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Ablauf der Betriebsprüfung: So wahren Sie Ihre Rechte

So wahren Sie Ihre Rechte

Bevor die Betriebsprüfung beginnt, schickt Ihnen das Finanzamt eine offizielle Prüfungsanordung. Liegt Ihnen diese Anordnung vor, informieren Sie umgehend Ihren Steuerberater. Teilweise werden Prüfungsanordungen auch direkt an den Steuerberater geschickt.

Erfahren Sie in diesem Beitrag aus dem Handbuch für Selbstständige und Unternehmer, was die Prüfungsanordnung für Sie bedeutet und wie Sie darauf reagieren.

Informationen aus der Prüfungsanordnung

Die Prüfungsanordnung enthält bereits einige wichtige Informationen, die Ihnen bei der Vorbereitung auf die Prüfung helfen. Achten Sie besonders auf folgende Punkte:
  • Steuerarten, die geprüft werden: In der Regel umfassen Betriebsprüfungen Einkommen-, Umsatz- und gegebenenfalls Gewerbesteuer. Die Prüfung kann sich jedoch auch auf die Umsatzsteuer beschränken (Umsatzsteuer-Nachschau). Die Lohnsteuer wird immer separat geprüft.

  • Zeitraum, über den Unterlagen geprüft werden (Prüfungsturnus): In der Regel wird der Zeitraum von 3 Wirtschaftsjahren geprüft. Doch auch andere Zeiträume sind möglich. Das muss dann aber begründet werden. Dadurch erhalten Sie Hinweise auf mögliche Unregelmäßigkeiten in Ihren Unterlagen.

  • Begründung für die Prüfung: Eine Begründung ist nur dann erforderlich, wenn es einen besonderen Anlass dafür gibt, zum Beispiel Hinweise auf Steuerhinterziehung.

  • Name des Prüfers: Arbeiten Sie mit einem Steuerberater zusammen, kennt der den Prüfer vielleicht schon aus früheren Betriebsprüfungen. Er kann sich dann auf dessen „Eigenheiten“ einstellen.

  • Prüfungsort: In der Regel wird die Prüfung in Ihrem Betrieb stattfinden. Haben Sie aber keine geeigneten Räumlichkeiten, können Sie die Verlegung, etwa zu Ihrem Steuerberater, beantragen.

Tipp des Handbuchs für Selbstständige und Unternehmer: In Ihren Privaträumen darf eine Betriebsprüfung nur mit Ihrer Zustimmung stattfinden. Sie sollten sich darauf nicht einlassen und dem Prüfer keinen Einblick in Ihre Privatsphäre gewähren. Nehmen Sie eher in Kauf, dass die Prüfung im Finanzamt stattfindet.


Nur die notwendigen Unterlagen bereitstellen

Bei der Betriebsprüfung haben Sie eine Mitwirkungspflicht. Sie müssen sämtliche Unterlagen bereitstellen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 200 Abs. 1 Abgabenordung). Dazu gehören vor allem Rechnungen, Buchungsbelege, Kassenbücher, Kontoauszüge etc. Diese haben Sie mindestens 10 Jahre lang aufzubewahren. Darüber hinaus sind Sie verpflichtet, dem Prüfer Fragen zu beantworten.

Tipp des Handbuchs für Selbstständige und Unternehmer: Am besten stellen Sie dem Prüfer nur von Ihnen herausgesuchte Unterlagen zur Verfügung. Braucht er weitere Unterlagen, suchen Sie diese auf Anforderung heraus. Sie sollten es auf keinen Fall dem Prüfer überlassen, sich zu holen, was er braucht.


Grund: Die Gefahr ist zu groß, dass er auf Informationen stößt, die ihn zu weiteren Ermittlungen veranlassen. Außer einem Schreibtisch braucht ein Betriebsprüfer eigentlich keine weiteren Hilfsmittel von Ihnen.

Möchte der Prüfer zum Beispiel Kopien machen, müssen Sie dafür kein Kopiergerät zur Verfügung stellen. Vereinbaren Sie, dass er die betreffenden Seiten kennzeichnet und Sie die Kopien für ihn anfertigen. Vorteil: So behalten Sie den Überblick, womit sich der Prüfer intensiv beschäftigt.

Schlussbesprechung

In kleinen Betrieben dauert die Betriebsprüfung vor Ort normalerweise nicht länger als 1 bis 2 Tage. Danach beschäftigt sich der Prüfer noch einige Tage im Finanzamt mit Ihren Unterlagen. Über das Ergebnis erhalten Sie dann eine so genannte Prüfungsfeststellung. Daraus geht hervor, was der Prüfer gegebenenfalls beanstandet.

Das ist aber noch nicht das endgültige Ergebnis. Im Rahmen der Schlussbesprechung setzt sich der Prüfer mit Ihnen zusammen und geht die Ergebnisse mit Ihnen durch. Dabei haben Sie noch einmal Gelegenheit, Sachverhalte aus Ihrer Sicht zu erläutern.

Die Schlussbesprechung kann direkt im Anschluss an die Prüfung oder auch etwas später stattfinden. An der Besprechung nimmt neben dem Prüfer ein Sachgebietsleiter teil. Sie sollten sich deshalb ebenfalls fachlichen Beistand durch Ihren Steuerberater holen.

Gehen Sie vor der Schlussbesprechung mit Ihrem Steuerberater die Prüfungsfeststellung durch. Legen Sie gemeinsam eine Strategie fest: In welchen Punkten sind Sie bereit nachzugeben, wo wollen Sie Beanstandungen des Finanzamts – also Steuernachforderungen – nicht hinnehmen?

Beachten Sie: Die Prüfer sind angehalten – wenn auch nicht offiziell –, bei Prüfungen Nachzahlungen „herauszuholen“. Sie haben jedoch in vielen Punkten einen Ermessensspielraum, zum Beispiel bei der Frage, ob eine Ausgabe betrieblich oder privat veranlasst ist. Verhandlungen sind also möglich. Das abschließende Ergebnis wird dann im Prüfungsbericht festgehalten und Ihnen zugeschickt.

Tipp des Handbuchs für Selbstständige und Unternehmer: Beantragen Sie beim Prüfer, dass Sie den Prüfungsbericht vor dem offiziellen Versand erhalten. So können Sie kontrollieren, ob die in der Schlussbesprechung vereinbarten Punkte eingehalten wurden, und eventuell noch Korrekturen erreichen. Den Antrag stellen Sie am besten am Ende der Schlussbesprechung (§ 202 Abs. 2 Abgabenordung).


Strafrechtliche Konsequenzen mit Selbstanzeige abwenden

Wenn Einnahmen versehentlich nicht versteuert wurden oder Angaben in Rechnungen fehlen, kommt es bei Betriebsprüfungen „nur“ zu Nachzahlungen. Stößt ein Prüfer aber auf Hinweise, dass Unterlagen gezielt manipuliert oder Einnahmen systematisch verschwiegen wurden, ist das eine Straftat. Die kann mit Bußgeld und Haftstrafe belegt werden (§ 370 Abgabenordung).

Steht eine Betriebsprüfung ins Haus, können Sie in solchen Fällen strafrechtliche Konsequenzen aber noch durch eine Selbstanzeige abwenden (§ 371 Abgabenordnung). Die müssen Sie erklären, bevor (!) ein Prüfer seinen Fuß über Ihre Schwelle gesetzt hat.

Zudem ist eine Selbstanzeige nur wirksam, wenn Sie falsche Angaben vollständig richtigstellen. Sie erhalten dann geänderte Steuerbescheide. Neben den hinterzogenen Steuern werden auch Hinterziehungszinsen fällig.

Tipp des Handbuchs für Selbstständige und Unternehmer: ACHTUNG! Das Steuerstrafrecht ist hoch kompliziert. Erwägen Sie eine Selbstanzeige, erklären Sie diese unbedingt mithilfe eines auf Steuerstrafrecht spezialisierten Anwalts oder Steuerberaters.


Wann Sie eine Prüfung verschieben können

Normale Betriebsprüfungen kündigt das Finanzamt an. Das soll so rechtzeitig geschehen, dass Sie sich ausreichend darauf vorbereiten können. In der Regel erfolgt die Ankündigung spätestens 2 Wochen vor dem Prüfungstermin. Großbetrieben bleiben 4 Wochen (§ 5 Abs. 4 Betriebsprüfungsordnung).

Trotzdem kann die Frist zu kurz sein. Immerhin laufen Ihre normalen Geschäfte weiter. Vielleicht haben Sie sogar mehr zu tun als sonst, weil gerade ein großer Auftrag erledigt werden muss oder die Hochsaison des Jahres bei Ihnen beginnt. Haben Sie solche stichhaltigen Gründe, können Sie beantragen, eine Betriebsprüfung zu verschieben.

Beispiele wichtiger Gründe für eine Verschiebung
  • Sie selbst oder einer Ihrer Mitarbeiter ist erkrankt.
  • Sie sind im Urlaub oder auf Geschäftsreise.
  • Im Betrieb finden Umbauarbeiten statt, oder der Betrieb zieht gerade um.
  • Die Arbeitsbelastung ist saisonbedingt sehr hoch.
  • Sie haben gerade erst den Steuerberater gewechselt.

Behauptung genügt nicht

Normalerweise wird das Finanzamt einer Terminverschiebung zustimmen. Die Gründe müssen aber glaubwürdig sein. Sie können auch aufgefordert werden, Nachweise vorzulegen, etwa Flugtickets oder ein ärztliches Attest.

Für diesen Beitrag wurden Fotos von bilderbox aus der Bilddatenbank „Fotolia“ verwendet

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