Erfolgreiche Strategien zum Umgang mit unfairen Kolleginnen
Fast jede Sekretärin hat sie – und jede könnte gut darauf verzichten: unfaire Kolleginnen. Es gibt sie im Büro sowohl unter den Männern als auch unter den Frauen – und sie sind ein großes Ärgernis. Claudia Hovermann, Chefredakteurin des „Sekretärinnen-Handbuch“, zeigt Ihnen hier die richtigen Strategien zum Umgang mit unfairen Kolleginnen, damit Sie sich nicht länger ärgern müssen. Denn: Ärger bedeutet nur, dass Sie viel Zeit und Nervenkraft investieren, statt sich durch Können und gute Selbst-PR unersetzlich zu machen.
Verschiedene Arten von Kolleginnen machen Ihnen das Leben schwer
Es gibt verschiedene Arten von Menschen, die Ihnen das Leben schwer machen. Da ist die „Hübsche“ oder „Aufgetakelte“, die vor allem durch ihr Äußeres zu punkten versucht. Oder auch die „Drückebergerin“, die lieber andere arbeiten lässt. In diesem Artikel aus dem „Sekretärinnen-Handbuch“ finden Sie Strategien gegen die am häufigsten vorkommenden Arten von unfairen Kolleginnen.
1 Die Hübsche
Sie sieht gut aus, und das weiß sie auch. Wo immer möglich, setzt sie ihre Attraktivität gezielt ein. Fährt sich mit sinnlicher Geste durchs Haar. Zeigt ihre schlanken Beine im kurzen Rock. Beugt sich so über den Schreibtisch, dass ihr Dekolleté zur Geltung kommt. Spielt mit kokettem Augenaufschlag die Hilflose.
Und die Männer im Büro fahren natürlich voll darauf ab. Bei ihr sind die Kollegen sofort zur Stelle, wenn das Papier im Kopierer klemmt oder es Probleme am Computer gibt. Auch der Chef ist gegen ihre Reize nicht immun. Sie darf sich weitaus mehr erlauben als ihre Kolleginnen. Wo er bei anderen ärgerlich reagiert, entschuldigt er sie mit einem milden Lächeln. Kurz und gut: Dank ihres begnadeten Äußeren erfährt sie Aufmerksamkeit, Unterstützung und Nachsicht.
- Wie Sie trotz der Hübschen gute Selbst-PR machen können
Niemand kann Ihnen verdenken, dass Sie ein wenig eifersüchtig sind. Schließlich stellt die Hübsche Sie skrupellos in den Schatten und erflirtet sich Vorteile. Doch bevor Sie schmollen oder sich zurückgesetzt fühlen, nutzen Sie lieber Ihren klugen Kopf. Versuchen Sie nicht, auf ihrem Terrain mit ihr zu konkurrieren. Wirken Sie dem Impuls entgegen, sich als graue Maus zu fühlen. Spielen Sie stattdessen Ihre eigenen Stärken aus.
- Die Felder, auf denen Sie punkten sollten, sind Status und Kompetenz
Optisch bedeutet das: Kleiden Sie sich bewusst mit Qualität und ausgesuchten Accessoires. Statt Minirock und Pulli mit Ausschnitt, wie Frau Hübsch sie bevorzugt, tragen Sie Kostüm, statt Glitzergürtel ein edles Lederteil. Sie dürfen sicher sein, dass das Kontrastprogramm zumindest unbewusst registriert wird. Was Ihre Leistung angeht, seien Sie nicht bescheiden – betonen Sie Ihr Können.
So nicht: „Der Termin mit Herrn Sauerbier ist um 14 Uhr.“
Besser so: „Es war schwierig, aber ich habe den Termin mit Herrn Sauerbier optimal für Sie für 14 Uhr organisieren können.“
Der „Sekretärinnen-Handbuch“-Tipp: Machen Sie sich unentbehrlich, und weisen Sie darauf hin, was Sie leisten. Männer reagieren zwar spontan auf Schlüsselreize wie der berühmte pawlowsche Hund, aber sie sind nicht blöd. Wenn Sie deren Respekt gewinnen, sitzen Sie im Job garantiert am längeren Hebel.
 Durchsetzungstraining für Assistentinnen
Durchsetzungstraining für Assistentinnen
Vertreten Sie selbstbewusst und souverän die Belange Ihres Chefs
Als Sekretärin/Assistentin sind Sie oftmals gefordert, sich „als Königin ohne Reich” zu behaupten und dabei die Interessen Ihres Chefs und Ihres Teams sicher zu vertreten.
Dabei erleben Sie im Sekretariat täglich aufs Neue Situationen, in denen Ihre Durchsetzungskraft gefragt ist – sei es bei Kolleginnen und Kollegen, Kunden oder Geschäftspartnern. Sowohl im persönlichen Gespräch als auch am Telefon kommt es für Sie darauf an, sich souverän und freundlich durchzusetzen.
Lernen Sie Durchsetzungsstrategien kennen, die Sie täglich wirkungsvoll kommunizieren lassen, mit denen Sie das erreichen, was Sie wollen. Stärken Sie so Ihr persönliches Verhalten und Selbstbewusstsein.
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2 Die Drückebergerin
Die dickfellige Drückebergerin lässt pünktlich zum Feierabend den Griffel fallen und verabschiedet sich mit einem freundlichen „Tschüüs, bis morgen“. Dass noch eilige Briefe anliegen, die Sie jetzt alleine fertigmachen müssen, stört sie nicht weiter.
Die meisten Vertreterinnen dieser Sorte sind allerdings geschickter. Etwa so: Leider hat sie den Massagetermin gegen ihre Rückenschmerzen nur unmittelbar nach Büroschluss bekommen und muss da sofort hin. Zu dumm, dass es gerade jetzt mit der Arbeit so eng ist, aber was soll sie machen?
- Sie dürfen für 2 arbeiten
Auch zwischendurch drückt sie sich gerne mal: „Ich muss noch dringend etwas besorgen. Gehst du in der Zwischenzeit für mich ans Telefon? Danke, du bist ein Schatz.“ Und Sie arbeiten für 2. Das gilt auch für den Urlaub oder für Auszeiten wegen Krankheit, die sie sich gerne in heißen Arbeitsphasen nimmt. Ganz hart gesottene Drückebergerinnen drehen den Spieß sogar um: „Wieso sitzt du immer so lange im Büro? Schon mal was von Work-Life-Balance gehört?“ oder: „Ich finde, du übertreibst es mit deinem Arbeitseifer.“ .
- Wie Sie bei der unfairen Drückebergerin gezielt Nein sagen
Die Drückebergerin ist kein schlechter Mensch, nur egoistisch. Das sollten Sie sich klarmachen. Führen Sie einen Monat lang Protokoll über alle Arbeiten, die Sie für sie übernehmen müssen. Zeigen Sie ihr das Ergebnis schwarz auf weiß. Bleiben Sie dabei sachlich, und vermeiden Sie Vorwürfe: „Das sind die Arbeiten, die ich im letzten Monat für dich übernommen habe. Schau mal bitte.“ Im günstigen Fall wirkt das schlechte Gewissen dann von selbst. Sollte sich jedoch nichts ändern, hilft nur Konsequenz.
 Übernehmen Sie nichts mehr, was ins Ressort der Drückebergerin fällt
Sagen Sie freundlich: „Ich stehe selbst unter Termindruck. Ich werde diese Arbeiten nicht mehr für dich übernehmen.“
Falls andere sich bereits daran gewöhnt haben, dass meist Sie deren Arbeit übernehmen, leiten Sie sie konsequent um: „Ich würde Ihnen ja gerne helfen. Dafür ist Frau Drückeberger zuständig. Bitte wenden Sie sich an sie.“
Sollten Sie gezwungen sein, um eines reibungslosen Ablaufs willen die Arbeit der Drückebergerin mitzumachen, weisen Sie vor anderen deutlich darauf hin: „Das ist die Aufgabe von Frau Drückeberger.“ Oder: „Ich habe gestern Überstunden machen müssen, um die Arbeit von Frau Drückeberger zu machen. Ich erledige diese Aufgaben nicht mehr für sie.“
3 Die Chefschleimerin
„Das haben Sie mal wieder super hingekriegt.“ – „Darf ich Ihnen etwas aus der Kantine mitbringen?“ – „Sie haben ja so recht!“ – „Das sehe ich ganz genauso wie Sie.“ – „Selbstverständlich.“ Das Vokabular eines netten Menschen?
Die Chefschleimerin schmeichelt sich damit nur in den höheren Etagen ein. Auf gleicher Ebene ist sie zickig und keineswegs besonders freundlich. Die Vorgesetzten müssten das durchschauen, doch Tatsache ist: Die meisten Menschen sind anfällig für Schmeichelei.
Dabei kann die Dosis meist gar nicht groß genug sein. Das macht sich die Chefschmeichlerin geschickt zunutze und erntet damit Wohlwollen, während Sie mit Kritik oder einem offenen Wort als Spielverderberin dastehen.
- Machen Sie der Chefschleimerin ihr Verhalten mit Humor und einer Prise Ironie bewusst:
„Na, demnächst werden Sie unserem Chef noch die Füße küssen.“ Oder: „Übrigens, mir dürfen Sie auch gerne einen Kaffee mitbringen!!“ Vielleicht merkt sie dann selbst, wie unkollegial sie sich verhält.
- Loben Sie nur, wo Lob angebracht ist
Falls sie sich nicht ändert, ärgern Sie sich nicht länger darüber. Schlagen Sie sie einfach mit ihren eigenen Waffen: Schauen Sie sich ein bisschen von ihr ab. Vielleicht haben Sie die Einstellung: „Nicht gemeckert ist genug gelobt.“ Oder Sie fürchten, man könnte Ihnen Komplimente als billigen Trick auslegen. Machen Sie sich von solchen Einschränkungen frei.
Loben Sie Ihren Chef oder Ihre Kollegen, wo immer Lob wirklich angebracht ist. Sie dürfen sicher sein: Die spüren intuitiv den Unterschied zwischen einem ehrlichen Kompliment und einer angepassten Schleimerei. Und wenn es mal nicht ohne Kritik geht, dann verpacken Sie diese diplomatisch und äußern Sie sie konstruktiv. Auf diese Weise entmachten Sie die Schleimerin, ohne sich zu verbiegen.
4 Die Illoyale
Gerade noch im Gespräch unter vier Augen war sie ganz Ihrer Meinung: „Das sollte der Chef wissen.“ – „Das muss unbedingt geändert werden.“ – „So geht es wirklich nicht.“ Sie ermutigt Sie, die Fakten offen auf den Tisch zu legen. Also glauben Sie, Rückhalt zu haben, und sprechen das Problem in größerer Runde an.
Und stellen staunend fest: Die Illoyale sieht interessiert auf ihre Schuhspitzen und schweigt beharrlich. Oder sie fällt Ihnen sogar in den Rücken: „Mach doch aus einer Mücke keinen Elefanten. So schlimm ist das doch nun auch wieder nicht...“ Plötzlich stehen Sie allein als Buhmann da oder als diejenige, die an allem etwas zu nörgeln hat.
- So sorgen Sie dafür, dass Sie von der Illoyalen nicht im Regen stehen gelassen werden
Nur keine falsche Scheu! Wer Sie im Regen stehen lässt, hat es nicht besser verdient: Outen Sie die Illoyale als Ihre Mitstreiterin im Geiste.
Sprechen Sie sie direkt an: „Frau Müller, vielleicht können Sie mich in diesem Punkt unterstützen, wir waren uns ja vorhin darüber einig.“ Oder rufen Sie sie indirekt als Zeugin der Anklage auf: „Frau Müller kann bestätigen, wie dringend dieses Problem ist. Wir haben gerade erst darüber gesprochen.“
Sollte die Illoyale strikt leugnen, bieten Sie ihr Paroli: „Das wundert mich jetzt. Vorhin waren wir noch der gleichen Meinung.“ Glücklich wird sie darüber zwar nicht sein – aber Ihnen das nächste Mal gewiss nicht in den Rücken fallen.
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5 Die Unfähige
Es ist nicht ganz auszumachen, ob sie wirklich so unfähig ist oder sich bloß keine Mühe gibt. Das Ergebnis ist dasselbe: Sie kriegt nichts richtig auf die Reihe und macht dauernd Fehler. Vergisst, wichtige Termine einzutragen, bucht überteuerte Flüge, verprellt mit ihrer ungeschickten Art gute Kunden. Natürlich hat sie das weder gewusst noch gewollt. Es tut ihr auch wirklich Leid. Sie dürfen dann als rettender Engel das Malheur wieder ausbügeln.
- So sorgen Sie für fähige Mitarbeiter
Wenn die Unfähige noch im Auszubildenden-Status ist oder gerade erst bei Ihnen angefangen hat, seien Sie großzügig und geduldig. Vielleicht braucht sie ein bisschen länger, um zu begreifen. Bringen Sie ihr langsam und deutlich bei, was man wie macht.
Ist die Unfähige schon ein alter Berufshase, wird kein Pardon gegeben. Spielen Sie nicht aus Mitleid die Mama, die sich schützend vor ihr Kind stellt. Damit tun Sie weder sich noch der Unfähigen einen Gefallen. Solange Sie ihre Fehler decken, halten Sie sie auf einem Platz, auf den sie nicht gehört und auf dem sie garantiert nicht glücklich ist, weil sie immer wieder damit konfrontiert wird, dass sie ihn nicht ausfüllt. Und Sie selbst verschleißen unnötig Nerven und Energie.
- Bleiben Sie hart, und unterstützen Sie sie nicht!
Steckt Nachlässigkeit dahinter, lassen Sie sie beim nächsten Flop kühl auflaufen: „Das musst du selbst geradebiegen.“ Auch bei echter Unfähigkeit müssen Sie Ihr gutes Herz vergessen und stark bleiben. Sagen Sie freundlich: „Ich kann dir nicht immer helfen, ich habe selbst genug zu tun.“
Sollten Sie ihr ständig beispringen müssen, weil es sonst massiven Ärger oder Nachteile für die Firma gibt, kündigen Sie an: „Ich kann und will nicht immer für Sie die Retterin in der Not spielen. Falls sich daran in Zukunft nichts ändert, bin ich gezwungen, das dem Chef mitzuteilen.“
Machen Sie gegebenenfalls Ihre Drohung wahr, und schenken Sie dem Chef reinen Wein ein. Mit „Petzen“ wie damals in der Schule hat das nichts zu tun – das ist berechtigter Selbstschutz.
6 Die Saboteurin
Ein Termin hat sich geändert. Sie „vergisst“, Ihnen das weiterzugeben. Händeringend suchen Sie eine Akte. Sie hat keine Ahnung, wo diese sein könnte. Ein wichtiges Telefongespräch wird nicht zu Ihnen durchgestellt. „Ich dachte, du bist in der Kantine.“ Das kann nicht alles Zufall sein. Ist es auch nicht.
Die Saboteurin bremst Sie aus, wo immer sie kann. Zur Rede gestellt, spielt sie dann die Unschuldige: „Was regst du dich so auf, das kann doch mal passieren.“ Weil sie sich nicht traut, Ihnen offen den Kampf anzusagen, macht sie Ihnen indirekt das Leben schwer, in der Hoffnung, dass Sie dadurch Nachteile haben.
- So finden Sie die Motive der Saboteurin heraus
Hinter dem Verhalten der Saboteurin steckt meist Eifersucht oder Groll. Vielleicht haben Sie sie von einem angestammten Platz verdrängt oder sind dank Ihrer freundlichen Art einfach beliebter als sie? Mit offener Konfrontation erreichen Sie deshalb nicht viel. Damit treiben Sie sie noch mehr in die Abwehr. Außerdem ist Sabotage schwer nachzuweisen.
- Klären Sie die Situation
Versuchen Sie lieber, die Situation zu klären. Laden Sie sie mal zum Essen ins Restaurant oder nach Feierabend auf ein Glas Wein ein – nach dem Motto „Im Büro kommen wir ja nie dazu, uns mal in Ruhe zu unterhalten“. Persönliche Nähe schafft mehr Sympathie. Hören Sie ihr gut zu. So erfahren Sie, worum es eigentlich geht. Eventuell können Sie ihr unnötige Ängste vor Konkurrenz nehmen. Stapeln Sie dazu ruhig ein bisschen tief: „Ich bewundere Ihr Fachwissen und glaube, dass ich noch einiges von Ihnen lernen kann.“
- Oft ist es hilfreich, die Kompetenzen klar aufzuteilen
Schlagen Sie vor: „Damit es in Zukunft keine Missverständnisse mehr gibt, sollten wir unsere Arbeitsbereiche eindeutig aufteilen. Was halten Sie davon?“ Stimmt die Saboteurin zu, machen Sie gleich Nägel mit Köpfen und legen die Aktivitäten schriftlich fest. Dann können Sie sich immer darauf berufen.
7 Die Lobdiebin
Sie haben das Projekt zusammen vorbereitet. Alles hat bestens geklappt. Ärgerlich ist nur, dass Ihre Kollegin nun so tut, als hätte sie das ganz alleine hingekriegt. Und das nicht zum ersten Mal. Sie verkauft gemeinsame Leistung gerne als ihre eigene und heimst entsprechend die Lorbeeren ein.
Statt „wir“ heißt es plötzlich nur noch „ich“. „An diesem Protokoll habe ich ganz schön lange gesessen.“ „Ich konnte unseren Kunden davon überzeugen.“ Dabei kommt ihr zugute, dass sie, vermutlich im Gegensatz zu Ihnen, kein Problem damit hat, sich in den Vordergrund zu schieben.
- So erhalten Sie die Anerkennung, die Sie verdienen
Denken Sie um. Wahrscheinlich haben Sie gelernt: „Eigenlob stinkt.“ Ersetzen Sie es ab sofort durch „Eigenlob stimmt“. Machen Sie sich bitte klar, dass Klappern zum Handwerk gehört.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Bauen Sie vor: Überlassen Sie der Lobdiebin nicht das Feld. Versenden Sie während gemeinsamer Arbeiten Infos oder Memos zum Stand der Dinge, und kennzeichnen Sie diese groß und deutlich mit Ihrem Namen.
- Betonen Sie Ihre gemeinsame Arbeit
Falls die Lobdiebin die Dreistigkeit besitzt, sich in Ihrer Gegenwart in größerer Runde als alleinige Urheberin darzustellen, greifen Sie diplomatisch ein: „Frau Mörken, Sie haben unsere gemeinsame Arbeit sehr schön wiedergegeben.“ – „Ich kann mich Frau Mörkens Worten nur anschließen. Ich bin froh, dass wir beide das so gut hingekriegt haben.“
Arbeiten Sie langfristig daran, Ihr Lampenfieber oder Ihre Schüchternheit zu überwinden. Wenn Sie ungern das Wort ergreifen oder weiche Knie kriegen, sobald Sie vor mehr als zwei Personen auftreten, nutzen Sie Rhetorikkurse, trainieren Sie laut vor dem Spiegel oder mit guten Freundinnen.
8 Die Abwerterin
Mit viel Engagement haben Sie die komplizierte Reise für Ihren Chef organisiert und sind froh, dass Sie das so gut hinbekommen haben. Kommentar der Abwerterin: „Na, das war ja wohl nicht so schwer.“ Sie tragen ein neues Kostüm und fühlen sich schön – bis die Abwerterin stichelt: „Heute so schick in Schale? Du willst wohl den Chef verführen.“
Sie kann es einfach nicht lassen, andere abzuwerten, sei es deren Leistung, deren Äußeres oder deren Meinung. Mit dem Effekt, dass sich ihr Gegenüber plötzlich klein fühlt, die Freude am Erfolg verliert oder sich schlicht über die dummen Sprüche ärgert. In jedem Fall wird dadurch das Arbeitsklima vergiftet.
- So treten Sie der Abwerterin gelassen gegenüber
Eines sollten Sie auf keinen Fall tun: Sich verteidigen. Etwa im obigen Beispiel: „Doch. Es war ganz schön schwierig, die Termine vom Kunden Groß und dem Chef zu koordinieren“. Oder „Das Kostüm habe ich nur an, weil ich nachher noch ausgehe.“ Versuchen Sie auch nicht, schlagfertig zu sein. Meistens fallen einem die besten Sprüche ohnehin erst nachträglich ein.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Nutzen Sie stattdessen die Wunderwaffe der Gegenfrage. Ihr zusätzliches Plus ist, dass sie kein großes Nachdenken erfordert. Verwandeln Sie einfach die Abwertung in eine Frage: „Was genau meinst du mit „Glück gehabt“?“ – „Wieso glaubst du, ich will den Chef verführen?“ Damit geben Sie der Abwerterin den Schwarzen Peter zurück und bringen sie in Zugzwang. Nun muss sie erläutern, wie sie das gemeint hat. Das hat schon manche scharfzüngige Dame ins Stottern gebracht.
9 Die Intrigantin
Sie läuft auch unter dem Label „Klatschtante“ oder „Anschwärzerin“. Gezielt setzt sie Gerüchte in die Welt. „Die Müller ist krank? Das ist ja wohl ein Witz. Die habe ich gestern in der Einkaufszone shoppen sehen.“ Dass Frau Müller gerade aus einer Apotheke kam, verschweigt sie. Wirksam sind auch pure Vermutungen: „Susanne sieht in letzter Zeit so schlecht aus. Sie soll zu Hause ja dicke Probleme haben.“ – „Ist dir mal aufgefallen, dass Dr. Burghardt und die Peters immer zusammen Überstunden machen? Würde mich sehr wundern, wenn da nichts läuft.“
Nach dem Motto „es bleibt immer etwas hängen“ schädigt sie den Ruf ihrer Kolleginnen. Falls sie nicht einfach nur einen boshaften Charakter hat, steckt dahinter System: Mit ihrer Intrige will sie Konkurrentinnen ausschalten. Je schlechter die anderen dastehen, desto heller strahlt ihr Stern.
- Ihre Gegenstrategie
Furchtlosigkeit heißt die Zauberformel. Sobald Sie herausfinden, dass die Intrigantin hinter der üblen Nachrede steckt, stellen Sie sie laut und möglichst vor Zeugen zur Rede. „Ich habe gehört, dass Sie behauptet haben, ich würde stundenlang privat telefonieren. Stimmt das? Wie kommen Sie dazu, so etwas zu behaupten?“
Vermutlich wird sie ausweichen, leugnen oder abwiegeln. Das macht nichts. Hauptsache, Sie haben Stärke demonstriert und ihr die Zähne gezeigt. Die Intrigantin ist ein Feigling und setzt ihre böse Kunst am liebsten bei Menschen ein, die sich nicht wehren. Versuchen Sie, zumindest eine loyale Verbündete zu gewinnen, die Sie gegen die Intrigantin unterstützt. Auf diese Weise fühlen Sie sich stärker.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Lassen Sie sich von unfairen Kolleginnen nicht ärgern. Das lohnt sich nicht. Sie werden es immer wieder mit Menschen zu tun haben, die andere Werte und Vorstellungen von einem Miteinander haben. Finden Sie für sich heraus, was Ihnen wichtig ist, und setzen Sie dann die entsprechenden Grenzen. Seien Sie konsequent.
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So machen Sie sich als Sekretärin unersetzlich – und Ihren Chef noch erfolgreicher. Denn: Ohne Sekretärin läuft nichts!
Als Sekretärin müssen Sie eine Alleskönnerin sein:
- Korrespondenz: Wie bauen Sie einen perfekten Geschäftsbrief nach DIN 5008 auf, und wie formulieren Sie selbst schwierigste Briefe stilvoll?
- Umgangsformen: Fettnäpfchen gibt es überall – lassen Sie aber Ihren Chef (und sich selbst) nicht hineintappen. Gerade im Umgang mit Gästen, bei der Besucherbetreuung oder zu Tisch gibt es Sekretärinnen-Regeln, die Sie wissen müssen – ohne die Sie heutzutage nicht mehr auskommen.
- Büroorganisation: Auch wenn Sie das in Ihrer Ausbildung gelernt haben, so stehen Sie in der Praxis doch immer wieder vor neuen Herausforderungen – besonders wenn Ihr Chef etwas chaotisch ist.
- Anreden und Titel: Niemand hat im Kopf, wie man z. B. einen Kurator einer Universität, einen Landesgerichtsrat oder den Prälat korrekt anschreibt. Hier brauchen Sie aktuelles Wissen.
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Gut, wenn Sie Ihre Informationen nicht mühsam aus dem Internet, aus irgendwelchen halboffiziellen Seiten oder aus verschiedenen anderen Quellen zusammensuchen müssen, sondern ein einziges Referenz-Handbuch als ständigen Ratgeber haben. Ein speziell für Sekretärinnen entwickeltes Werk, bei dem Sie sicher sein können, dass alles stimmt und es die neuesten Regeln enthält.
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