Mit diesen gelungenen Einladungen zu Meetings bringen Sie frischen Schwung in Ihr Besprechungsmanagement
Einladungen zu Besprechungen einmal anders zu gestalten ist wirklich schwierig. Was will man schon schreiben außer „... laden wir Sie herzlich ein“ oder „Anlässlich ...“?
Im SekretärinnenBriefeManager finden Sie Rat und viele schöne Einladungen – von klassisch und gut bis kreativ und pfiffig. Mit solchen Texten sorgen Sie für Aufmerksamkeit und beweisen Ihr Korrespondenzkönnen.
So sorgen Sie schon mit der Einladung für effiziente Meetings
Das Verfassen von Einladungen zu den verschiedensten Besprechungen ist tägliche Routine in den meisten Sekretariaten. Ihre Formulierungen hingegen sollten nicht zur Routine werden.
Machen Sie sich unbedingt klar, dass Ihre Einladung zu einer Besprechung schon der erste Teil dieses Treffens ist. Ihre Einladung bildet das Fundament und steckt den zeitlichen und inhaltlichen Rahmen ab. Sie ist bereits entscheidend für die Effizienz dieser Zusammenkunft.
Wecken Sie mit direkter Sprache das Interesse der Eingeladenen
Umso wichtiger ist es, dass Ihre Einladung zu einem Meeting bereits mit einer direkten Sprache dafür sorgt, dass Interesse geweckt wird. Schreiben Sie Ihre Einladungen so, dass Sie schon durch die Formulierung dem Eingeladenen die Notwendigkeit der Besprechung vermitteln.
So nicht:
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Es wäre sehr schön, wenn Sie am 12. Mai um 10 Uhr in den Konferenzraum kommen würden.
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Besser so:
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Die Besprechung findet am 12. Mai um 10 Uhr im Konferenzraum statt. Bitte seien Sie pünktlich.
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Auch das Mitwirken der Einzelnen, nicht nur ihre bloße Anwesenheit, können Sie bereits mit der Einladung einfordern. Vor allem bei internen Meetings ist eine klare Sprache nicht nur erlaubt, sondern von entscheidender Bedeutung.
So nicht:
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Wenn Sie einige Punkte vorbereiten könnten, wäre das sehr schön.
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Besser so:
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Bitte bereiten Sie eine zehnminütige Präsentation zu diesem Thema vor.
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Sie können also schon im Vorfeld die Meinung der Teilnehmer zu dem Meeting beeinflussen.
Das sollte Ihre Einladung enthalten
- Wann? – Tag und Datum
- Wie lange?
- Wo? – Raum, eventuell Standort und Etage
- Thema
- Wer ist eingeladen?
- Tagesordnungspunkte
- Anforderungen an die Teilnehmer
- Informieren Sie über Verpflegung, falls erforderlich
Beachten Sie: Geben Sie mögliche Tagesordnungspunkte bereits in der Einladung bekannt. Jeder Teilnehmer muss seine Aufgabe im Vorfeld kennen, damit er sich entsprechend vorbereiten kann und die Besprechung effektiv abläuft.
Beispieltexte aus dem SekretärinnenBriefeManager:
Betreff: Einladung zur Krisensitzung!
Sehr geehrter Herr Wagner!
’Gute Zeiten, schlechte Zeiten‘ gibt es in jedem Unternehmen. Nach vielen sehr guten Zeiten erleben wir im Moment eine Flaute. Wir wollen gemeinsam dagegen ankämpfen.
Wir möchten offen mit dieser Situation umgehen und brauchen daher Ihre Meinung und Ihre Vorschläge.
Bitte notieren Sie sich den 12. April, 16 bis 18 Uhr, für eine Zusammenkunft im Besprechungsraum neben meinem Büro. Wir werden bei diesem Treffen die Probleme beim Namen nennen und versuchen, Lösungen zu finden. Um erfolgreich zu sein, können wir die weitere
Vorgehensweise nur gemeinsam bestimmen.
Mit erwartungsvollen Grüßen
Englisches Beispiel:
Subject: Our Monday Leadership Team Meetings
Dear Colleagues:
These meetings could use a little ’PEPP‘, meaning P for punctuality, E for élan, P for planning, and once again P for punctuality, don't you think?
Meetings that are part of the routine like our weekly Leadership Team Meetings often get stuck in a rut. Since certain signs of wear were evident at our last gathering, why don't we all do something about it and put the pep back into our meetings?
Agenda for the next meeting:
- Discussion of unfinished business
- Quarter-end account
- Status Project ’Finland‘
- Miscellaneous
Please let me know by Friday at 12 noon whether you can participate in the next Leadership Team Meeting.
With best regards,
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Was tun Sie, wenn
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