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Besucher in der Firma empfangen: Der richtige Empfang von Kunden und Geschäftspartnern


Der richtige Empfang von Kunden und Geschäftspartnern

Wenn ein potenzieller oder ein bestehender Kunde, ein Geschäftspartner oder ein anderer Besucher für ein persönliches Gespräch in Ihrer Firma erscheint, ist die wichtigste Voraussetzung dafür, dass der Termin positiv verläuft und eine weitere Zusammenarbeit zur Folge hat, dass sich Ihr Besucher wohl fühlt und ein gutes Gefühl mit Ihrer Firma verbindet. Dafür sollten Sie die Grundlagen schon lange vor dem eigentlichen Termin schaffen.

Vermitteln Sie ein genaues und sympathisches Bild von Ihrer Firma

Ihre zukünftigen Besucher sollten die Möglichkeit haben, sich im Vorfeld über Ihr Unternehmen zu informieren und dabei zuverlässige und übersichtliche Informationen bekommen. Das erweckt einen positiven ersten Eindruck von Ihrer Firma und ist besonders dann wichtig, wenn es sich um den Erstkontakt handelt.

Geben Sie Ihrem Besucher Sicherheit bei der Terminvereinbarung

Die Kontaktaufnahme mit Ihrer Firma sollte einfach und von Erfolg gekrönt sein. Vermeiden Sie, dass Ihr zukünftiger Besucher Ihr Unternehmen mehrmals telefonisch oder per Mail erfolglos zu erreichen versucht. Er verbindet Ihre Firma dann automatisch schon mit Frust und Ärger, noch bevor er überhaupt Kontakt aufnehmen konnte.

Sorgen Sie also dafür, dass ein oder mehrere Mitarbeiter regelmäßig das Telefon besetzen und Terminanfragen per E-Mail bearbeiten. Vermitteln Sie den zuständigen Mitarbeitern auch den richtigen Umgang mit dem Kunden oder Geschäftspartner bei der Terminvereinbarung. Sie sollten sowohl mündlich als auch schriftlich einen freundlichen Ton haben und dem Kunden oder Geschäftspartner schon hier mit Ratschlägen zur Seite stehen. Sie sollten fragen, mit welchen Verkehrsmitteln er anreist und ihm darauf abgestimmt eine Wegbeschreibung und eine Routenempfehlung liefern.

Am besten sollten sie diejenigen Mitarbeiter, die für die Terminvereinbarung zuständig sind, in Ortskenntnissen schulen, sodass sie Kunden oder Geschäftspartnern aus der Umgebung oder aus gängigen Städten, zu denen Ihre Firma viel Kontakt hat, schnell und zuverlässig den Anreiseweg erklären können. Kommt der Besucher aus einem ungewöhnlichen Ort, sollten die Mitarbeiter sicher im Umgang mit Anwendungen wie Google Maps oder der Verbindungssuche der Deutschen Bahn sein, um problemlos auch eine fremde Route schnell ausfindig machen zu können.

Weiterhin sollte der Besucher auch genau erfahren, wie er in Ihre Firma kommt, wenn er an der richtigen Adresse angekommen ist. Das ist besonders dann wichtig, wenn sich Ihr Unternehmen in einem großen Gebäudekomplex mit zahlreichen anderen Firmen befindet. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter dahingehend, dass sie dem Besucher erklären, welche Klingel er zu betätigen hat, welchen Eingang er wählen muss und in welchen Stock er gehen muss.
Wenn Sie Besucherparkplätze zur Verfügung haben, reservieren Sie sie für die jeweiligen Termine und lassen Sie das Ihre Besucher natürlich auch wissen.

Möglicherweise kennen Sie all die Sorgen selbst, die jemanden vor einem Geschäftstermin plagen können: Wie komme ich hin? Finde ich die Firma rechtzeitig? Wo kann ich parken?
All diese Sorgen werden Ihre Besucher nicht mehr haben, wenn sie von Ihrem Mitarbeitern schon bei der Terminvereinbarung alle Auskünfte erhalten haben. Sie werden die Reise zum Termin unbesorgt und mit einem guten Gefühl starten.


Angenehme Umgebung und freundlicher Empfang bei der Ankunft

Der Empfangsraum Ihres Unternehmens ist auch gleichzeitig sein Gesicht. Er ist das, was Ihr Besucher als erstes wahrnimmt und sofort auch als positiv oder negativ beurteilt. Gestalten Sie ihn deswegen in hellen, einladenden Farben und in einem zum Unternehmen passenden Stil und statten Sie ihn mit bequemen Sitzgelegenheiten aus. Hier erhalten Sie weitere fachmännische Tipps zur Gestaltung eines Empfangsraumes.

Betritt der Besucher den Empfangsraum, sollte er mit freundlichen Worten begrüßt werden. Kann der Termin sofort wahrgenommen werden, sollte ein Mitarbeiter den Besucher begleiten und währenddessen auch Smalltalk mit ihm führen, sich etwa nach seiner Reise erkundigen.

Ist die Begleitung des Besuchers gerade nicht möglich, zum Beispiel, weil schon gleich der nächste Besucher in Empfang genommen werden muss, so muss der Mitarbeiter zumindest sehr präzise Angaben darüber geben, wo der Besucher hingehen muss um seinen Termin wahrzunehmen. In der Regel sollten aber solche knappen Terminzeiten vermieden werden, damit die Person am Empfang genug Zeit hat, sich einem Besucher mit der vollen Aufmerksamkeit zu widmen.



Keine langen Wartezeit und Angebote zur Überbrückung

Kunden nicht warten lassen

Vermeiden Sie generell lange Wartezeiten, indem Sie zum Zeitpunkt des Termins auch tatsächlich Zeit für Ihren Besucher haben. Sorgen Sie aber dafür, dass der Besucher sich sinnvoll beschäftigen kann, sollte es dennoch zu Wartezeiten kommen, etwa weil der Besucher zu früh eingetroffen ist. Im Empfangsraum sollte ein Bereich mit bequemen Sitzgelegenheiten vorhanden sein sowie relevante Magazine und eine Tageszeitung.

Auch Kaffee oder kalte Getränke sollten dem Besucher während der Wartezeit angeboten werden. Die Empfangsmitarbeiter sollten dem Wartenden stets für Fragen oder Smalltalk zur Verfügung stehen, aber sich, nachdem sie ihn begrüßt und versorgt haben, wieder an die Arbeit setzen, denn eine ununterbrochene Betreuung könnte auch aufdringlich und nervend wirken. Weitere Tipps zur Wartezeitüberbrückung können Sie hier nachlesen.

Freundlichkeit und Service während des Termins

Kaffeetassen, Kaltgetränke und eventuell auch etwas Obst und/oder Gebäck sollten bereits bereitstehen und der Mitarbeiter oder auch Sie selbst sollten Ihrem Besucher auf jeden Fall auch deutlich kommunizieren, dass er sich gerne an dem, was auf dem Tisch steht, bedienen kann und ihn nach seinen genauen Wünschen fragen (etwa ob er Kaffee haben möchte oder lieber etwas Kaltes zu trinken).  

Seien Sie ansonsten einfach Sie selbst und bewahren Sie eine freundliche Wohlfühlatmosphäre, dann wird sich Ihr Besucher sicherlich wohlfühlen und Ihr Kunde oder Geschäftspartner werden oder bleiben.

Autorin: Elsa Herrmann, Neuburg an der Donau

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