BWL-Wissen für Sekretärinnen
Die Ansprüche an Sekretärinnen von heute werden immer höher. Außer Office-Knowhow wird auch noch weiteres Fachwissen von Ihnen verlangt. Damit auch Sie immer auf dem neuesten Stand sind, finden Sie in diesem Beitrag aus Assistenz & Sekretariat inside wichtige BWL-Begriffe für Sie erklärt:
Übersicht:
Was ist eine Namensaktie? Eine Namensaktie enthält den Namen des Inhabers dieses Wertpapiers. Der Anteil an einer Aktiengesellschaft, der mit der Aktie verbunden ist, befindet sich also im Besitz einer namentlich feststehenden Person.
Nur diese Person kann in Höhe seines Anteils die Rechte und Pflichten als Aktionär ausüben. Namensaktien lassen sich nicht ohne Weiteres handeln. Sie können nur durch Indossament übertragen werden.
Das Indossament ist die Anweisung auf der Rückseite eines Orderpapiers z. B. eines Wechsels oder einer Aktie. Damit überträgt der Inhaber des Papiers die Rechte auf einen Dritten, an den das Orderpapier weitergegeben wird (Indossatar).
Derjenige, der das Papier weitergibt, wird „Indossant“ genannt. Bezeichnet der Indossant den Indossatar namentlich, heißt das Indossament „Vollindossament“. Wird der Empfänger des Papiers nicht bezeichnet, spricht man von einem „Blankoindossament“. Das Übertragen des Orderpapiers kann auch durch ein zusätzliches Dokument, das fest mit dem Orderpapier verbunden sein muss, geschehen. Dieser Anhang heißt dann „Allonge“.
Was heißt Banken-liquidität Dies sind grundsätzlich alle Aktiva, also die wesentlichen Vermögensgegenstände des Umlauf- und des Anlagevermögens, die jederzeit in Zahlungsmittel umgetauscht (liquidiert) werden können.
Hierzu gehören insbesondere börsengehandelte Wertpapiere und Gut haben bei anderen Kreditinstituten. Das Bankensystem als Ganzes kann jedoch nicht mit Forderungen der Banken untereinander zahlen, sondern nur mit Zentralbankgeld. Das ist das Guthaben einer Bank bei der Deutschen Bundesbank (Zentralbank) oder das Bargeld, das von der Zentralbank an die Bank ausgegeben wurde.
Das heißt: Zur gesamtwirtschaftlich relevanten Liquiditätsausstattung der deutschen Banken gehören daher lediglich ihre aktuellen Bestände an Zentralbankguthaben und Kassenmittel zuzüglich eventueller Guthaben, die sie bei der Europäischen Zentralbank insbesondere durch ungenutzte Rediskontkontingent haben. Das ist das Höchstvolumen an Währungseinheiten, das der jeweiligen Bank durch den Verkauf von Wechseln zur Verfügung steht.
Was ist das Harzburger Modell? Das Grundprinzip besteht darin, möglichst viel Verantwortung an die Mitarbeiter zu delegieren. Die Entscheidungen sollen danach nicht mehr lediglich von einem oder einigen wenigen an der Spitze des Unternehmens getroffen werden, sondern jeweils von den Mitarbeitern, zu deren Aufgabenbereich die Entscheidungen gehören.
Das heißt: Dem Mitarbeiter werden keine Einzelaufträge mehr erteilt, sondern er erhält einen festen Aufgabenbereich mit den dazugehörigen Kompetenzen, in dem er selbstständig handelt und entscheidet.
Ein Teil der Verantwortung der Führungsspitze wird so mit den Aufgaben und den dazugehörigen Kompetenzen auf die Mitarbeiterebene übertragen. Der Vorgesetzte übernimmt nur die Aufgaben, die von den Mitarbeitern nicht verantwortet werden können.
Kritiker halten dem Harzburger Modell entgegen, dass es recht bürokratisch und formalistisch ist und lediglich vorgibt, demokratisch bzw. kooperativ zu sein. Der Mitarbeiter wird kontrolliert, hat aber kein Kontrollrecht gegenüber dem Vorgesetzten. Er wird zur Entscheidungsvorbereitung zwar mit herangezogen, die Entscheidung trifft aber in der Praxis dann doch der Vorgesetzte.
Was ist Business Reengineering? Während zum Beispiel eine Reorganisation eher behutsame Änderungen nach sich zieht, zeichnet sich die Methode des Reengineerings vor allem dadurch aus, dass Unternehmensstrukturen und -prozesse radikal geändert werden. Ziel ist es, erhebliche Verbesserungen in den Bereichen Qualität, Zeit, Kosten und Service zu erreichen.
Business Reengineering ist
- prozessorientiert und konzentriert sich auf die aus Kundensicht wertschöpfenden Kernprozesse statt auf die funktionalen Abläufe;
- kundenorientiert und stellt den externen und internen Kunden in den Mittelpunkt aller Überlegungen;
- tief greifend und stellt die bestehenden Abläufe radikal infrage („Grüne-Wiese-Ansatz“) um deutliche Verbesserungen zuerzielen;
- ganzheitlich und richtet sämtliche Strukturen, Mitarbeiter und Spielregeln auf die neuen Prozesse aus;
- EDV-unterstützt und nutzt alle Möglichkeiten der Infor ma - tions- und Kommunikationstechnologien bei der Gestaltung und Umsetzung der neuen Kernprozesse.
KVP Verbessern Sie sofort Dabei arbeiten die Mitarbeiter eigenständig in ihren Abteilungen und Teams an laufenden Verbesserungen in ihrem Verantwortungsbereich und in ihrem Umfeld. Alle Mitarbeiter sollen durch eine Vielzahl von kleinen, praktischen Verbesserungsvorschlägen zum KVP beitragen.
Wichtigstes Ziel des KVP: Verbesserung aller Arbeitsabläufe und damit auch der Ergebnisse. Anstehende Probleme sollen vor Ort gelöst werden – und zwar nicht irgendwann, sondern möglichst zügig.
Dazu erhalten Mitarbeiter entsprechende Handlungsfreiräume. Vielleicht hat Ihr Chef ja bereits ein ähnliches Verbesserungskonzept entwickelt? Falls nicht, regen Sie doch einmal in einer Teambesprechung dazu an!
Tipp: Arbeiten Sie eine Reihe von Verbesserungsvorschlägen für Ihren Arbeitsbereich aus. Zeigen Sie, welchen Nutzen auch Ihr Unternehmen davon hat, zum Beispiel eine noch bessere Betreuung der Kunden am Telefon durch Sie und Ihre Kollegen. Eigeninitiative kommt immer gut an!
Ein Trust ist eine Form des Unternehmenszusammenschlusses, bei der ein Unternehmen von einem anderen, meist größeren Unternehmen übernommen wird und damit seine rechtliche und wirtschaftliche Selbstständigkeit verliert. Es geht vollständig in der aufnehmenden Gesellschaft auf (Aufnahme). Ein Trust kann auch gebildet werden, indem mehrere Unternehmen zusammen eine völlig neue Unternehmung bilden, in der sie aufgehen (Neubildung).
Die Trust-Bildung erfolgt immer durch Fusion, also dem Zusammenschluss zu einer wirtschaftlichen und rechtlichen Einheit. Neben diesen rechtlichen Gesichtspunkten versteht man unter Trust im wirtschaftlichen Sinne monopolartige Großunternehmen oder einen Zusammenschluss von Großunternehmen im Sinne eines Kartells, die eine marktbeherrschende Stellung anstreben.
Horizontaler / vertikaler Trust
Ein solcher Trust kann horizontal gebildet werden. Das heißt: Unternehmen der gleichen Produktionsstufe verschmelzen zu einer einzigen Unternehmung, zum Beispiel Stahlwerks-Trust. Er kann aber auch vertikal entstehen. In diesem Fall werden viele nachgelagerte Produktionsstufen erfasst.
Bekanntes Beispiel:
Der Zündholz-Trust des Zündholzkönigs Ivar Kreuger, in dem vom Sägewerk bis zur Druckerei für Etiketten von Zündholzschachteln alle Produktionsstufen verschmolzen waren.
Was ist das Wirtschaftlichkeitsprinzip? 1. Das Minimalprinzip: Ein vorgegebenes Ziel soll mit minimalem Mitteleinsatz erreicht werden.
2. Das Maximalprinzip: Mit gegebenem Mitteleinsatz soll ein maximaler Erfolg erzielt werden.
Vorsicht! Der folgende Fehler enttarnt jeden Laien, der von diesem betriebswirtschaftlichen Begriff keine Ahnung hat: Auch wenn es oft anders zu hören und zu lesen ist: Es geht nicht darum, mit minimalem Einsatz maximalen Erfolg zu haben.
Das nämlich ist unmöglich. Sondern es geht da rum, aus den vorhandenen Mitteln das Meiste herauszuholen oder umgekehrt für ein gegebenes Ziel so wenig Mittel wie möglich einzusetzen.
Beispiel: Eine Sekretärin, die für den Kauf eines bestimmten Kopierers einen günstigeren Preis aushandelt als ihre Kollegin, handelt nach dem Minimalprinzip ökonomischer als die andere. Diejenige, die mit dem festen Geldbetrag, den ihr Chef für den Kauf zur Verfügung gestellt hat, den leistungsfähigsten Kopierer an - schafft, handelt ökonomisch nach dem Maximalprinzip.
Fazit: Unter dem Begriff „wirtschaftliches Handeln“ werden alle planvollen menschlichen Handlungen zusammengefasst, die nach dem Wirtschaftlichkeitsprinzip erfolgen.
Was ist ein fraktales Unternehmen? So sind die Abläufe: Arbeitsabläufe und Ziele werden von den „fraktalen Einheiten“ zum großen Teil selbst bestimmt und durchgeführt. Selbstverständlich tauschen sich die Einheiten regelmäßig aus – und stimmen sich untereinander ab.
Die Besonderheit: Jede Einheit bearbeitet ein Projekt von A bis Z: von der Fertigung über Vertrieb/Verkauf und Verwaltung/Administration bis hin zum Service.
Die Aufgabe steht im Vordergrund, nicht die Zusammensetzung der Personen als Team. Wenn es die Aufgabe erfordert, muss die Teamzusammensetzung entsprechend verändert werden.
Vorteile: schnellere und effizientere Arbeitsabläufe, bessere Qualität, mehr Verbesserungsvorschläge sowie mehr neue Ideen und Flexibilität für Kundenwünsche. Das Unternehmen wird leistungsstärker – und die Arbeitsplätze sicherer.
Fazit: Im fraktalen Unternehmen müssen Sie sich als Sekretärin und Assistentin noch mehr (und besser) selbst managen und organisieren. Gleichzeitig sollen Sie aber auch als echte Team-Workerin denken und handeln. Für das große gemeinsame Ziel!
Was sind Einzel- und was Gemeinkosten? Hier die Erklärung: Für die Herstellung eines jeden Produktes fallen bestimmte Kosten an: Einzel- und Gemeinkosten. Einzelkosten bezeichnen Kosten, die abhängig von der Produktionsmenge eines Produktes sind. Sie können einem einzigen Produkt direkt zugeordnet werden. Deshalb werden Einzelkosten auch direkte Kosten genannt.
Die Einzelkosten können eingeteilt werden in:
- Fertigungslohnkosten
- Fertigungsmaterialkosten
- Sondereinzelkosten des Vertriebs (z. B. Provisionen)
- Sondereinzelkosten der Fertigung (z. B. Modellkosten)
Das Gegenstück zu den Einzelkosten sind die Gemeinkosten oder indirekten Kosten. Das sind solche Kosten, die einem Produkt nicht direkt zurechenbar sind. Gemeinkosten werden gleichzeitig von mehreren Produkten oder Kostenstellen verursacht. So entstehen z. B. die Kosten für den Lohn des Abteilungsleiters in Ihrem Unternehmen gemeinsam für alle Produkte der betreffenden Abteilung.
Wichtige Gemeinkosten sind zum Beispiel Teile der Personalkosten, Hilfs- und Betriebsstoffkosten, Energiekosten, Werkzeugkosten oder auch Abschreibungen sowie Instandhaltungs- und Reparaturkosten usw.
Was heißt „Balanced Scorecard“?
Das heißt: Dieses Kennzahlensystem geht über die alleinige Betrachtung finanzwirtschaftlicher Perspektiven hinaus und berücksichtigt auch andere Größen wie die Kundenperspektive, die internen Prozessabläufe im Unternehmen und die Innovations- und Mitarbeiterpotenziale.
Die Balaced Scorecard stellt Zielkennzahlen aus folgenden Bereichen zusammen:
- Finannzielle Perspektive: Klassische finanzielle Kennzahlen.
- Markt- und Kundenperspektive: Bilden die Kundenmeinung und Kundeneinstellung gegenüber dem Unternehmen ab.
- Prozess- und Ressourcen perspektive: Beschreibung interner Prozesse bezüglich Zeit, Qualität und Kosten.
- Innovations- und Mitarbeiterperspektive: Beschreibt die Ausrichtung auf zukünftige Entwicklungen und Wirkung auf die eigenen Mitarbeiter und ihr Engagement.
Der BSC-Ansatz hebt vor allem hervor, dass nicht nur finanzielle, harte Zielkennzahlen betrachtet werden dürfen, sondern auch weiche Größen wie z. B. die Kundenzufriedenheit, die Stammkundentreue und die Mitarbeiterzufriedenheit einbezogen werden müssen. So entstehen erst ein ausgewogenes System von Zielkennzahlen.
Was ist eigentlich das Stammkapital? Das Stammkapital besteht aus den Stammeinlagen aller Gesellschafter. Das Stammkapital muss nach § 5 Abs. 1 GmbHG mindestens 25.000 € betragen. Die Gesellschafter können aber auch eine höhere Summe einzahlen.
Jeder Gesellschafter kann eine unterschiedlich hohe Summe einzahlen. Bei mehreren Gesellschaftern muss jeder mindestens ein Viertel der übernommenen Stammeinlage erbringen, wobei die Summe dieser Einlagen mindestens die Hälfte des Mineststammkapitals (=12.500 €) ergeben muss (§ 7 Abs. 2 GmbHG).
Ein Gesellschafter kann seine Stammeinlage ganz oder teilweise als Sacheinlage leisten. Trotzdem ist sie im Gesellschaftsvertrag mit einem bestimmten Wert festzusetzen. Vor der Anmeldung der GmbH im Handelsregister sind Sacheinlagen voll, Geldeinlagen zu mindestens 25 % der Gesamtsumme zu zahlen. Die einzelnen Gesellschafter der GmbH sind Inhaber eines Gesellschaftsanteils. Sie haften grundsätzlich nicht persönlich gegenüber den Gläubigern der Gesellschaft (§13 Absatz 2 GmbHG).
Die Haftung übernimmt die GmbH als juristische Person, Sie haftet nicht nur mit ihrem Stammkapital, sondern mit ihrem gesamten Vermögen.
Was ist der Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität? Beispiel: Sie arbeiten effizient, wenn Sie heute Ihre Routineaufgaben wie Ablage und Postbearbeitung bündeln. Effizienz ist vor allem eine Leitlinie für die kurzfristige Planung. Die Perspektive ist auf konkrete Tätigkeiten ausgerichtet.
Effizienz misst, wie wirksam und damit wie leistungsstark Sie eine bestimmte Tätigkeit verrichten, ohne darüber zur urteilen, ob diese Tätigkeit überhaupt zielführend im Sinne des Gesamtziels ist. In einem Satz ausgedrückt heißt Effizienz: die Dinge richtig tun.
Wer dagegen von Effektivität spricht, betrachtet die langfristige Perspektive. Effektivität stellt eine Leitlinie für Ihr langfristiges Handeln dar. Sie misst, ob Ihre Tätigkeiten generell geeignet sind, um ein bestimmtes Gesamtziel zu erreichen.
Beispiel: Sie organisieren eine Jubiläumsfeier. Sie sind dann besonders effektiv, wenn Sie ohne viele Irrwege genau die richtigen Schritte einleiten, um termingerecht eine gelungene und reibungslos ablaufende Jubiläumsfeier zu garantieren. In einem Satz ausgedrückt heißt Effektivität: die richtigen Dinge tun.
Was heißt Unique Selling Propositon (USP)?
- Das Produkt hat eine vollkommen neuartige Eigenschaft.
- Die besondere Kombination aus Produkt und Dienstleistung hat es bislang noch nicht gegeben.
- Die Qualität einer Dienstleistung oder eines Produkts ist die (anerkannt) beste auf dem Markt.
- Eine Maschine arbeitet z. B. doppelt so lange wie alle anderen und zeichnet sich so durch die längste Lebensdauer aus usw.
Der USP ist das „einzigartige Verkaufsversprechen“, das in einer Werbebotschaft gemacht wird. Die besondere Betonung eines einzigartigen Nutzens soll das Produkt bei der Zielgruppe (den Kunden, für die das Produkt bestimmt ist) von den Konkurrenzangeboten abheben. Dieser Nutzen kann physischer, psychischer, sozialer, örtlicher, zeitlicher oder monetärer Art sein. Die angesprochene Zielgruppe soll da durch Präferenzen für das beworbene Produkt entwickeln und es dann kaufen.
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