Chefs – der richtige Umgang mit ihren großen und kleinen Macken
Den perfekten Chef gibt es nicht. Mit kleinen Macken der Vorgesetzten kann man leben. Doch was ist, wenn seine Macke bezeichnend für ihn ist?
Was ist, wenn er es einfach übertreibt? Z. B.:
Er rastet bei jeder Kleinigkeit aus und schreit herum.
- Er vergisst und verliert alles.
- Nichts ist ihm gut genug.
Der „Sekretärinnen-Handbuch“-Tipp: Wenn Sie die Situation für sich ändern möchten – einfach, um mehr Ruhe und mehr Zufriedenheit in Ihre Arbeit zu bringen – dann gehen Sie es an. Warten Sie nicht darauf, dass Ihr Chef sich ändert. Und wer weiß – vielleicht ist Ihr Chef Ihnen für Ihre Initiative sogar dankbar, und Sie beide werden ein noch besseres Team als zuvor.
Dieser Beitrag beschäftigt sich im Wesentlichen mit schwierigen Cheftypen. Natürlich gibt es sehr viele nette und umgängliche Vorgesetzte, die an dieser Stelle unerwähnt bleiben. Denn für den Umgang mit solchen Chefs benötigen Sie keine Tipps.
Diese verschiedenen Arten von Chefs machen Ihnen das Leben schwer
1 Der Choleriker
Der Duden übersetzt das aus dem Griechischen stammende Fremdwort nüchtern mit: „ein jähzorniger, leicht erregbarer Mensch“. Choleriker trifft man nur allzu häufig an. Vielleicht hat ein jähzorniger Zeitgenosse auch schon Ihre Berufslaufbahn gekreuzt?
Seine Merkmale
- Der Choleriker schreit unvermittelt los. Er nimmt jede Kleinigkeit zum Anlass, völlig „auszurasten“. Dabei stört ihn die Anwesenheit von anderen Mitarbeitern überhaupt nicht. Sein Hauptanliegen: seinen Ärger loszuwerden, egal wann und wie.
Lassen Sie sich durch seinen Wutausbruch nicht einschüchtern. Auf gar keinen Fall sollten Ihnen die Tränen in die Augen treten. Lassen Sie sich auf keine Diskussion ein.
Atmen Sie stattdessen tief durch – lassen Sie ihn zu Ende schreien. Reagieren Sie gelassen. Sagen Sie dann: „Wir sprechen besser später noch einmal darüber.“ und verlassen Sie den Raum.
Der „Sekretärinnen-Handbuch“-Tipp: Mit einer gelasseneren Reaktion auf seine Wutausbrüche ändern Sie Ihren Chef vermutlich nicht. Aber Sie können besser mit seiner Wut umgehen. Es kostet Sie weniger Kraft – und darauf kommt es an.
Wenn Sie über viel Durchhaltevermögen verfügen, können Sie ihn vielleicht doch ändern. Immer, wenn er schreit, sagen Sie ihm, dass Sie sich das nicht gefallen lassen. Er möge in einem ruhigen Ton mit Ihnen reden. Nach dem Motto „Steter Tropfen höhlt den Stein“ wird Ihr Chef Ihnen gegenüber vielleicht irgendwann lammfromm.
2 Der Undankbare
Sie erwarten keine Dankesbriefe oder Lobgesänge von Ihrem Chef. Aber über ein gelegentliches „Danke“ oder ein anerkennendes Lächeln würden Sie sich schon freuen.
„Danke“ zu sagen gehört zum höflichen und netten Miteinander – auch im Büro. Leider ist dieses Wort (als Ausdruck des Gefühls) für viele Vorgesetzte ein Fremdwort. Der fehlende Dank Ihres Vorgesetzten wird von Ihnen als mangelnde Anerkennung gedeutet. Daraus resultiert nicht selten Demotivation.
Seine Merkmale
- Der Undankbare wirkt meist gleichgültig. Alle Arbeiten, die Sie verrichten, sind selbstverständlich. Sie werden eben für Ihre Arbeit bezahlt. Sie erfahren keine Anerkennung, wenn Sie besonders schnell, gut oder übersichtlich gearbeitet haben. Ihre Überstunden übersieht er großzügig. Sie haben ihn noch nie „Danke“, geschweige denn „vielen Dank“ oder „Frau Müller, das haben Sie wirklich gut hinbekommen“ sagen hören.
Ohne Reaktion das Büro Ihres Chefs zu verlassen, ist ein Fehler. Sie sind maßlos enttäuscht und werden, wenn sich ähnliche Situationen häufiger ergeben, demotiviert.
Ihnen bleibt bei ignoranten Menschen nichts anderes übrig, als sich Ihre Anerkennung abzuholen, um Ihre Motivation möglichst lange zu erhalten.
Wie? Ganz einfach:
Legen Sie ihm die erstellten Unterlagen vor und bleiben Sie so lange neben seinem Schreibtisch stehen, bis er zwangsläufig sagt. „Ist noch was?“ Sagen Sie dann einfach: „Sind die Unterlagen zur Ihrer Zufriedenheit/Sind die Unterlagen so in Ordnung?“, vorausgesetzt, er schaut sofort hinein.
Wenn er erst später einen Blick hineinwerfen möchte, bemerken Sie: „Sagen Sie mir dann, ob die Unterlagen o. k. sind?“ Sollte er daraufhin nicht reagieren, müssen Sie nachhaken. Fragen Sie ihn nach der Beiratssitzung, ob er mit den Unterlagen zufrieden war. Er drückt seine Zufriedenheit aus? Sagen Sie ihm, dass Sie sich darüber freuen.
3 Der Hektiker
An manchen Tagen macht er Sie ganz verrückt mit seiner Hektik. Und oft gelingt es ihm sogar, Sie damit anzustecken. Kein Wunder, dass Ihnen dann Flüchtigkeitsfehler unterlaufen.
Seine Merkmale
- Er hat schon morgens beim Betreten des Büros rote hektische Flecken im Gesicht. Außerdem ist er nur halb angezogen: Sein Hemd hängt ihm halb aus der Hose. Das beobachten Sie häufiger an ihm…
Er „haut“ Ihnen im Vorbeigehen ein paar Aufgaben „um die Ohren“. Er steckt Sie mit seiner Hektik regelrecht an, und seine Hektik ist ihm ständig im Weg: Er ist schlecht auf Sitzungen vorbereitet, weil er vor lauter Hektik nicht weiß, was er zuerst erledigen soll.
Alles in allem also ein sehr „liebenswerter“ Chef!
Lassen Sie sich von dieser Hektik nicht anstecken! Finden Sie sich auch nicht damit ab, denn auf Dauer brummt er Ihnen dadurch nur Überstunden auf.
Bleiben Sie lieber ruhig und brechen Sie nicht in wilden Aktionismus aus. Wenn er Ihnen mal wieder im Hinausgehen eine Aufgabe nur in „Bruchstücken“ hingeworfen hat, warten Sie auf seine Rückkehr, und fragen Sie, was genau er benötigt. Reagiert er ungehalten, erklären Sie ihm sachlich, dass er Ihnen keine Möglichkeit zur Nachfrage gelassen hatte.
Bitten Sie um ein klärendes Gespräch, am besten am späten Nachmittag. Dann ist es am unwahrscheinlichsten, dass er doch noch plötzlich irgendwo hin muss oder Sie von Mitarbeitern gestört werden.
Erwarten Sie nicht, dass sich Ihr hektischer Chef grundlegend ändert. Aber mit viel Geduld und dem festen Vorsatz, sich nicht aus der Ruhe bringen zu lassen, können Sie Ihre Arbeit effizienter gestalten. Sagen Sie ihm, wenn er mal wieder ganz besonders hektisch ist, dass Sie alles im Griff haben, dass er sich auf Sie verlassen kann. Er wird diesen dezenten Hinweis verstehen und hoffentlich versuchen, sich zu beruhigen.
Diese organisatorischen Möglichkeiten haben Sie:
- Geben Sie ihm Ordnungsmittel an die Hand: Empfehlenswert sind farbige Mappen und Hefter, die ihm helfen können, seine tägliche Arbeit besser zuorganisieren. Die findet er schneller und kann sie einfacher voneinander unterscheiden.
- Planen Sie für ihn Zeiten ein, in denen er seinen „Schreibtisch abarbeiten“ kann.
- Bitten Sie ihn, Ihnen immer zu sagen, wohin er geht und wie lange er voraussichtlich weg bleibt.
- Führen Sie seinen Terminkalender.
- Planen Sie ausreichend Pufferzeiten ein, damit sich durch eventuelle Verzögerungen nicht so oft Terminüberschneidungen ergeben.
- Planen Sie eine morgendliche Besprechung ein, um den Tag mit ihm durchzusprechen und ihn und seine Termine auf den aktuellen Stand zu bringen.
4 Der Perfektionist
Sie finden, Ihr Chef ist überkorrekt? An allem, was Sie erstellt haben, hat er noch etwas zu meckern? Nichts passt – immer muss er noch etwas geändert haben? Möglicherweise haben Sie es mit einem Pedanten zu tun – der verschärften Form des Perfektionisten und der eindeutig schlimmeren Variante.
Seine Merkmale
- Er hat an allem und jedem etwas auszusetzen. Nichts ist ihm gut genug. Jedes Schreiben wird dreimal überarbeitet, jede Folie fünfmal ausgedruckt, bis sie endlich so ist, wie er es sich vorgestellt hat.
Auch was die Ausstattung seines Büros angeht, ist er übergenau: Alles muss an seinem gewohnten Platz stehen. Die Blumenarrangements dürfen sein Farbempfinden nicht stören, die Kugelschreiber und Bleistifte auf seinem Schreibtisch müssen immer ordentlich nebeneinander liegen.
Der Perfektionist ist unangenehm genau. Sie empfinden seine Genauigkeit gelegentlich als Schikane. Wenn er an allem herummeckert, soll er es doch gleich lieber selbst machen, haben Sie schon häufiger gedacht.
Lassen Sie sich nicht auf Diskussionen ein – er hat ja letztendlich doch recht. Gewöhnen Sie sich aber keinesfalls an, Arbeiten von vornherein halbherzig zu erledigen – Sie laufen sonst Gefahr, dass er Ihre Kompetenz anzweifelt!
Sehen Sie es als Herausforderung, seinen hohen Ansprüchen gerecht zu werden. Diskutieren Sie nicht mit ihm – Sie werden kaum gewinnen können. Erfüllen Sie seine Wünsche, und Sie beide werden ein tolles Team sein.
Der „Sekretärinnen-Handbuch“-Tipp: Fragen Sie bei der Aufgabenvergabe ganz genau nach, was er sich wie vorstellt. Er bittet Sie, eine Präsentation zu erstellen? Lassen Sie sich möglichst viele Angaben machen. Meist hat er schon eine relativ konkrete Vorstellung von dem Ergebnis. Sie ersparen sich so sehr viel Planungs- und Nachbearbeitungszeit.
 Die besten Reden von A bis Z
Nur 30 Sekunden - und das Lampenfieber kommt nie wieder
Professionelle Redner wissen: die ersten 30 Sekunden Ihrer Rede entscheiden, ob Sie Ihr Publikum für sich gewinnen und am Ende mit Beifallsstürmen belohnt werden.
Diese kritische Hürde knacken die Profi-Redenschreiber mit einem Feuerwerk: Mit Einstiegssätzen, die das Publikum in den Bann ziehen. Diesen ersten Sätzen widmen sie viel, viel Zeit. Geübte Redner überlassen dabei nichts dem Zufall.
Übernehmen Sie jetzt ganz einfach deren Tricks.
Und das nächste Mal gehen auch Sie mit einem Siegerlächeln auf den Lippen zum Rednerpult - ohne Lampenfieber! Sie werden Selbstvertrauen haben in sich und Ihre Rede! Sie werden Ihre Zuhörer fesseln und danach den wohlverdienten Applaus genießen!
Auch wenn Sie bisher an sich gezweifelt haben, mit den
Klicken Sie hier für Ihren kostenlosen „14-Tage-Gratis-Test“ |
5 Der Chaot
Besonders wenn Sie selbst sehr organisiert und strukturiert arbeiten, kann ein chaotischer Chef Ihnen manchmal ganz schön auf die Nerven gehen.
Seine Merkmale
- Es gibt Menschen, die behaupten, das Chaos zu beherrschen. Anders bei Ihrem Chef. Das Chaos beherrscht ihn. Auf seinem Schreibtisch herrscht heillose Unordnung. Sie haben es schon lange aufgegeben, dort aufzuräumen.
Außerdem:
- Er vereinbart seine Termine so, dass sie sich überschneiden.
- Er vergisst Termine.
- Er gibt unklare Anweisungen.
- Er sagt nie, wo er gerade ist.
- Er ändert seine Strategie innerhalb eines Projekts.
- Er ist unberechenbar.
Verfallen Sie nicht in Hektik, wenn er mal wieder Unterlagen „verbuddelt“ hat. Sagen Sie ihm stattdessen jedes Mal, was Sie ihm wo hingelegt haben. Achten Sie darauf, dass er nicht nur nickt und „hm“ macht. Er muss Sie anschauen und die Unterlage auch, sonst hat er es nicht wahrgenommen. Auch bunte Mappen oder Klarsichthüllen und farbiges Papier erleichtert Ihnen und Ihrem Chef die Zusammenarbeit – er kann sie einfach nicht so leicht übersehen.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Unterlagen, die er für den Tag benötigt, legen Sie ihm in eine Mappe. Befestigen Sie auf der Mappe ein Inhaltsverzeichnis, das er nicht abreißen kann. So wissen Sie immer, was Sie ihm hereingegeben haben, und er, was er „eigentlich“ haben müsste.
6 Das „Weichei“
Dieser Typus Chef ist wirklich nett: Er ist freundlich, hat immer ein offenes Ohr und ist bevorzugt unter den jungen Vorgesetzten anzutreffen.
Seine Merkmale
- Er ist der Typ „netter Nachbar“. Er lässt auch andere Meinungen gelten und setzt sich konstruktiv mit Ihnen auseinander. Er ist meist noch nicht lange Chef. Und eigentlich möchte er den Chef nicht raushängen lassen. Mit dem Delegieren tut er sich schwer.
Am liebsten erledigt er alles selbst, damit er den anderen nicht zu viel zumutet. Er ist für seine Mitarbeiter immer da und darf immer gestört werden.
Sagen Sie nicht immer wieder: „OK, mache ich.“, wenn er Ihnen mal wieder die Entscheidung überlässt. Damit machen Sie es ihm zu einfach. Schließlich ist ER die Führungskraft!
Da Ihr Chef sich nicht durchsetzt, leidet automatisch auch Ihre Autorität. Durch das Verhalten Ihres Chefs sind auch Ihnen die Hände gebunden. Handlungsbedarf ist also angesagt. Und zwar dringend!
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Fordern Sie ihn als Führungskraft heraus. Sagen Sie ihm, dass Sie seine Unterstützung als Vorgesetzter benötigen und an ihn als Führungskraft appellieren. Bitten Sie ihn, das für Sie zu regeln und sich durchzusetzen. Bemerken Sie notfalls ganz nebenbei, dass Sie beide sich lächerlich machen, wenn sie den Mitarbeitern immer wieder hinterher telefonieren.
Diesen Beitrag jetzt...
Dieser Beitrag wurde gesponsert von: Das Sekretärinnen-Handbuch
So machen Sie sich als Sekretärin unersetzlich – und Ihren Chef noch erfolgreicher. Denn: Ohne Sekretärin läuft nichts!
Als Sekretärin müssen Sie eine Alleskönnerin sein:
- Korrespondenz: Wie bauen Sie einen perfekten Geschäftsbrief nach DIN 5008 auf, und wie formulieren Sie selbst schwierigste Briefe stilvoll?
- Umgangsformen: Fettnäpfchen gibt es überall – lassen Sie aber Ihren Chef (und sich selbst) nicht hineintappen. Gerade im Umgang mit Gästen, bei der Besucherbetreuung oder zu Tisch gibt es Sekretärinnen-Regeln, die Sie wissen müssen – ohne die Sie heutzutage nicht mehr auskommen.
- Büroorganisation: Auch wenn Sie das in Ihrer Ausbildung gelernt haben, so stehen Sie in der Praxis doch immer wieder vor neuen Herausforderungen – besonders wenn Ihr Chef etwas chaotisch ist.
- Anreden und Titel: Niemand hat im Kopf, wie man z. B. einen Kurator einer Universität, einen Landesgerichtsrat oder den Prälat korrekt anschreibt. Hier brauchen Sie aktuelles Wissen.
- und vieles mehr ...
Gut, wenn Sie Ihre Informationen nicht mühsam aus dem Internet, aus irgendwelchen halboffiziellen Seiten oder aus verschiedenen anderen Quellen zusammensuchen müssen, sondern ein einziges Referenz-Handbuch als ständigen Ratgeber haben. Ein speziell für Sekretärinnen entwickeltes Werk, bei dem Sie sicher sein können, dass alles stimmt und es die neuesten Regeln enthält.
Holen Sie sich jetzt kompetenten Expertenrat, der Ihnen hilft, Ihr Sekretariat so zu führen, dass Sie selbst die schwierigsten Anforderungen in Ihrem Beruf sicher und souverän meistern ... und dabei Überstunden gar nicht erst anfallen lassen.
Lesen Sie hier mehr über das „Sekretärinnen-Handbuch“
Klicken Sie hier für Ihren kostenlosen „14-Tage-Gratis-Test“
|
Lesen Sie auch unsere weiteren Beiträge für „Sekretärinnen & Assistentinnen“:
|
|
