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Frischer, einfacher, direkter: So werden Ihre Briefe gern gelesen
Leserfreundliche Briefe und E-Mails zu schreiben fällt vielen Menschen schwer. Um die Schreibarbeit möglichst schnell zu erledigen und – stilistisch – dennoch auf Nummer sicher zu gehen, bedient man sich dann oft althergebrachter Wendungen und Begriffe.
Erstaunlich ist zudem, dass manche Menschen, die im direkten Gespräch sehr klar, freundlich und verbindlich wirken, beim Schreiben offenbar einen inneren Schalter umlegen und auf einen starren Wortschatz zurückgreifen.
Wenn Sie die folgenden 4 Faustregeln, die die Einfach organisiert! Kompakt-Redaktion für Sie zusammengestellt hat, beherzigen, befreien Sie Ihre Briefe ohne großen Aufwand von Ballast und verstaubten Formulierungen:
1. Von Angesicht zu Angesicht
Die wichtigste und wirksamste Regel: Stellen Sie sich beim Schreiben vor, dass Ihr Adressat direkt vor Ihnen sitzt und Sie zu ihm sprechen.
Machen Sie sich klar: Auch wenn Sie an eine Institution, eine Behörde, einen Kunden oder an einen Kundendienst schreiben – der Empfänger Ihres Briefes ist ein Mensch. Und für den ist es angenehm, wenn ihn in der Masse der standardformulierten Schreiben ein persönlicher Ton erreicht.
2. Kein Beamtendeutsch!
Verzichten Sie auf Formulierungen, die ungelenk, beamtenhaft und veraltet klingen! löschen Sie z. B. folgende Wörter, sobald sie Ihnen auffallen:
- angesichts
- anliegend
- ausdrücklich
- ausweislich
- baldmöglichst
- baldigst
- beiliegend
- demgemäß
- diesbezüglich
- entsprechend
- freundlicherweise
- geschätzte
- höflichst
3. Konkret und leicht
Verzichten Sie auf Formulierungen, die Sie vielleicht höflich meinen, mit denen Sie aber Ihre Aussagen verwässern und unscharf machen, wie „eigentlich“, „vielleicht“ oder „unter Umständen“.
Ersetzen Sie darüber hinaus schwerfällige Begriffe durch einfache:
- auf schriftlichem Wege
 schriftlich
- annäherungsweise fast
- Aufgabenstellung Aufgabe
- auf Grund von wegen
- aus diesem Grund deshalb
- beziehungsweise oder
- beizeiten recht-/frühzeitig
- darauf hinweisen beachten
- dergestalt so
- für den Fall, dass wenn
- in Angriff nehmen beginnen
- in der Annahme, dass weil
- lediglich nur
- mit Ausnahme von außer
- mittels mit
- sämtliche alle
- unter Zuhilfenahme mithilfe
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4. Aktiv schreiben – mithilfe von Verben
Ersetzen Sie passive Hauptwörter, indem Sie (be-)schreiben, was Sie wie tun oder tun werden. „-ung“-Wörter sind langweilig, besonders wenn Sie damit aktives Handeln beschreiben wollen. Ersetzen Sie etwa „Berücksichtigung“ durch berücksichtigen und „Fertigstellung“ durch fertig stellen.
Ein Anwendungs-Beispiel:
- „Die Bearbeitung des Auftrags erfolgt bis zum ...“ Der Empfänger einer solchen Nachricht bekommt das Gefühl, von einer Verwaltungsmaschine bedient zu werden – und nicht von Menschen, die sich für ihn einsetzen.
- Sobald Sie dagegen Ihr Handeln durch ein Verb für den Leser „sichtbar“ machen, entsteht ein freundlicher, persönlicher Satz fast von allein: Wir werden Ihren Auftrag bis zum ... schnell und zuverlässig erledigen.
Einfach organisiert! Kompakt-Extra-Tipp: E-Mails postwendend beantworten – sinnvoll oder übereifrig?
Sind Sie sich manchmal nicht ganz sicher, ob Sie eine E-Mail postwendend beantworten sollten, weil das danach aussehen könnte, als hätten Sie nichts anderes zu tun? Keine Sorge!
Tatsächlich fällt zunehmend auf, dass es gerade die professionellen, viel beschäftigten Menschen sind, die schnell antworten - weil sie darin geübt sind, Entscheidungen zu treffen, und weil sie darauf abzielen, Sachen rasch vom Tisch zu bekommen.
Wenn es Ihnen möglich ist, sollten Sie das also ruhig auch tun. Für Sie ist es effektiv, weil Sie oft die Antwort bei der Lektüre schon im Kopf haben. Und für den Absender der Mail ist es extrem angenehm, sofort eine Antwort zu bekommen.
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