Lügenbriefe für Ihren Chef – So sagen Sie Termine und Einladungen ab, wenn Ihr Chef keine Lust hat
Nicht alle Einladungen, die Ihr Chef erhält, kann oder will er annehmen. Vor allen Dingen, wenn er einfach keine Lust hat, an einer Veranstaltung teilzunehmen, müssen Sie sich etwas einfallen lassen, denn eine wirklich gute Begründung gibt es nicht für die Absage.
Warum Sie manchmal lügen müssen
Ob Sie wollen oder nicht: Ihr Job als Sekretärin erfordert oft außerordentliches Geschick und Diplomatie. Es ist nicht immer einfach, die Interessen aller Beteiligten in Übereinstimmung zu bringen.
Beispiel: Ihr Chef erhält eine Einladung. Er hat keine Lust, sie anzunehmen. Soll er etwa „Ihr Geburtstag interessiert mich nicht“ oder „Ihr Messestand ist mir egal“ schreiben? Jetzt sind Sie gefordert. Es ist Ihre Aufgabe, Ihren Vorgesetzten davor zu bewahren, unnötigen Flurschaden anzurichten. Also begeben Sie sich auf die Suche nach der diplomatischen Variante!
Natürlich gibt es Situationen, da müssen Sie der Wahrheit ein wenig auf die Sprünge helfen. Nennen Sie es „Anpassung an die geänderten Umstände“. Die Botschaft ist klar und eindeutig, aber wie so oft macht auch hier der Ton die Musik. Übertreiben Sie nicht, versuchen Sie zu überzeugen und bleiben Sie auf dem Teppich.
Was Sie nicht schreiben sollten
Es gibt Formulierungen, die Sie in Ihren Lügenbriefen unter allen Umständen vermeiden sollten. Verbannen Sie langatmige, floskelartige Schachtelsätze aus Ihrem Schreibrepertoire.
So nicht:
Sie glauben gar nicht, wie leid es mir tut, dass ich am 28. Juli 20.. nicht nach Berlin kommen kann; aber außergewöhnliche Ereignisse in unserem Hause erfordern meine Anwesenheit.
Das sagt der SekretärinnenBriefeManager dazu: Diese Seifenblase wird platzen. Die Begründung klingt übertrieben und unehrlich. Außerdem sollte es „Unternehmen“ heißen und nicht „Hause“.
Besser so:
Ich habe mich sehr über Ihre Einladung nach Berlin gefreut. Bitte seien Sie nicht böse, aber ich kann leider nicht kommen. Ausgerechnet am 28. Juli 20.. habe ich einen wichtigen Termin, der sich nicht verschieben lässt.
Das sagt der SekretärinnenBriefeManager dazu: Werden Sie in Ihrer Begründung nicht allzu konkret. Ein höflicher, aber dennoch bestimmter Grundtenor ist vollkommen ausreichend. Versuchen Sie, eine möglichst schlüssige und einleuchtende Begründung zu finden.
So nicht:
Leider ist es Herrn Professor Berger aufgrund anderweitiger bereits seit Längerem bestehender Terminverpflichtungen nicht möglich, Ihre freundliche Einladung zur Eröffnung Ihrer Frankfurter Niederlassung anzunehmen.
Das sagt der Sekretärinnen-Briefe-Manager dazu: Huch, das ist ein langer, atem(be)raubender Satz! Diesen mit typischen Absagefloskeln gespickten Mammutsatz erhält der Einladende von vielen „Lügnern“.
Besser so:
Gern wäre Herr Professor Berger nach Frankfurt gekommen. Bestimmt haben Sie die Presse in den letzten Tagen verfolgt. Der unerwartete Weggang eines Vorstandskollegen macht es ihm nicht möglich, zu reisen. Darum klappt es dieses Mal leider nicht. Beim nächsten Mal wäre Herr Professor Berger gern wieder dabei.
Diese Lüge ist tabu!
Behaupten Sie nicht, dass Ihr Chef dienstlich unterwegs ist, wenn das nicht stimmt. So etwas fliegt auf. Er muss an diesem Tag nur aus Versehen ans Telefon gehen oder selbst anrufen und schon ist der Schwindel geplatzt.
Wie sagen Sie ab – per Brief, E-Mail, Fax oder telefonisch?
Der Weg ist durch die mitgeschickte Antwortkarte oder das Faxformular vorgeschrieben? Bestens – nutzen Sie das vorgesehene Formular.
Folgendes sollten Sie nicht übersehen: Der Einladende ist meist nicht der Empfänger dieser Antwortkarten. Je wichtiger der Gastgeber für Ihr Unternehmen und Ihren Vorgesetzten, je enger oder persönlicher dieser Kontakt ist, desto eher sollten Sie zusätzlich einen kurzen persönlichen Absagebrief an den Gastgeber formulieren. Das gehört zum guten Stil.
Auch hier gilt: Verstricken Sie sich nicht in ein wirres Lügengerüst, das beim nächsten Kontakt auffliegen könnte. Bleiben Sie höflich, sachlich und möglichst neutral.
Was ist, wenn kein Formular beigefügt ist? Es bleibt Ihnen überlassen, wie Sie antworten. Natürlich können Sie Ihre Antwort kurz telefonisch mitteilen. Auf Nummer sicher gehen Sie aber nur, wenn Sie Ihre Antwort schriftlich kommunizieren.
Ob Sie dies per Brief, Fax oder E-Mail erledigen, hängt von der individuellen Wertigkeit der Anfrage ab. Sie erhalten eine aufwendige persönliche Einladung, individuell gedruckt auf hochwertigem Papier? Dann wurde Ihnen viel Wertschätzung entgegengebracht. Geben Sie diese zurück und schreiben Sie einen Brief. Wenn Sie einen Serienbrief erhalten haben, dann reicht auch eine E-Mail oder ein Fax.
Wann ist der richtige Zeitpunkt für den Versand des „Lügenbriefs“?
Wenn keine Zu- oder Absagefristen angegeben sind, beispielsweise bei Einladungen zu Firmenjubiläen, seien Sie fair zum Einladenden und versuchen Sie möglichst schnell zu reagieren. Was heißt das genau? Je größer der Aufwand für den Gastgeber, desto schneller reagieren Sie. Einen Tag vor dem Termin abzusagen gehört sich nicht.
Am besten stecken Sie Antwortkarte und Lügenbrief parallel in die Post. Damit stellen Sie sicher, dass Gastgeber und Organisationsteam parallel informiert sind, und Sie beweisen guten Stil!
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Legen Sie Ihrem Chef Einladungen nicht in die allgemeine Post. Versuchen Sie das in der täglichen Besprechung direkt mit ihm zu klären.
Für diese Seite wurden Bilder des Fotografen Andres Rodriguez aus der Bild-Datenbank Fotolia verwendet.
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Nicht alle Einladungen, die Ihr Chef erhält, kann oder will er annehmen. Vor allen Dingen, wenn er einfach keine Lust hat, an einer Veranstaltung teilzunehmen, müssen Sie sich etwas einfallen lassen, denn eine wirklich gute Begründung gibt es nicht für die Absage.
