitkonten zur Vermeidung von Überstunden in Ihrem Betrieb ein:

Wägen Sie ab, ob Sie grundsätzlich für sämtliche Ihre Arbeitnehmer Zeitkonten einführen wollen, und führen Sie eine erste Grobplanung durch. Ermitteln Sie, wie viel Überstunden so vermieden werden.

Prüfen Sie, welche rechtlichen Vorgaben Sie zu beachten haben, insbesondere aus Gesetzen (ArbZG), Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen und Arbeitsverträgen.

Entwickeln Sie mit Ihren Führungskräften eine erste Detailplanung und beziehen Sie Ihren Betriebsrat ein.

Stellen Sie das fertige Modell den Mitarbeiter vor.

Holen Sie sich gegebenenfalls die Genehmigung der Aufsichtsbehörden ein (z. B. für Sonntagsarbeit).

Setzen Sie das Modell um. Verhandeln Sie mit den Arbeitnehmern, die mit den Änderungen nicht einverstanden sind. Sprechen Sie gegebenenfalls Weisungen oder Änderungskündigungen aus.

So umgehen Sie die 400-€-Grenze

• bei Ihren Teilzeitkräften zu einer Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze von 400 € kommen und deshalb
• eine Versicherungspflicht eintreten, was wiederum
• zu erheblichen Beitragsnachzahlungen führen kann.

Musterformulierung für ein Arbeitszeitkonto

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