Das schwarze Loch im Chefbüro – was Sie machen können, wenn Ihr Chef immer alles durcheinanderbringt und sogar Unterlagen verliert
Sollte ein Chef nicht ein Vorbild an Korrektheit, Perfektion und Pünktlichkeit sein? Sollte vielleicht, aber nicht jeder Chef besitzt diese Eigenschaften. Denn es gibt auch Chefs, die zwar inhaltlich einen Superjob machen, aber im Alltag chaotisch und vergesslich sind.
Dieses Chaos und seine Vergesslichkeit führen häufig zu Situationen, in denen Sie als Sekretärin gefordert sind, souverän einzugreifen und Lösungen zu finden.
Wenn auch Sie solch ein schwarzes Loch im Chefbüro haben, lesen Sie in diesem Beitrag aus dem Sekretärinnen-Handbuch, was Sie tun können, wenn Ihr Chef ständig Unterlagen verlegt, verliert oder durcheinanderbringt.
Sekretärinnen-Handbuch-Beispiel: Lisas Chef soll heute Nachmittag auf Dienstreise gehen. Bereits gestern hat sie ihm seine Reiseunterlagen – in einer Mappe zusammengestellt – übergeben.
Kurz bevor er zum Flughafen aufbrechen will, ruft er hektisch nach Lisa, weil er sein Ticket nicht mehr finden kann. Sie schaut in der Mappe nach und muss feststellen, dass er ihre sorgfältig sortierten Unterlagen vollkommen zerpflückt und die Einzelteile irgendwo auf seinem Schreibtisch verkramt hat.
Seine Frage: „Haben Sie mir denn die Unterlagen tatsächlich schon alle gegeben?“, treibt Lisas Adrenalinspiegel in die Höhe, denn solche Situationen gibt es leider immer wieder.
Bedenken Sie, dass Sie einen Menschen nicht ändern können
Machen Sie sich bewusst, dass Sie einen Menschen nicht ändern können. Gehen Sie an das Problem mit Ihrem Chef nicht mit dem Vorhaben „Das kann doch nicht so schwer sein, den zu ändern“ heran. Das wird nicht klappen. Sie können Ihren Chef lediglich unterstützen und ihm dort Hilfestellung leisten, wo es notwendig ist.
Und: Wenn Sie Ihr eigenes Verhalten ändern, sich anders organisieren, anders kommunizieren, dann reagiert Ihr Chef auch anders auf Sie. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie das in der Praxis funktioniert.
Finden Sie in 6 Schritten die richtige Einstellung zu den Macken Ihres Chefs:
- Nehmen Sie ihn als Mensch so an, wie er ist.
- Regen Sie sich nicht ständig über ihn auf.
- Nehmen Sie seine Schwächen mit Humor.
- Überlegen Sie, welche positiven Seiten er hat.
- Machen Sie sich auf gar keinen Fall selbst für Situationen verantwortlich, die durch die Schusseligkeit Ihres Chefs entstanden sind.
- Sehen Sie eventuelle Schwierigkeiten als Herausforderung und Probleme als Chance.
Wenn Ihr Chef Sie für seine Fehler verantwortlich macht
Wenn andere Schuld haben, braucht sich Ihr Chef nicht zu ändern. So einfach ist das. Für Sie als Sekretärin ist eine solche Situation schwierig. Sie müssen versuchen, souverän damit umzugehen.
Dazu ist es zunächst wichtig, dass Sie sich den Schuh nicht anziehen: Nicht Sie sind dafür verantwortlich! Stellen Sie Ihrem Chef gegenüber immer wieder klar, dass Sie Ihre Arbeit vernünftig erledigt haben und nicht für sein Tun oder Unterlassen zur Rechenschaft gezogen werden wollen.
Überzeugen Sie ihn von Ihrer Zuverlässigkeit
Wenn er Ihnen zum Beispiel immer wieder vorwirft, Sie hätten ihm bestimmte Papiere nicht rechtzeitig gegeben, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als Beweise dafür zu sammeln, dass er die Unterlagen tatsächlich von Ihnen bekommen hat.
Fügen Sie beispielsweise in eine Mappe mit Reiseunterlagen vorne ein Inhaltsverzeichnis ein und machen Sie sich eine Kopie davon. Auf diesem Inhaltsverzeichnis sollten Sie immer das Datum und die Uhrzeit vermerken, wann Sie Ihrem Chef die Mappe reingereicht haben.
Lassen Sie Ihren Chef notfalls einmal auflaufen
Natürlich sollten Sie Ihren Chef unterstützen, wo es nur geht, aber irgendwann müssen Sie einmal deutlich eine Grenze ziehen. Lassen Sie sich nicht jeden Vorwurf von ihm gefallen, denn sonst gibt es für ihn bald überhaupt keinen Grund mehr, sein Verhalten zu ändern. Deshalb sollten Sie notfalls zu der List greifen und ihn mal richtig auflaufen lassen.
Hat er zum Beispiel die Angewohnheit, sein Büro oder gar das Haus zu verlassen, ohne Ihnen Bescheid zu sagen, wo er sich aufhält, sollten Sie sein Verhalten nicht immer vor anderen Personen decken. Lassen Sie ruhig gegenüber seinem Vorgesetzten, der ihn mal wieder sucht, den Satz fallen: „Es tut mir wirklich leid, dass ich Ihnen nicht sagen kann, wo Herr K. momentan ist. Er hat mir nicht gesagt, wohin er gegangen ist.“ Der Chef Ihres Chefs wird sich so etwas merken und – falls es häufiger vorkommt – ihn zur Rede stellen. Sie glauben gar nicht, wie schnell er dann sein Verhalten ändern kann.
Machen Sie sich keine Sorgen: Dieses Verhalten ist nicht illoyal. Sie sagen lediglich, wie es ist. Er hat Ihnen nicht mitgeteilt, wohin er gegangen ist. Das ist eine Tatsache und kein Hochverrat. Sie können die Fehler Ihres Chefs nicht immer decken und die Karre, die er in den Dreck fährt, ständig wieder rausziehen. Das muss er alleine machen, denn sein Fehlverhalten liegt nicht in Ihrer Verantwortung.
Machen Sie die Schwächen Ihres Chefs zu Ihrer Stärke
Wenn Ihr Chef sich seiner Schwächen bewusst ist und dazu steht, können Sie beide nur davon profitieren, wenn Sie ihn überall dort unterstützen, wo Sie nur können. Überlegen Sie mal, was hinsichtlich Vergesslichkeit und Nachlässigkeit bei Ihrem Chef in der Vergangenheit immer wieder vorgekommen ist. Machen Sie für sich eine Liste und denken Sie darüber nach, wie den Problemen mit Ihrer Unterstützung beizukommen wäre.
Nachdem Sie Ihre Liste aufgestellt und sich Gedanken darüber gemacht haben, wo Sie bei Ihrem Chef ansetzen wollen, teilen Sie ihm das mit. Er soll schließlich wissen, was Sie ändern möchten. Außerdem sind Sie auf seine Mithilfe angewiesen. Machen Sie ihm also Vorschläge, mit denen er was anfangen kann.
Sagen Sie nicht: „Ich weiß nie, wo Sie sind!“
Sagen Sie lieber: „Lassen Sie uns jeden Morgen in einem kurzen Gespräch alle Ihre anstehenden Termine durchgehen, damit ich auch weiß, wo Sie sind, wenn ich Sie brauche.“
Bringen Sie Struktur in sein Chaos
Sprechen Sie mit ihm ab, inwieweit Sie sein Chaos strukturieren dürfen. Damit er sich vorstellen kann, was Sie konkret meinen, geben Sie Beispiele: „Ich würde gerne mit Ihrem Schreibtisch beginnen und mich dann um einen von uns gemeinsam geführten Terminplaner kümmern.“
Sagen Sie ihm ruhig, dass Sie ihn nicht komplett umkrempeln wollen, sonder eher möchten, dass er sich mit und in Ihrer Struktur wohlfühlt. Er wird Ihnen schon sagen, wenn er sich mit Ihrer Organisation überfordert fühlt.
Auf der anderen Seite wird er sich freuen, wenn ihm die Arbeit schneller von der Hand geht, weil er nicht mehr so lange suchen muss. Und er wird keine Hemmungen haben, auch mal zu sagen: „Helfen Sie mir doch bitte mal auf die Sprünge, ich finde gerade die Unterlagen zur Personalentwicklung nicht.“
Lassen Sie Ihren Chef mit Ihrem System arbeiten
Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Übertragen Sie Ihre eigenen Organisationsstrukturen, die sich in Ihrer täglichen Arbeit in der Vergangenheit bewährt haben, auf die Ihres Chefs.
Sie haben beispielsweise für Ihren E-Mail-Account eine gut funktionierende Struktur geschaffen. Eingehende E-Mails werden sofort in die entsprechenden Ordner verschoben und können von dort aus abgearbeitet werden. Mithilfe von Regeln und Filtern werden eingehende E-Mails automatisch sortiert. Nachrichten Ihrer wichtigsten Kunden, Geschäftspartner oder Vorgesetzten färben Sie mit der automatischen Filterfunktion farbig ein, sodass sich diese Nachrichten vom Rest abheben.
Von Ihrem Chef wissen Sie, dass sein Posteingang immer voll und nie abgearbeitet ist. Filter- und Regelfunktionen kennt er nicht. Übertragen Sie Ihr Ordnungssystem auf seinen Account, und schaffen Sie damit Ordnung in seinem Posteingang.
Führen Sie außerdem ein Farbsystem für Ihre Aktenordner ein, damit Vorgänge schneller zu identifizieren und aufzufinden sind, zum Beispiel für Ordner folgendermaßen: „rot = Termine“, „blau = Projekt XY“ „grün = Personalangelegenheiten“.
Bleiben Sie am Ball
Einmal alle paar Wochen den Schreibtisch Ihres Chefs aufzuräumen, wird Ihnen beiden wenig bringen. Gehen Sie lieber so vor:
Nach einer Aufräumaktion legen Sie ein neues Ordnungssystem an und erläutern es Ihrem Chef – so zum Beispiel das Farbsystem der Vorgangsmappen. Kontrollieren Sie immer mal wieder, ob er sich daran hält, und greifen Sie freundlich, aber bestimmt ein, wenn Ihnen auffällt, dass er wieder in seine alten Verhaltensmuster zurückfällt.
Treffen Sie Absprachen mit Ihrem Chef, welche Aufgaben Sie für ihn übernehmen könnten
Einmal im Monat steht die Auswertung von Verkaufszahlen aus verschiedenen Quellen an. Hierzu muss eine Statistik erstellt werden. Ihrem Chef ist diese Arbeit verhasst, weil er sie stets zu einem bestimmten Termin fertig haben muss und aus seiner Sicht nicht wirklich dazu kommt.
Bieten Sie ihm an, diese Tätigkeit für ihn zu übernehmen. An Ihr Angebot sollten Sie jedoch die Voraussetzung knüpfen, dass er Ihnen die Zahlen rechtzeitig zur Verfügung stellt (beispielsweise spätestens 3 Tage vor dem Termin). So verhindern Sie, dass er Ihnen den schwarzen Peter zuschiebt, wenn die Statistik nicht rechtzeitig vorliegt.
Lassen Sie Ihren Chef merken, dass er ohne Sie verloren ist
Wenn Sie wegen Urlaub oder Krankheit einmal längere Zeit nicht im Büro sind, versuchen Sie nicht, für alle Eventualitäten vorzuplanen. Gestehen Sie Ihrem Chef ruhig ein gewisses Maß an Eigenverantwortung zu. Wenn er dann wieder in seine alten Verhaltensweisen zurückfällt, Dinge vergisst und Termine platzen lässt, wird er merken, was er an Ihnen hat, und heilfroh sein, wenn Sie wieder da sind.
Womöglich fällt Ihnen eine solche Verhaltensweise schwer, weil Sie sich innerlich immer für alles verantwortlich machen und sogar ein schlechtes Gewissen Ihrem Chef gegenüber haben. Es ist aber enorm wichtig, dass Sie sich klarmachen, dass er sich nie ändern wird, wenn Sie nicht zuerst Ihre eigenen Verhaltensweisen ändern.
Sekretärinnen-Handbuch-Praxis-Tipp: So bekommen Sie seinen Schreibtisch in den Griff:
- Klären Sie mit Ihrem Chef ab, ob Sie seinen Schreibtisch aufräumen sollen, beziehungsweise dürfen.
- Misten Sie einmal – vielleicht sogar gemeinsam mit ihm – ordentlich aus und erläutern Sie ihm gleich anschließend die von Ihnen gewünschten Strukturen.
- Arbeiten Sie mit Themenmappen und Farben. Geben Sie ihm für die Farben eine Legende an die Hand.
- Prüfen Sie am Anfang täglich, ob er sich an Ihre Vorgaben hält. Weisen Sie ihn darauf hin, falls dies nicht der Fall ist.
- Geben Sie Unterlagen nie als einzelne Blätter in sein Büro, sondern immer in einer passenden Mappe.
- Machen Sie für jede Mappe ein Inhaltsverzeichnis mit mehreren Unterpunkten. Eine Kopie davon behalten Sie für sich selbst. Vergessen Sie nicht, Uhrzeit und Datum auf dem Inhaltsverzeichnis zu vermerken.
- Kopieren Sie notfalls sehr wichtige Unterlagen, bevor Sie sie an ihn weiterreichen.
Das können Sie tun, wenn Ihr Chef häufig Termine verschwitzt
Machen Sie sich zu seinem Terminverwalter. Bei Ihnen sollen alle notwendigen Informationen zusammenlaufen. Fordern Sie diese Informationen aktiv ein.
- Besprechen Sie morgens den vor Ihnen liegenden Tag mit ihm, besonders was die Erledigung von wichtigen Aufgaben und Terminen angeht.
- Nutzen Sie einen gemeinsamen Terminplaner. So können Sie in Outlook beispielsweise mit mehreren Anwendern gemeinsame Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen bearbeiten.
- Erinnern Sie Ihren Chef außerdem im Laufe des Tages mündlich an besonders wichtige Termine, auch wenn Sie diese morgens besprochen hatten.
- Wenn Ihr Chef auf Dienstreise ist und Sie vom Büro aus zusätzliche Termine für ihn ausgemacht haben, erinnern Sie ihn per E-Mail, am Telefon und per SMS an den neuen Termin.
- Synchronisieren und sichern Sie seine Handydaten. Wenn er sein Handy dann verlieren sollte, sind die Telefonnummern von wichtigen Gesprächspartnern nicht verloren gegangen.
- Sie sollten stets wissen, wo Ihr Chef ist. Fordern Sie diese Information immer wieder ein.
- Wenn er Ihnen trotzdem öfter nicht mitteilt, wo er hingegangen ist, sagen Sie den Personen, die nach ihm fragen, dass Sie nicht wüssten, wo er sei. Wenn das dem Vorgesetzten Ihres Chefs auffällt, ist es an ihm, ihn darauf hinzuweisen. Vielleicht hilft das ja.
So schlagen Sie der Vergesslichkeit Ihres Chefs ein Schnippchen
Am Beispiel einer Geschäftsreise erklären wir Ihnen hier, wie Sie der Vergesslichkeit Ihres Chefs aktiv entgegenwirken können.
- Händigen Sie ihm Originalunterlagen immer erst kurz vor Reiseantritt aus.
- Sortieren Sie die Unterlagen chronologisch nach Terminen.
- Kopieren Sie alle wichtigen Originalpapiere und halten Sie diese Kopien für sich stets griffbereit. Dies sollten sein: Flugbestätigungen, Buchungscodes, Reservierungsnummern, Flugdaten für die Hinreise, Flugnummer, Abflug (Uhrzeit, Flughafen, Gate), Ankunft (Uhrzeit, Flughafen, Gate), eventuelle Zwischenstopps auf der Hin- und Rückreise (ebenfalls mit An- und Abflugs-zeiten), Hotelreservierungen.
- Halten Sie immer eine Kopie der Reiseroute mit Terminen und Kontaktdaten der Ansprechpartner bereit. Nehmen Sie diese auch mit nach Hause für den Fall, dass Ihr Chef unterwegs etwas verliert und Sie ihm weiterhelfen müssen.
- Alle wichtigen Termine und Kontaktdaten sollten Sie Ihrem Chef in zweifacher Ausfertigung geben (eine gehört in die Reisemappe, die andere in seine Brieftasche oder elektronisch auf seinen Palm).
- Synchronisieren Sie vor einer Reise seine Handydaten, damit keine wichtigen Telefonnummern verloren gehen, falls sein Handy abhandenkommt. Speichern Sie vorher auch die Nummern der Kontaktpersonen auf seiner Reise.
- Senden Sie ihm die von Ihnen erstellten Dateien zur Vorsicht alle nochmal an seinen E-Mail-Account. So hat er Zugriff auf alle wichtigen Informationen, auch wenn er die Papiere verlieren sollte.
- Geben Sie ihm einen beschrifteten Umschlag für sämtliche Belege mit, die später für seine Reisekostenabrechnung benötigt werden. Dann braucht er oder brauchen Sie diese nach seiner Reise nicht mühsam zusammenzusuchen.
So halten Sie gemeinsame Dateien im Griff
- Falls Sie über einen Netzwerkserver arbeiten, sollten Sie – eventuell gemeinsam mit Ihrem Chef – eine vernünftige Datenstruktur erarbeiten. Daran müssen sich alle halten. Dazu gehört zum Beispiel eine einheitliche Benennung der Dateien. Wenn Ihr Chef dies nur ab und an tut oder immer wieder vergisst, machen Sie ihn jedes Mal sofort darauf aufmerksam, sobald es Ihnen auffällt.
- Achten Sie unbedingt auf eine tägliche Sicherung der Daten. Sprechen Sie mit Ihrem Systemadministrator und fragen Sie, ob täglich gesichert wird. Falls nicht, bitten Sie ihn, eine tägliche Sicherung zu automatisieren. Wenn dies nicht möglich oder bei Ihnen nicht üblich ist, dann sichern Sie Ihre Daten jeden Abend selbst.
- Wenn Sie die Befürchtung haben, Ihr Chef könne in einer Datei von Ihnen Schaden anrichten, arbeiten Sie mit schreibgeschützten Daten. So kann er die zwar lesen, aber nichts ändern.
Fordern Sie seine Mithilfe ein
Wenn Sie sich gemeinsam mit Ihrem Chef dazu entschlossen haben, gegen sein Chaos anzugehen, müssen Sie seine Mithilfe womöglich immer wieder aufs Neue einfordern. Machen Sie sich klar, dass es einem chaotischen Menschen nicht leichtfällt, sich an vorgegebene Strukturen zu halten, auch wenn er es grundsätzlich möchte.
Er wird manchmal in seine alten Verhaltensweisen zurückfallen. Machen Sie ihm deshalb aber keine Vorwürfe, sondern loben Sie ihn im Gegenteil für seine Fortschritte. Ihr Chef wird sich darüber freuen, wenn das schwarze Loch im Chefbüro mit Ihrer Unterstützung stetig kleiner wird.
Sekretärinnen-Handbuch-Übersicht: Was Sie machen können, wenn Ihr Chef Unterlagen verlegt, verliert oder durcheinanderbringt
- Die richtige Einstellung zu Ihrem Chef
- Nehmen Sie ihn als Mensch so an, wie er ist.
- Regen Sie sich nicht ständig über ihn auf.
- Nehmen Sie seine Schwächen mit Humor.
- Überlegen Sie, welche positiven Seiten er hat.
- Machen Sie sich nicht selbst für seine Unachtsamkeit verantwortlich.
- Sehen Sie eventuelle Schwierigkeiten als Herausforderung und Probleme als Chance.
- Wenn er Sie für seine Fehler verantwortlich macht
- Stellen Sie ihm gegenüber klar, dass Sie Ihre Arbeit vernünftig erledigen.
- Lassen Sie sich nicht jeden Vorwurf gefallen.
- Seien Sie in Ihrer eigenen Arbeit hundertprozentig, damit er Ihnen keine Fehler vorwerfen kann.
- Sichern Sie sich ab, indem Sie Kopien von Unterlagen machen, Inhaltsverzeichnisse in Mappen einfügen und diese mit Datum und Uhrzeit versehen.
- Lassen Sie ihn notfalls einmal auflaufen.
- Machen Sie die Schwächen Ihres Chefs zu Ihrer Stärke
- Erstellen Sie eine Liste mit immer wiederkehrenden Situationen
(er behauptet zum Beispiel, wichtige Unterlagen nicht bekommen, von Terminen nichts gewusst zu haben).
- Machen Sie Ihrem Chef konstruktive Vorschläge.
- Bringen Sie Struktur in sein Chaos.
- Übertragen Sie Ihr Organisationssystem auf die Arbeit Ihres Chefs.
- Stellen Sie Ihr Licht nicht unter den Scheffel.
- Lassen Sie Ihren Chef spüren, dass er ohne Sie verloren ist.
- Jammern Sie nicht, sondern packen Sie die Probleme an.
- So bekommen Sie seinen Schreibtisch in den Griff
- Misten Sie einmal gemeinsam aus.
- Erläutern Sie ihm Ihre Strukturen.
- Arbeiten Sie mit Terminmappen, Inhaltsverzeichnissen und Farbsystemen.
- Prüfen Sie täglich, ob sich Ihr Chef an Ihre Vorgaben hält. Weisen Sie ihn darauf hin, wenn er es nicht tut.
- Geben Sie niemals einzelne Blätter in sein Büro.
- Kopieren Sie notfalls wichtige Unterlagen, bevor Sie die an ihn weitergeben.
- Wenn er häufig Termine verschwitzt
- Führen Sie eine tägliche Morgenbesprechung ein.
- Nutzen Sie einen gemeinsamen Terminplaner.
- Erinnern Sie Ihren Chef mündlich an besonders wichtige Termine.
- Synchronisieren und sichern Sie regelmäßig seine Handydaten.
- Sie sollten immer wissen, wo sich Ihr Chef aufhält. Fordern Sie diese Information ein.
- Schlagen Sie der Vergesslichkeit Ihres Chefs ein Schnippchen (am Beispiel einer Geschäftsreisevorbereitung)
- Händigen Sie ihm Originale immer erst kurz vor Reiseantritt aus.
- Sortieren Sie Unterlagen chronologisch nach Terminen.
- Kopieren Sie alle wichtigen Originalpapiere und halten Sie diese Kopien stets griffbereit.
- Halten Sie immer eine Kopie der Reiseroute mit Terminen und Kontaktdaten der Ansprechpartner in Ihrer Nähe. Nehmen Sie die auch mit nach Hause.
- Alle wichtigen Termine und Kontaktdaten geben Sie Ihrem Chef in zweifacher Ausfertigung in Papierform.
- Synchronisieren Sie vor Reiseantritt seine Handydaten.
- Senden Sie ihm alle von Ihnen erstellten Dateien mit Reiserouten, Terminen und Übersichten zur Sicherheit auch an seinen E-Mail-Account. So hat er von unterwegs Zugriff auf alles, falls er seine Papiere nicht findet oder sie verliert.
- Legen Sie einen beschrifteten Umschlag zu seinen Unterlagen, damit Ihr Chef alle Belege, die abzurechnen sind, für die Reisekostenabrechnung mitbringt.
- Gemeinsame Dateien
- Erstellen Sie eine vernünftige Datenstruktur.
- Erläutern Sie diese Ihrem Chef.
- Prüfen Sie regelmäßig, ob er sich daran hält.
- Sorgen Sie für eine tägliche Sicherung der Daten.
Für diese Seite wurden Bilder des Fotografen Marcel Mooij aus der Bild-Datenbank Fotolia verwendet.
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