Management-Wissen für Sekretärinnen
Die Ansprüche an Sekretärinnen von heute werden immer höher. Außer Office-Knowhow wird auch noch weiteres Fachwissen von Ihnen verlangt.
Damit auch Sie immer auf dem neuesten Stand sind, finden Sie in diesem Beitrag aus Assistenz & Sekretariat inside die wichtigsten Management-Begriffe.
Übersicht:
Was heißt „Data Mining“?
Unternehmen besitzen große Mengen an Daten über ihre Kunden und deren Einkaufsverhalten. Doch dieses prallgefüllte „Daten-Warenhaus“ ist nutz- und wertlos, wenn sich aus den komplexen Informationen keine greifbaren Rückschlüsse auf das Kundenverhalten ziehen lassen.
Denn in den Daten sind kunden- und marktbezogene Trends und Muster verborgen, die entdeckt und für weitere Unternehmensstrategien nutzbar gemacht werden können. Spezielle „Data-Mining-Software“ sucht in diesen Daten nach Mustern, die in der Kundenmasse ein bestimmtes Verhalten oder bestimmte Trends erkennen lassen.
„Data Mining“ heißt so viel wie „Schürfen in den Daten“.
Data-Mining-Software kann z. B. Kundenprofile auslesen und analysieren. Sie erkennt, welche charakteristischen Eigenschaften gute Kunden besitzen, und ermöglicht da mit eine Vorhersage, welche Kunden in der Datenbank das Potenzial haben, gute Kunden zu werden. Sie kann auch Kunden erkennen, bei denen aufgrund bestimmter Verhaltensmerkmale das Risiko besteht, dass sie zur Konkurrenz abwandern.
Typische Anwendungsbereiche des Data Mining sind zum Beispiel die Klassifikation und die Segmentierung von Markt- und Kundendaten sowie das Erkennen von Zusammenhängen. Die gewonnenen Erkenntnisse werden dann z. B. zur Individualisierung der Kundenansprache, zur individuellen Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen oder zur Vorhersage des Kundenverhaltens eingesetzt.
Was bedeutet: Flexibilisierung im Unternehmen?
„Flexibilität“ ist ein wichtiger Begriff in der Wirtschaft. Mit Flexibilität wollen Unternehmen die steigenden Ansprüche der Kunden erfüllen, den Konkurrenzkampf besser bestehen und damit das Überleben des Unternehmens im internationalen Wettbewerb sicherstellen.
Die Flexibilisierung erfasst alle Unternehmensbereiche und bedeutet:
- Standardleistungen und -produkte sind out. Der Kunde erwartet heute Sonderausstattungen und individuell abgestimmte Dienstleistungen.
- Betriebs- und Öffnungszeiten sind flexibel. Die Unternehmen richten diese ebenso wie ihre Produktionsmengen flexibel am Bedarf aus.
- Die Arbeitszeiten müssen sich an die Auslastung bzw. Kundenfrequenz anpassen. Dabei helfen neue Arbeitszeitmodelle, etwa die flexible Jahresarbeitszeit, bei der eine bestimmte Jahresstundenzahl erreicht werden muss, die wöchentliche bzw. monatliche Arbeitszeit aber stark schwanken kann.
Assistenz & Sekretariat inside-Tipp: Gemeinsam mit Ihrem Chef können Sie eine Vorbildfunktion für die Flexibilitätskultur in Ihrem Unternehmen ausüben, zum Beispiel, indem Sie selbst nicht immer nach der Uhr arbeiten, offen für neue Aufgaben sind und sich stark an den Wünschen Ihrer Kunden orientieren.
Was ist der „Wear-out-Effekt“?
Der Wear-out-Effekt tritt ein, wenn eine Werbebotschaft in ihrer Wirkung langsam abnimmt, weil sie längere Zeit unverändert bleibt.
Beispiel: Schauplakat- und Anzeigenwerbung werden im Laufe der Zeit von der Öffentlichkeit immer weniger wahrgenommen. Die Werbewirkung verpufft.
Der Wear-out-Effekt tritt fließend ein und ist je nach Werbeziel bzw. -intensität unterschiedlich. Ausschlaggebend für die Dauer der Werbewirkung ist zunächst der Zeitraum, in dem der Kampagnenanlass aktuell ist, z. B. eine bestimmte Jahreszeit oder ein bestimmter Trend.
Entscheidend ist auch die Art der Werbe-Kampagne.
Für Imagewerbung werden in der Regel bis zu 6 Monate angesetzt, für Produktwerbung etwa ein Vierteljahr. Schließlich spielt auch die Häufigkeit eine Rolle, mit der die Empfänger mit der Werbebotschaft in Kontakt kommen.
Beispiel: Schaufensterwerbung im Umfeld von Bahnhöfen oder Plakatwerbung. Bei den Pendlern, an die sie gerichtet ist, zeigt sich relativ schnell ein Gewöhnungseffekt. Dieser Wear-out-Effekt lässt sich verzögern, wenn die Grundbotschaft gleich bleibt und immer wieder durch eine Zusatzbotschaft variiert wird: Grundbotschaft: Ihr Einkaufsparadies. Aktuelle Zusatzbotschaft: Winter Wonderland im 3. Stock.
Praktizieren Sie Knowledge Management?
In vielen Unternehmen werden Stunden damit vergeudet, herauszufinden, wer wofür zuständig ist und wer worüber Bescheid weiß. Inzwischen setzt sich in vielen Unternehmen die Erkenntnis durch:
Ein gezieltes Management des vorhandenen Wissens (engl. Knowledge Management) ist erforderlich, um dieses unproduktive Chaos zu beseitigen. Das ist natürlich in erster Linie Chefsache – und damit auch Ihre.
- Nutzen Sie Ihre Funktion als Informationsschaltstelle. Im Unternehmen bestimmen Sie entscheidend mit, welche Informationen an wen und in welcher Geschwindigkeit weitergegeben werden.
- Machen Sie aus Ihrer Ablage kein Dokumentengrab, sondern bewahren Sie nützliches Wissen so, dass es bei Bedarf schnell und vollständig zur Verfügung steht.
- Initiieren Sie selbst Wissensprojekte, auch in Zusammenarbeit mit Kolleginnen. Beispiel: Entwickeln Sie gemeinsam ein elektronisches Büro-Handbuch, das Sie ständig aktualisieren und auf das jeder nach Bedarf zugreifen kann.
Vorteil: Sie sparen viel Zeit, wenn Sie gezielt nachschlagen können, wie Sie z. B. bestimmte Bestellungen abwickeln müssen oder wer auf welchem Fachgebiet Experte ist. Zudem werden Sie weniger von neuen Mitarbeitern oder Aushilfen mit Fragen gestört, da diese sich mit dem Handbuch meist selbst helfen können.
Was ist Implementierungs-Management?
Implementierungs-Management ist Bestandteil des Innovations-Managements, das die Entstehung von neuen Ideen bis hin zu ihrer Umsetzung begleitet. Jeder Innovationsprozess umfasst 3 Phasen:
- Ideenfindung
Speziell dafür eingerichtete Gruppen entwickeln und konkretisieren Ideen. In dieser Phase wird noch nicht ausgewählt, welche Ideen wünschenswert oder machbar sind.
- Lösungskonzepte
Jetzt prüfen die beteiligten Mitarbeiter die Ideen auf ihre Umsetzbarkeit hin. Für die ausgewählten Projekte entwickeln sie Umsetzungskonzepte.
- Realisierung
Die Idee geht in die Verwirklichungsphase. Mit dieser letzten Phase befasst sich das Implementierungs-Management. Hier geht es um die Frage, wie ein Konzept oder eine Idee erfolgreich in die Praxis umgesetzt werden kann.
Sehr häufig ist dieser Abschnitt der schwierigste Schritt bei der Einführung von Veränderungen; denn hier gilt es, die Mitarbeiter vom Sinn und Zweck der Maßnahme zu überzeugen und konkrete Verhaltensänderungen zu erreichen.
Dabei können Sie Ihren Chef wirkungsvoll unterstützen, indem Sie ihm helfen,
- Überzeugungsarbeit zu leisten,
- die Ziele mit den Mitarbeitern zu formulieren,
- die Durchführung zu koordinieren,
- Zeitpläne zu führen und
- die erreichten Ergebnisse zu prüfen und
- zu dokumentieren.
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