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Wie Sie bei Bewirtungskosten alle Steuervorteile optimal ausschöpfen


Bewirtungskosten-Strategie Ob Sie nun neue Geschäfte anbahnen, den Abschluss eines Geschäfts feiern oder sich mit einem Geschäftspartner anlässlich des Jahresgesprächs treffen: Bei gutem Essen und Trinken lässt sich alles viel entspannter besprechen.

Damit die Bewirtung der Geschäftsfreunde später im Rahmen einer Betriebsprüfung keinen faden Nachgeschmack bekommt, müssen Sie allerdings wichtige Formalien einhalten. Das gilt auch dann, wenn Sie aus unterschiedlichen Anlässen Ihre Mitarbeiter wie z. B. auch Ihren Ehegatten-Arbeitnehmer bewirten.

Worauf es in allen diesen Fällen steuerlich für Sie ankommt, lesen Sie in diesem Beitrag aus dem Praxishandbuch Buchführung und Steuern für Freiberufler und Kleinunternehmer.

Hier eine kurze Übersicht:


Abzugsbeschränkung

Bewirtungskosten stehen in ganz besonderer Weise im Spannungsfeld zwischen den grundsätzlich nicht abzugsfähigen Kosten der privaten Lebensführung und den steuerlich berücksichtigungsfähigen Betriebsausgaben (bzw. Werbungskosten bei Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit). Kein Wunder also, dass es im Betriebsalltag immer wieder Diskussionen um die steuerliche Absetzbarkeit der Bewirtungskosten gibt.

Bei Bewirtungskosten kommt es ganz besonders auf die konkreten Umstände des Einzelfalls an. Denn um welche Form der Bewirtung es auch immer geht, im Kern handelt es sich um Kosten für die Beköstigung der bewirteten Personen – und diese sind steuerlich irrelevant. Eigentlich, denn in bestimmten Fällen überlagert die betriebliche die private Veranlassung so sehr, dass die Kosten dann doch steuerlich berücksichtigt werden können.

Ein betrieblicher bzw. beruflicher Anlass allein reicht aber nicht, um die Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abziehen bzw. Mitarbeitern steuerfrei erstatten zu können. Zusätzlich ist erforderlich, dass die formellen Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung der Bewirtungskosten vorliegen.

Und: Haben Sie alle Hürden genommen, sind die Bewirtungskosten auch dann immer nur in Höhe von 70 % steuerlich berücksichtigungsfähig.

Praxis-Tipp aus dem Praxishandbuch Buchführung und Steuern für Freiberufler und Kleinunternehmer: Um die Abzugsfähigkeit bzw. steuerfreie Erstattungsfähigkeit von Bewirtungskosten halten Sie am besten folgende Prüfungsreihenfolge ein. Sortieren

Sie zunächst folgende Kosten aus:

  • Bewirtungskosten, die privat veranlasst sind
  • Bewirtungskosten, die als unangemessen anzusehen sind
  • Bewirtungskosten, deren Höhe und betriebliche Veranlassung nicht nachgewiesen sind
  • Bewirtungskosten, die nicht gesondert aufgezeichnet sind
  • Bewirtungskosten, die nach ihrer Art keine Bewirtungsaufwendungen sind

Angemessenheit

Was „angemessen“ ist, ist gesetzlich nicht geregelt. Ganz im Gegenteil: „Angemessenheit“ ist ein schwammiger Begriff. Einerseits ermöglicht er Ihnen einen weiten Handlungsspielraum, andererseits sind genau deshalb Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt programmiert. Die Finanzverwaltung prüft, ob ein ordentlicher und gewissenhafter Unternehmer angesichts der erwarteten Vorteile diese im konkreten Einzelfall entstandenen Bewirtungskosten in Kauf genommen hätte.

Das sind die typischen Prüfkriterien:

  • die Unternehmensgröße
  • Umsatz und Gewinn
  • die Bedeutung des Repräsentationsaufwands für den Geschäftserfolg
  • die Stellung des bewirteten Geschäftsfreundes
  • die Üblichkeit von Repräsentationsaufwand in vergleichbaren Branchen

Praxis-Tipp aus dem Praxishandbuch Buchführung und Steuern für Freiberufler und Kleinunternehmer: Orientieren Sie sich in erster Linie an diesen 4 Kriterien:

  1. Keine feste Obergrenze
    Eine feste Obergrenze gibt es für die Bewirtungskosten nicht. Maßgeblich sind die Größe des Unternehmens, die Höhe des Umsatzes und die Höhe des Gewinns.
  2. Dauer der Kundenbeziehung
    Ob Sie sich mit einem langjährigen Kunden zum Geschäftsessen treffen oder einen potenziellen Neukunden bewirten, ist für die Frage der Angemessenheit der Bewirtungskosten völlig unerheblich.
  3. Geschäftsentwicklung
    Je besser die Geschäfte laufen, desto teurer darf das Geschäftsessen sein. Das gilt auch dann, wenn Sie lediglich einen kleinen Kunden bewirten.
  4. 100 € als „Richtwert“
    Das Finanzgericht Hamburg hält Bewirtungskosten in Höhe von (umgerechnet) ca. 100 € je Anlass und Person in der Regel für angemessen. Das Urteil stammt allerdings bereits aus dem Jahr 1994. Andere Urteile sind nicht bekannt geworden. Angesichts der zwischenzeitlichen Kostensteigerungen dürfte heute ein Betrag von etwa 175 € je Anlass und Person vom Finanzamt akzeptiert werden.

Anlass der Bewirtung

Betrieblich veranlasste Aufwendungen für die Bewirtung von Personen können geschäftlich oder nicht geschäftlich sein. Ein geschäftlicher Anlass besteht insbesondere bei der Bewirtung von Personen, zu denen schon Geschäftsbeziehungen bestehen.

Auch die Bewirtung von Besuchern des Betriebs (z. B. im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit) ist geschäftlich veranlasst, weil dadurch Geschäftsabschlüsse allgemein erleichtert werden sollen.

Beispiele: Bewirtung von Schülergruppen, Journalisten, Politikern und Behördenvertretern.

Bei geschäftlichem Anlass sind die Bewirtungskosten nicht zum Abzug zugelassen, soweit sie 70 % der angemessenen und nachgewiesenen Aufwendungen übersteigen. Bewirtungskosten können in vielfältiger Weise auch beruflich veranlasst sein. Denken Sie nur an die beiden mit Abstand häufigsten Fälle, dass Sie als Freiberufler Geschäftspartner oder Kunden bewirten oder ein Mitarbeiter bei einer Auswärtstätigkeit Geschäftspartner bewirtet.

Arbeitsessen

Eine Mahlzeit, an der ein Mitarbeiter im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse teilgenommen hat, führt nicht zu geldwerten Vorteilen, bleibt also steuerfrei. Das gilt nicht nur bei der Teilnahme des Mitarbeiters an einem Geschäftsessen, sondern auch für Arbeitsessen.

Bei einem Arbeitsessen handelt es sich um die Bewirtung anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes. Der ist gegeben, wenn Sie Ihre Mitarbeiter

  • anlässlich und während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung
  • im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs
  • unentgeltlich oder teilentgeltlich bewirten und
  • der Wert des Essens 40 € brutto pro Teilnehmer nicht überschreitet.

Aufmerksamkeiten

Eine Bewirtung setzt voraus, dass die Darreichung von Speisen und/oder Getränken eindeutig im Vordergrund steht. Eine Bewirtung liegt deshalb nicht vor bei der Gewährung von Aufmerksamkeiten im geringen Umfang, wenn es sich dabei um eine übliche Geste der Höflichkeit handelt. Die Höhe der Kosten ist in diesem Zusammenhang unerheblich. Insbesondere spielt die 40-€-Grenze, die für die Annahme einer üblichen Beköstigung bei der Gewährung kostenloser Mahlzeiten bei einer Auswärtstätigkeit von Mitarbeitern von Bedeutung ist, hier keine Rolle. Kosten für Aufmerksamkeiten können Sie immer in voller Höhe steuerlich geltend machen.

Beispiel: Anlässlich einer Konferenz mit Geschäftspartnern reichen Sie Kaffee, Tee und Gebäck.

Praxis-Tipp aus dem Praxishandbuch Buchführung und Steuern für Freiberufler und Kleinunternehmer: Beachten Sie, dass es sich nach Auffassung der Finanzverwaltung bereits bei kleinen Speisen nicht mehr nur um eine Aufmerksamkeit handelt. Dies soll etwa gelten für belegte Brötchen, Kuchenstücke und/oder Salate.

Die Folge:

  • Es liegen lediglich beschränkt abzugsfähige Bewirtungskosten vor. Allerdings ist die Grenze zwischen Aufmerksamkeit und Bewirtung fließend, es kommt immer auf die Menge der bereitgestellten Aufmerksamkeiten an. Bieten Sie z. B. neben Kaffee und Tee ein oder 2 halbe belegte Brötchen an, dürfte es sich noch um eine Aufmerksamkeit handeln.
  • Und um es noch einmal zu betonen: Auf den Preis für die Speisen und Getränke kommt es nicht an. So dürfte es sich bei der Bereitstellung von Kartoffelsalat und Würstchen um eine Bewirtung handeln, während das Öffnen einer Flasche Wein zum Anstoßen auf einen Geschäftsabschluss noch eine Aufmerksamkeit ist.

Aufzeichnungspflichten

Daran führt kein Weg vorbei: Damit Bewirtungskosten überhaupt als Betriebsausgaben anerkannt werden können, ist es zwingend erforderlich, dass Sie Ihre Bewirtungskosten zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung von vornherein einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzeichnen.

Das gilt nicht nur dann, wenn Sie eine Bilanz erstellen müssen. Auch dann, wenn Sie sich als Gewerbetreibender oder Selbstständiger mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung begnügen dürfen, müssen Sie Ihre Bewirtungskosten von Anfang an getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben fortlaufend und einzeln notieren.

Praxis-Tipp aus dem Praxishandbuch Buchführung und Steuern für Freiberufler und Kleinunternehmer:

  • Widerstehen Sie der Versuchung, mehrere Bewirtungsquittungen bzw. Gaststättenrechnungen zusammenzufassen. Nur dadurch, dass Sie Ihre Bewirtungskosten einzeln aufzeichnen, sichern Sie sich den 70%igen Betriebsausgabenabzug.
  • Eine Ausnahme gilt nur für Sammelrechnungen, die Ihnen ein Restaurantbesitzer z. B. monatlich ausstellt, weil Sie bei ihm regelmäßig mit Geschäftsbesuch zu Gast sind. Gleiches gilt für Kreditkartenabrechnungen. In beiden Fällen ergibt sich die Aufschlüsselung der Kosten aus den dazugehörigen Belegen.
  • Richten Sie außerdem innerhalb Ihrer EDV-Buchführung ein eigenes Konto für Bewirtungskosten ein.

Auslagen durch Arbeitnehmer

Eigene Kosten können Ihren Mitarbeitern entstehen, weil sie Geschäftsfreunde des Unternehmens oder aber eigene Kollegen bewirten.

Bewirtet ein Mitarbeiter auf Ihre Anweisung hin einen Ihrer Geschäftsfreunde, gilt Folgendes: Ihrem Mitarbeiter entstehen letztlich keine eigenen Kosten. Denn:

  • Entweder geht die Bewirtung von vornherein auf Rechnung des Unternehmens,
  • oder Ihr Mitarbeiter erhält die zunächst von ihm verauslagten Bewirtungskosten von Ihnen steuerfrei erstattet.

In beiden Fällen muss Ihr Mitarbeiter die entstandenen Bewirtungskosten nachweisen.

Probleme hinsichtlich des Nachweises der betrieblichen Veranlassung des Essens kann und wird es mit dem Finanzamt regelmäßig dann geben, wenn die Bewirtung in der Privatwohnung Ihres Mitarbeiters erfolgt.

Aufwendungen für die Bewirtung von Geschäftsfreunden in der eigenen Wohnung gehören regelmäßig zu den nicht abziehbaren Kosten der Lebensführung.

Das gilt nach Auffassung der Finanzverwaltung auch dann, wenn ausschließlich Arbeitskollegen und Geschäftsfreunde an der Bewirtung teilnehmen.

Der Grund:
Eine Trennung in Bewirtungskosten und Kosten der Lebensführung nach objektiven Maßstäben ist weder leicht noch einwandfrei möglich.

Praxis-Tipp aus dem Praxishandbuch Buchführung und Steuern für Freiberufler und Kleinunternehmer:

  • Etwas anderes kommt nur – wenn überhaupt – in eng begrenzten Ausnahmefällen in Betracht, etwa dann, wenn ein ausländischer Geschäftsfreund zu Gast ist oder das Treffen aus gesundheitlichen Gründen in der Wohnung des Mitarbeiters stattfinden muss.
  • Bestehen Sie in jedem Fall auf detaillierte Aufzeichnungen über Art und Umfang der Bewirtung, damit Sie den Nachweis der entstandenen Bewirtungskosten später leichter bzw. überhaupt führen können.
  • Das gilt ohne Wenn und Aber für jede Form und jeden Ort der Bewirtung von Geschäftsfreunden durch einen Mitarbeiter.

Auch in diesen Fällen können die anfallenden Bewirtungskosten nur in Höhe von 70 % als Betriebsausgaben abgezogen werden. Steuerlich werden Sie praktisch so gestellt, als hätten Sie als Arbeitgeber die Bewirtungskosten selbst getätigt.

Auswärtstätigkeiten

Sind Sie geschäftlich auswärts unterwegs, können Sie Ihre Verpflegungsmehraufwendungen nur pauschal geltend machen. Für Inlandsreisen etwa gelten folgende Pauschalsätze: bei einer Abwesenheit pro Tag ab 8 Stunden 6 €, ab 14 Stunden 12 € und ab 24 Stunden 24 €.

Mehr als ein Schnellimbiss ist bei diesen Pauschalen nicht drin. Wollen Sie sich damit nicht zufriedengeben, sollten Sie sich entweder von Ihren Geschäftspartnern einladen lassen – oder aber Ihrerseits Ihre Geschäftspartner kurzerhand zum Essen einladen.

Praxis-Tipp aus dem Praxishandbuch Buchführung und Steuern für Freiberufler und Kleinunternehmer: Laden Sie Ihren Geschäftspartner ein, können Sie 70 % der tatsächlich entstandenen „Verpflegungs-“ Kosten als Betriebsausgaben absetzen.

Diese Bewirtungskosten können Sie nicht etwa nur für das Essen des Geschäftspartners geltend machen, sondern auch für Ihr eigenes Essen.

Begleitperson

Bewirten Sie einen Geschäftspartner aus geschäftlichem Anlass und lässt er sich von seinem Ehegatten begleiten, sind auch die auf seinen Ehegatten entfallenden Bewirtungskosten steuerlich abzugsfähig.

Nimmt Ihr Ehegatten ebenfalls an dem Essen teil, hängt es von den konkreten Umständen des Einzelfalls ab, ob die auf Ihren Ehegatten entfallenden Bewirtungskosten ebenfalls steuerlich berücksichtigungsfähig sind:

  • Ihr Ehegatte nimmt allein deswegen teil, weil auch der Geschäftspartner in Begleitung kommt. Dies ist sicherlich allemal eine Geste der Höflichkeit, aber regelmäßig kein geschäftlicher Anlass. Die Folge: Die Bewirtungskosten, die auf Ihren Ehegatten entfallen, sind nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig.
  • Ihr Ehegatte arbeitet bei Ihnen in der Praxis bzw. im Betrieb mit und ist insbesondere auch für die Betreuung von Kunden und Geschäftspartnern zuständig. Dann sind auch die auf Ihren Ehegatten entfallenden Bewirtungskosten zu 70 % abzugsfähig. Gleiches gilt, wenn Ihr Ehegatte aus sonstigen betrieblichen Gründen an dem Essen teilnimmt. Das ist etwa der Fall, wenn es sich um ausländischen Geschäftsbesuch handelt und Ihr Ehegatte – im Gegensatz zu Ihnen – die Fremdsprache beherrscht und somit als Dolmetscher tätig wird.

Betriebsveranstaltung

Als Betriebsausgaben abzugsfähig sind Ihre Kosten für Betriebsveranstaltungen (beispielsweise Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern) immer dann, wenn diese pro teilnehmenden Arbeitnehmer nicht mehr als 110 € betragen. Der Betrag in Höhe von 110 € versteht sich einschließlich Umsatzsteuer. Pro Teilnehmer stehen mithin maximal 92,44 € netto zur Verfügung, wenn Sie alle Steuervorteile ausschöpfen wollen. Wird’s teurer, ist die Betriebsveranstaltung für Ihre Mitarbeiter als geldwerter Vorteil zu behandeln, für den uneingeschränkt Lohnsteuerpflicht besteht.

Besonders fatal: Die Lohnsteuer ist dann auf die gesamten Veranstaltungskosten zu berechnen und nicht etwa nur auf den Teil der Kosten, der den Betrag in Höhe von 110 € pro Teilnehmer übersteigt.

Auch die Kosten für 2-tägige Veranstaltungen können abzugsfähig sein

Ihre Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung führen selbst dann nicht zu Arbeitslohn, wenn diese sich über 2 Tage hinzieht. Allein entscheidend ist, dass Ihre Aufwendungen pro teilnehmenden Arbeitnehmer die Freigrenze von 110 € nicht übersteigen. Das hat der Bundesfinanzhof in einem Fall entschieden, in dem ein Dienstleistungsbetrieb mit seinen Mitarbeitern ein Hüttenfest feierte, das freitags begann und sonnabends weinselig endete.

Die BFH-Richter selbst liefern in ihrer Rechtsprechung den „betriebsfunktionalen Grund“ dafür, warum es Sinn macht, mit einer Betriebsveranstaltung am Freitag nach allgemeinem Dienstschluss zu beginnen und mit einer Übernachtung bis Sonnabend fortzusetzen: Eine derartige 2-tägige Betriebsveranstaltung ist oftmals „die einzige Möglichkeit, alle Mitarbeiter gleichzeitig zusammenzubringen, damit sie sich persönlich kennenlernen und Erfahrungen austauschen können“ (BFH, Urteil vom 16.11.2005, Az. VI R 151/99).

Welche Ausgaben Sie steuerlich absetzen können

Übliche Zuwendungen bei einer Betriebsveranstaltung sind insbesondere:

  • Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten
  • die Übernahme von Fahrtkosten, auch wenn die Fahrt als solche schon einen Erlebniswert hat, wie beispielsweise eine Schiffsfahrt auf einem Vergnügungsdampfer oder eine Busfahrt in landschaftlich reizvolle Gegenden
  • Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Betriebsveranstaltung nicht im Besuch einer solchen Veranstaltung erschöpft
  • Geschenke ohne bleibenden Wert, wie beispielsweise Weihnachtspäckchen, wenn diese den Rahmen von Aufmerksamkeiten nicht überschreiten
  • Aufwendungen für den äußeren Rahmen, wie beispielsweise für Räume, Musik, für künstlerische und artistische Darbietungen, wenn diese nicht der wesentliche Zweck der Betriebsveranstaltung sind

Betragen die Aufwendungen für die üblichen Zuwendungen insgesamt nicht mehr als 110 € pro Mitarbeiter, so sind die Leistungen steuerfrei. Dieser Betrag versteht sich einschließlich Umsatzsteuer. Wird dieser Betrag überschritten, handelt es sich um sonstige Bezüge, die steuerpflichtig sind. Das gilt dann nicht nur für den über 110 € hinausgehenden Teil, sondern für den gesamten Betrag.

Soweit Zuwendungen anlässlich von Betriebsveranstaltungen steuerpflichtig sind, ist die Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 % zulässig.

Praxis-Tipp aus dem Praxishandbuch Buchführung und Steuern für Freiberufler und Kleinunternehmer: Um die 110-€-Grenze zu „halten“, können Sie mit Ihren Mitarbeitern vereinbaren, dass sie den 110 € übersteigenden Betrag selbst tragen.

Wichtig: Diese Selbstverpflichtung müssen Ihre Mitarbeiter vor der Betriebsveranstaltung schriftlich erklären. Geschieht dies erst hinterher, wird die Selbstverpflichtung vom Finanzamt nicht anerkannt.

Für die Selbstverpflichtung bietet sich folgende Formulierung an:

Beispiel: Übersteigen die Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung am ____________ je Arbeitnehmer den Betrag von 110 €, verpflichte ich mich, den übersteigenden Betrag, der auf mich entfällt, selbst zu tragen. Dieser Betrag wird bei der nächsten Lohnabrechnung von meinem Nettogehalt abgezogen.

  • Lesen Sie ergänzend auch die Hinweise unter „Arbeitsessen“.

Bewirtung eigener Arbeitnehmer

Die folgenden Hinweise und Praxis-Tipps gelten nicht nur bei der Bewirtung fremder Mitarbeiter, sondern in gleicher Weise, wenn Sie Ihren Arbeitnehmer-Ehegatten bewirten.

Ihr Mitarbeiter nimmt an einem Essen mit Geschäftspartnern teil

Laden Sie einen Mitarbeiter in ein Restaurant ein und geschieht dies nicht im Rahmen einer Geschäftsreise, dann gilt der auf den Mitarbeiter entfallende Teil der Bewirtungskosten als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Sie können die Bewirtungskosten für dieses Arbeitsessen steuerlich jedoch in voller Höhe als Betriebsausgaben geltend machen. Die Beschränkung auf 70 % der Bewirtungskosten gilt in diesem Fall also nicht.

Ob Sie die Bewirtungskosten in vollem Umfang oder nur zu 70 % als Betriebsausgaben geltend machen können, ist davon abhängig, ob an dem Essen auch Geschäftspartner teilnehmen.

Beispiel: Sie begeben sich mit einem Geschäftskunden, der bei Ihnen zu Besuch ist, zum Mittagessen in ein Restaurant. Dort sollen die Gespräche über das laufende Projekt fortgesetzt werden. Deshalb bitten Sie auch den Mitarbeiter, der das Projekt unternehmensintern federführend leitet, mit „zu Tisch“.

Es handelt sich gegenüber dem Mitarbeiter um eine Zuwendung im ganz überwiegend betrieblichen Interesse. Die auf den Mitarbeiter entfallenden Bewirtungskosten sind steuer- und sozialabgabenfrei, können jedoch nur in Höhe von 70 % als Betriebsausgaben abgesetzt werden.

Wenn ein Mitarbeiter bei einer Auswärtstätigkeit Mahlzeiten einnimmt

Die Gewährung einer Mahlzeit während einer Auswärtstätigkeit ist immer dann vom Arbeitgeber veranlasst, wenn

  • Sie Ihren Mitarbeitern die Bewirtungskosten erstatten, und
  • die Rechnung über die Bewirtungskosten auf den Namen Ihres Unternehmens ausgestellt ist.

Es muss sich um eine übliche Beköstigung handelt. Das ist der Fall, wenn der tatsächliche Wert der Mahlzeit 40 € nicht übersteigt.

Beispiel: Übernehmen Sie die Kosten für das Mittag- und das Abendessen, die einem Mitarbeiter während seiner Geschäftsreise entstanden sind, handelt es sich noch um eine „übliche Beköstigung“, wenn der Wert der beiden Mahlzeiten jeweils 40 € und zusammen mithin 80 nicht übersteigt.

Übernehmen Sie die Kosten für die Mahlzeiten des Mitarbeiters, die er im Rahmen einer Auswärtstätigkeit einnimmt, handelt es sich nicht um eine Bewirtung, sondern vielmehr um eine übliche Beköstigung.

Das bedeutet: Sie haben die Wahl, ob Sie die Mahlzeiten

  • mit den amtlichen Sachbezugswerten (Frühstück 1,57 €, Mittagessen und Abendessen jeweils 2,83 €) oder
  • mit den tatsächlichen Werten ansetzen.

Diese Grundsätze gelten in gleicher Weise auch für die Gewährung von Mahlzeiten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung und bei Fortbildungsveranstaltungen.

Freie Mitarbeiter

Wenn Sie freie Mitarbeiter im Rahmen einer Schulungsveranstaltung bewirten, können Sie die dafür anfallenden Kosten nicht in vollem Umfang als Betriebsausgaben abziehen. Abzugsfähig sind lediglich 70 % dieser Kosten. Freie Mitarbeiter werden damit nicht den Arbeitnehmern gleichgestellt.

Beispiel: Sie sind EDV-Dienstleister und beschäftigen eine Reihe von freien Mitarbeitern, die Sie immer dann einsetzen, wenn sich die Aufträge häufen oder ein Großauftrag hereingekommen ist. Für Ihre Mitarbeiter führen Sie regelmäßig Schulungsveranstaltungen durch, zu denen Sie auch die freien Mitarbeiter einladen.

Bei diesen Schulungsveranstaltungen werden die Teilnehmer mit Speisen und Getränken versorgt. Die Bewirtungskosten für Ihre freien Mitarbeiter können Sie nur zu 70 % absetzen. Das begründen Finanzverwaltung und Finanzgerichte (z. B. BFH, Urteil vom 18.9.2007, Az. I R 75/06) wie folgt:

Der Gesetzgeber wollte mit der Bewirtung „aus geschäftlichem Anlass“ die „reine Arbeitnehmerbewirtung“ steuerlich begünstigen. Alle anderen Anlässe sollten hingegen der Abzugsbeschränkung von aktuell 70 % unterfallen.

Praxis-Tipp aus dem Praxishandbuch Buchführung und Steuern für Freiberufler und Kleinunternehmer: Achten Sie stets auf die Angemessenheit der Bewirtungskosten, gerade auch bei der Bewirtung von freien Mitarbeitern. Das gilt in gleicher Weise auch bei Außendienstmitarbeitern und Handelsvertretern.

Gaststättenrechnung

Zusätzlich zu den ohnehin erforderlichen Nachweisen (siehe dazu die Hinweise unter dem Stichwort „Nachweis der Bewirtungskosten“) dürfen in der Gaststättenrechnung folgende zusätzliche Angaben nicht fehlen:

Art und Umfang der Leistungen

Die Rechnung muss die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Essen oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung enthalten. Buchstaben, Zahlen und Symbole reichen nicht aus.

Beispiel: 1 x Nr. 12, 1 x Nr. 23

Vielmehr ist es erforderlich, dass die Lieferungen und Leistungen im Einzelnen konkret bezeichnet werden.

Beispiel: Angenommen, Sie haben sich mit einem Geschäftsfreund zum Essen getroffen. Dann könnte eine detaillierte Bezeichnung der Speisen wie folgt aussehen:

1 x Risotto  
1 x Spargelquiche
1 x Zanderfilet  
1 x Kabeljaufilet
1 x Rhabarberstrudel
1 x Holunderblütenmousse  

13,50
12,50
19,50
19,50
11,50
9,50

Die Getränke sind ebenso konkret aufzuzeichnen.

Rechnungsbetrag allein reicht nicht – Einzelpreise müssen ausgewiesen sein

Es genügt nicht, dass nur die Gesamtsumme angegeben wird. Vielmehr muss zu jedem in der Restaurantrechnung ausgewiesenen Gericht der Einzelpreis genannt werden.

Praxis-Tipp: Achten Sie darauf, dass die Rechnung auch ein eventuell gezahltes Trinkgeld ausweist. Das Trinkgeld kann die Bedienung handschriftlich auf der Rechnung oder auf einem gesonderten Beleg bestätigen. Bei einem Trinkgeld in Höhe von bis zu 10 % des Rechnungsendbetrags erkennt das Finanzamt im Allgemeinen auch einen Eigenbeleg an.

Maschinelle Erstellung der Rechnung erforderlich

Die Rechnung muss maschinell erstellt und maschinell registriert werden. Rechnungen, die nur maschinell erstellt, aber nicht auch in dieser Weise registriert werden, genügen grundsätzlich nicht. Gleiches gilt für Rechnungen, die lediglich handschriftlich erstellt werden.

Praxis-Tipp: Entgegen einem weitverbreiteten Irrtum müssen die im Einzelnen verzehrten Speisen und genossenen Getränke nicht maschinell registriert werden, sondern nur die Rechnungsendsumme. Unverzichtbar ist aber, dass die Rechnung von der Registrierkasse mit einer laufenden Registriernummer versehen wird.

Zusatzbeleg kann Restaurantrechnung ergänzen

Wie die vorstehenden Hinweise gezeigt haben, müssen Sie wichtige Vorgaben einhalten, damit Ihre Bewirtungskosten steuerlich anerkannt werden. Das Finanzgericht Düsseldorf verschafft Ihnen dabei Erleichterung. Danach kann ein ordnungsgemäßer Zusatzbeleg über die Bewirtung eine unvollständige Restaurantrechnung ergänzen (FG Düsseldorf, Urteil vom 7.12.2009, Az. 11 K 1093/07 E).

Im entschiedenen Fall ging es um Restaurantrechnungen, die keine Angaben zum Rechnungsadressaten enthielten. Zwar verlangen Finanzgerichte und Finanzverwaltung bei Restaurantrechnungen, dass der Bewirtende auf der Rechnung angegeben wird.

Auf das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung kann es nach Auffassung des Finanzgerichts Düsseldorf jedoch nicht ankommen, wenn sich die fehlenden Angaben aus anderen Schriftstücken ergeben.

Die umstrittenen Restaurantrechnungen waren per Kreditkarte bezahlt worden. Deshalb legte das Unternehmen die Monatsabrechnungen über die Kreditkartenzahlungen vor. Die enthielten nicht nur die Rechnungsbeträge, sondern waren auch an das Unternehmen adressiert. Das ließen die Düsseldorfer Richter als Nachweis gelten.

Praxis-Tipp: Das Finanzgericht hat die Revision zum Bundesfinanzhof zugelassen. Damit erhält Deutschlands höchstes Finanzgericht Gelegenheit, den Fall endgültig zu entscheiden.

Wenn Sie in einem vergleichbaren Fall Ärger mit dem Finanzamt haben, empfiehlt es sich, gegen einen nachteiligen Steuerbescheid Einspruch einzulegen und unter Hinweis auf die zu erwartende Grundsatzentscheidung des BFH (Az. X R 57/09) das Ruhen des Verfahrens zu beantragen. So ersparen Sie es sich, selbst Klage erheben zu müssen.

Die Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen bis 150 € gelten auch für Rechnungen anlässlich einer Bewirtung. Nicht einmal einen Registrierkassenbeleg benötigen Sie, wenn der Wirt Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt (nach der Bewirtung) eine Rechnung ausstellt, die Sie durch Überweisung begleichen.

Sie können sich also Monatsrechnungen ausstellen lassen und damit den formellen Kleinkram umgehen.

Geschenke

Überreichen Sie einem Geschäftsfreund oder einem Mitarbeiter im Rahmen einer Bewirtung ein Geschenk, können Sie die Kosten dafür

  • vollständig als Betriebsausgaben geltend machen, wenn der Beschenkte Arbeitnehmer Ihres Unternehmens ist,
  • nur bis zum Betrag von 35 € netto (Freigrenze) pro Jahr und Person als Betriebsausgaben geltend machen, wenn der Beschenkte ein Geschäftsfreund ist.

Auf der anderen Seite müssen die Beschenkten wertvolle Zuwendungen versteuern und ggf. Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Für Geschäftsfreunde gilt das grundsätzlich, für Mitarbeiter, wenn der Wert des Geschenks mehr als 40 € brutto beträgt (Freigrenze). Sie können dem Beschenkten jedoch die Steuer ersparen, wenn Sie Zuwendungen pauschal mit 30 % versteuern.

Die Pauschalierung ist von den gesamten entstandenen Kosten inklusive Umsatzsteuer vorzunehmen. Die Übernahme der Steuer gilt dabei als Bestandteil der Zuwendung. Beachten Sie in diesem Zusammenhang diese Voraussetzungen:

  • Es handelt sich um betrieblich veranlasste Zuwendungen, die zusätzlich zur vereinbarten Gegenleistung erbracht werden, oder um Geschenke.
  • Die Zuwendung beträgt pro Empfänger nicht mehr als 10.000 € jährlich.
  • Die Pauschalierung wird einheitlich für alle Sachzuwendungen und Geschenke eines Jahres ausgeübt. Sie kann aber für Zuwendungen an Dritte und eigene Arbeitnehmer jeweils gesondert vorgenommen werden.
  • Der Empfänger der Zuwendung wird über die Pauschalierung informiert.

Die Pauschalierung gilt nicht für Sachverhalte, für die bereits andere gesetzliche Bewertungsregeln bestehen, wie z. B. für die Überlassung eines Firmenwagens und Rabattfreibeträge.

Beachten Sie zur 40-€-Freigrenze für Geschenke bitte noch Folgendes: Hierbei handelt es sich um Sachzuwendungen von geringem Wert, die Sie einem Mitarbeiter anlässlich eines besonderen persönlichen Ereignisses zukommen lassen. Diese Geschenke sind steuerfrei, wenn ihr Wert 40 s (einschließlich Umsatzsteuer) nicht übersteigt. Geldzuwendungen gehören demgegenüber stets zum Arbeitslohn.

Beispiel: Ein Mitarbeiter wird 50 Jahre alt. Zu diesem runden Geburtstag schenken Sie ihm die Klassikedition seines Lieblingsdirigenten: 3 CDs, die zusammen 39 € kosten.

Übersteigt das Geschenk die Grenze von 40 €, so ist die Zuwendung in vollem Umfang steuerpflichtig und nicht etwa nur der übersteigende Betrag.

Beispiel: Der Mitarbeiter erhält zu seinem Geburtstag einen Bildband im Wert von 50 €. Dann unterliegt der gesamte Betrag der Lohnsteuer.

Bei dem Betrag von 40 € handelt es sich nicht um einen Jahresbetrag. Das heißt, dass Sie einem Mitarbeiter im Laufe eines Jahres auch mehrere solcher Geschenke zukommen lassen können. Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist lediglich, dass der Anlass für diese Geschenke ein persönlicher ist, z. B. ein Geburtstag, eine Hochzeit, ein Berufsjubiläum.

Beispiel: Der Mitarbeiter wird nicht nur 50 Jahre alt, sondern feiert 2 Monate später das 10-jährige Arbeitsjubiläum. Dann können Sie ihm 2 Geschenke im Wert von jeweils bis zu 40 zuwenden.

Wenn Sie einen besonderen Anlass zum Feiern haben und Ihren Mitarbeitern deshalb ein Geschenk zukommen lassen wollen, bleibt dieses steuerfrei, solange Sie die Betragsgrenze von 40 € einhalten.

Bei betrieblichen Anlässen gilt dieser Betrag jedoch für alle betrieblichen Anlässe eines Jahres zusammen.

So bleiben Geschenke an Mitarbeiter steuerfrei

Geschenke aus einem persönlichen Anlass

Geschenke aus einem betrieblichen Anlass

Beispiel:

runder Geburtstag
Hochzeit
Arbeitsjubiläum
Geburt eines Kindes

Beispiele:

Sommerfest
Weihnachtsfeier
Praxis-/ Betriebsjubiläum
Praxis-/ Betriebsausflug

Für jeden Mitarbeiter können Sie für jeden einzelnen Anlass bis zu 40 € ausgeben, auch bei mehreren Anlässen im Jahr.

Für jeden Mitarbeiter dürfen Sie pro Jahr für alle Anlässe zusammen nicht mehr als 40 € ausgeben.



Jubiläen und Empfänge

Aufwendungen für die Bewirtung von Geschäftsfreunden und Kunden, die teils betrieblich oder beruflich, teils privat veranlasst sind, sind in vollem Umfang nicht abziehbare Kosten der Lebensführung, sofern eine Trennung nach objektiven Maßstäben nicht leicht und einwandfrei möglich ist.

So können beispielsweise die Bewirtungskosten anlässlich eines Geburtstagsempfangs im Allgemeinen nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden. Dies gilt unabhängig davon, ob der Empfang im Unternehmen, in einer Gaststätte oder in der eigenen Wohnung stattfindet.

Insbesondere in solchen Fällen, in denen die Bewirtungsaufwendungen ganz oder teilweise mit herausgehobenen persönlichen Ereignissen des Bewirtenden zusammenhängen, haben die Finanzgerichte einen Abzug dieser Aufwendungen als Betriebskosten immer wieder verwehrt.

Der Grund: In gehobener beruflicher Stellung bestehe ein gesellschaftlicher Zwang, bestimmte Ereignisse in einem repräsentativen Rahmen zu begehen. Mit der beruflichen bzw. betrieblichen Tätigkeit habe das nur mittelbar etwas zu tun.

Die Ausnahme von der Regel

Zwar haben die Finanzgerichte in der Vergangenheit immer wieder entschieden, dass Jubiläen und Empfänge steuerlich nicht anerkannt werden – und Ihnen dann eben auch keine Kosten steuerfrei erstattet werden können. Aber das bedeutet nicht, dass dies immer so sein muss.

Ganz im Gegenteil: Jubiläen und Empfänge sind geradezu ein Beispiel dafür, wie Sie die steuerliche Anerkennung von Bewirtungskosten auch in solchen Fällen erreichen können, wenn Sie den bestehenden Gestaltungsspielraum nutzen. Das zeigt eine Entscheidung des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg.

Der entschiedene Fall betrifft den Inhaber eines Unternehmens, der kurz vor einem Firmenjubiläum 50 Jahre alt geworden war. Deshalb unterstellte das Finanzamt, dass die Festveranstaltung zum Firmenjubiläum privat mit veranlasst war, und weigert sich, die Bewirtungskosten steuerlich anzuerkennen.

So geht das nicht, hat das Finanzgericht Berlin-Brandenburg entschieden. Selbst hohe Kosten für ein Firmenjubiläum muss das Finanzamt in vollem Umfang steuerlich anerkennen, wenn die allgemeinen Voraussetzungen dafür vorliegen.

Und: Insbesondere den Umstand, dass der Inhaber einen Tag vor der Jubiläumsveranstaltung 50 Jahre alt geworden war, durfte das Finanzamt nach Auffassung der Finanzrichter nicht zum Anlass nehmen, dass sein Geburtstag mit der Grund für die Jubiläumsveranstaltung war.

Unmissverständlich stellen die Finanzrichter klar, dass es sich die Finanzbeamten nicht zu leicht machen dürfen. Sie verlangten eine umfassende Gesamtwürdigung aller Umstände des Einzelfalls. Anders als noch das Finanzamt sahen es die Richter insbesondere auch nicht als selbstverständlich an, dass die Gäste des Firmenjubiläums von dem Geburtstag des Gesellschafters Kenntnis hatten.

Praxis-Tipp aus dem Praxishandbuch Buchführung und Steuern für Freiberufler und Kleinunternehmer: Erfüllen Sie die folgenden 4 Voraussetzungen, damit Ihr Empfang aus ganz überwiegendem betrieblichem Interesse stattfindet und das Finanzamt ihn steuerlich anerkennen muss:

  • Der Empfang hat einen betrieblichen bzw. beruflichen Anlass.
  • Laden Sie niemals persönlich zu dem Empfang ein. Sprechen Sie die Einladung stets im Namen Ihrer Praxis bzw. Ihres Betriebs aus.
  • Bei den Gästen handelt es sich um geladene Gäste aus dem beruflichen und geschäftlichen Umfeld Ihrer Praxis bzw. Ihres Betriebs.
  • Der Empfang findet in den Räumen Ihrer Praxis bzw. Ihres Betriebs statt.

Kundschaftsessen und –trinken

Eine besondere Form der Produkt-/Warenverkostung stellt das sogenannte Kundschaftsessen bzw. -trinken dar. Diese Aufwendungen sind voll abziehbare Betriebsausgaben, wenn die betriebliche Veranlassung eindeutig feststellbar und nachprüfbar ist. Ein objektiver Zusammenhang kann vor allem durch die Branchenüblichkeit hergestellt werden.

Beispiel: Handelsvertreter und Außendienstler von Brauereien, Weinkellereien und Getränkegroßhändlern laden zur Kontaktpflege Kunden und Gäste zu Freigetränken ein, bei denen es sich ausschließlich um die von ihnen vertriebenen Getränke handelt.

Anders verhält es sich wiederum, wenn anlässlich der Eröffnung einer Messe oder einer Ausstellung ein Büfett angeboten wird. Dann handelt es sich wiederum um eine Bewirtung, sodass lediglich 70 % der Aufwendungen steuerlich abzugsfähig sind.

Nachweis der Bewirtungskosten

Die Höhe und die betriebliche Veranlassung der Bewirtungskosten sind von Ihnen nachzuweisen. Dazu müssen Sie folgende Angaben machen:

  • Ort der Bewirtung
  • Tag der Bewirtung
  • Teilnehmer der Bewirtung
  • Anlass der Bewirtung
  • Höhe der Bewirtungskosten

Die Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern und Anlass der Bewirtung dienen dazu, die betriebliche Veranlassung für die Aufwendungen nachzuweisen.

Sind Ihre Angaben lückenhaft, können die Aufwendungen auch dann nicht abgezogen werden, wenn Sie die Höhe und die betriebliche Veranlassung in anderer Weise nachweisen oder glaubhaft machen.

Ort und Tag der Bewirtung müssen Sie nur angeben, wenn die Bewirtung nicht in einer Gaststätte stattgefunden hat. Das ist beispielsweise der Fall, wenn die Bewirtung Ihrer Geschäftsfreunde im betriebseigenen Kasino, im betriebseigenen Gästehaus oder auf einer Messe bzw. Verkaufsausstellung stattgefunden hat.

Die Teilnehmer müssen Sie grundsätzlich namentlich benennen. Dies dient dazu, die betriebliche Veranlassung der Bewirtung zu bekräftigen.

Werden mehrere Personen bewirtet, so müssen grundsätzlich die Namen aller Teilnehmer der Bewirtung, ggf. auch Ihr eigener und die Ihrer Mitarbeiter, angegeben werden.

Auf die Angabe der Namen kann jedoch verzichtet werden, wenn deren Feststellung Ihnen nicht zugemutet werden kann. Das ist beispielsweise bei der Bewirtung anlässlich von Betriebseinrichtungen durch eine größere Personenzahl und bei vergleichbaren Anlässen der Fall.

Dann genügt es, die Zahl der Teilnehmer und eine die Personengruppe kennzeichnende Sammelbezeichnung anzugeben.

Beispiel: Klasse 11c des Gymnasiums Mittelstadt mit 21 Teilnehmern.

Dringend erforderlich ist auch, dass Sie den Anlass der Bewirtung angeben. Ihre Angaben müssen den Zusammenhang mit einem geschäftlichen Vorgang oder einer Geschäftsbeziehung erkennen lassen.

Angaben wie „Geschäftsessen“ oder „Kontaktpflege“ reichen als Nachweis für den geschäftlichen Anlass der Bewirtung grundsätzlich nicht aus.

Beispiel: Ausreichend sind dagegen Angaben wir „Neugestaltung des Hausprospekts“, „Änderungen der Marketingstrategie“ oder „Fortsetzung der Vertragsverhandlungen“.

In diesem Zusammenhang kann es hilfreich sein, die betriebliche Funktion der bewirteten Personen mit anzugeben, um den betrieblichen Anlass der Bewirtung zusätzlich deutlich zu machen.

Beispiel: Max Mustermann, Inhaber der Fa. Mustermann, Georg Gellersen, Geschäftsführer der Gellersen Designmöbel GmbH.

Praxis-Tipp aus dem Praxishandbuch Buchführung und Steuern für Freiberufler und Kleinunternehmer: Angaben über die Höhe und den betrieblichen Anlass der Bewirtungskosten können Sie sich ersparen, wenn es sich nur um die Darreichung von Aufmerksamkeiten oder um Produkt-/Warenverkostungen handelt.

Nebenleistungen einer Bewirtung

Bewirtungskosten sind Aufwendungen für die Darreichung von Speisen und/oder Getränken, also Aufwendungen für die Beköstigung von Personen.

Zu den Bewirtungskosten können auch zwangsläufig entstehende Aufwendungen gehören, wenn sie im Verhältnis zum Gesamtpreis von untergeordneter Bedeutung sind.

Beispiel:
  • Beförderungskosten (z. B. bei Shuttle-Service für zu bewirtende Gäste für Transfer zwischen Unterkunft und Ort der Bewirtung)
    • Garderobengebühren
    • Künstlerhonorar (musikalische Begleitung einer Betriebsveranstaltung)
    • Toilettengebühren
    • Saalmiete (z. B. bei Betriebsveranstaltung)
    • Trinkgelder für Servicepersonal

Ist das Künstlerhonorar oder die Saalmiete im Verhältnis zum Gesamtpreis nicht lediglich von untergeordneter Bedeutung, können Sie diese Kosten zu 100 % abziehen.

Das gilt in gleicher Weise auch für die Übernachtungskosten eines Geschäftspartners aus betrieblichem Anlass sowie für die Kosten eines Unterhaltungsprogramms, das Sie mit der Bewirtung verbinden (z. B. Besuch einer Sportveranstaltung bzw. einer Theater-, Musical- oder Opernaufführung).

Produkt- und Warenverkostung

Eine Produkt- oder Warenverkostung ist keine Bewirtung, weil hier ein unmittelbarer Zusammenhang zwischen der Darreichung der Speisen und/oder Getränke und dem Verkauf der Produkte besteht.

Beispiel: Eine Weinkellerei reicht Brot zu einer Weinverkostung. Hierher gehören auch vergleichbare Veranstaltungen in Herstellungsbetrieben, bei Zwischenhändlern oder bei Messen und Ausstellungen.

Die Folge: Bei den Kosten für die Produkt- und Warenverkostung handelt es sich um Aufwendungen für Werbung, die in voller Höhe als Betriebsausgaben abgezogen werden können.

Das ist übrigens auch dann der Fall, wenn Sie die Veranstaltung nicht selbst durchführen, sondern beispielsweise eine Marketingagentur damit beauftragen.

Umsatzsteuer

Sind Sie als Freiberufler bzw. Kleinunternehmer vorsteuerabzugsberechtigt, können Sie die in Ihren Bewirtungskosten gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen – und zwar nicht nur zu 70 %, sondern in voller Höhe.

Dies gilt jedoch nur, soweit die Bewirtungskosten angemessen und nachgewiesen sind.

Beispiel: Ihnen sind anlässlich eines Treffens mit Geschäftspartnern Bewirtungskosten in Höhe von insgesamt 540 brutto entstanden. Diese haben Sie nachgewiesen, und angemessen sind sie auch.

Dann können Sie zwar nur 70 % der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abziehen.

Die Vorsteuer dürfen Sie jedoch zu 100 % abziehen. Vorausgesetzt, Ihnen liegen ordnungsgemäße Rechnungen vor.

Übrigens: Der Vorsteuerabzug aus Bewirtungskosten steht Ihnen unabhängig davon zu, ob das Gespräch mit dem potenziellen oder bestehenden Geschäftspartner erfolgreich verläuft, ob es also zum Abschluss eines erstmaligen Auftrags oder weiterer Aufträge kommt.

Was selbstverständlich erscheint, ist es zumindest nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht. Das zeigt ein Fall, den das Finanzgericht München entschieden hat (FG München, Urteil vom 26.2.2010, Az. 14 K 4676/06).

Im verhandelten Fall strich das Finanzamt den Vorsteuerabzug aus den Bewirtungsrechnungen, die ein selbstständiger EDV-Dienstleister vorgelegt hatte. Die Rechnungen betrafen Bewirtungskosten für Kundengespräche, die zu keinen Aufträgen geführt hatten.

Begründung des Finanzamts (unter Hinweis auf § 15 UStG): Es fehle ein direkter und unmittelbarer Zusammenhang der Bewirtungskosten mit Einnahmen aus seiner unternehmerischen Tätigkeit.

Der Selbstständige wehrte sich gegen den nachteiligen Umsatzsteuerbescheid und hatte damit auf ganzer Linie Erfolg. Das Finanzgericht München zeigte viel Verständnis dafür, dass nicht jedes Akquisegespräch zu einem Auftrag führen kann.

Danach reicht für den Vorsteuerabzug aus, dass der Zusammenhang der Bewirtung mit der unternehmerischen Tätigkeit anhand objektiver Anhaltspunkte nachgewiesen wird. Dazu ließen es die Finanzrichter genügen, dass der Zweck der Bewirtung z. B. wie folgt umschrieben war: „Planungsgespräch EDV-Anlage“, „PC-Beratung“ und „Kundengespräch“.

Die konkreten Anlässe für die Bewirtung seien damit zwar nur allgemein umschrieben, der Bezug zur unternehmerischen Tätigkeit aber dennoch auch schon dadurch gegeben.

Schnellübersicht: Bei welchen Bewirtungsanlässen Sie die Kosten
absetzen können – und bei welchen nicht

Zweck der Bewirtung

Absetzbar?

Betriebsausgaben

Umsatzsteuer

Mitarbeiterbewirtung

Ja, kein geldwerter Vorteil während Geschäftsreisen*

100 % abziehbar

100 % Vorsteuerabzug

Private Feier

Nein

-

-

Bewirtung von Familienangehörigen

Nein

-

-

Bewirtung von Familienangehörigen, die bei Ihnen angestellt sind

Ja, kein geldwerter Vorteil während Geschäftsreisen*

100 % abziehbar

100 % Vorsteuerabzug

Bewirtung von freien Mitarbeitern

Ja

100 % abziehbar

100 % Vorsteuerabzug

Bewirtung am Wochenende (von Geschäftsfreunden)

Ja, allein der Zeitpunkt am Wochenende lässt nicht den Schluss auf eine private Veranstaltung zu

70 % abziehbar

100 % Vorsteuerabzug

Essen in Ihrem Privathaus

Nein, nur in begründeten Ausnahmen (Krankheit, Geheimhaltung)

Ausnahme: 70% abziehbar

Ausnahme: 100 % Vorsteuerabzug

Imbiss für Kunden oder Geschäftspartner in Ihren Büro-/ Geschäftsräumen

Ja

100% abziehbar, wenn Bewirtung nicht im Vordergrund steht

100 % Vorsteuerabzug

Kunden- und Lieferantenbewirtung

Ja

70 % abziehbar

100 % Vorsteuerabzug

Kundenschulung

Ja

100 % abziehbar

100 % Vorsteuerabzug

* Wenn die Mitarbeiterbewirtung nicht während einer Geschäftsreise erfolgt, muss der geldwerte Vorteil versteuert werden.




Für diesen Auftritt wurden Bilder des Fotografen Dmitry Goygel-Sokol aus der Bild-Datenbank Fotolia verwendet.
Autor: RA Heinz Wilhelm Vogel


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