Die 60 besten Formulierungen für Terminbestätigungen per E–Mail und Brief – für Einstieg, Mittelteil und Ausstieg

„Hiermit bestätige ich Ihnen den soeben vereinbarten Termin ...“ oder „Wie soeben telefonisch besprochen findet das vereinbarte Gespräch am ... statt“ – das sind die Renner bei den Terminbestätigungen. Damit wirkt Ihre Korrespondenz antiquiert und langweilig.

Wenn Sie Ihre Terminbestätigungen endlich einmal anders gestalten möchten, dann freuen Sie sich auf diesen Beitrag aus dem neuen Brief-Berater.

Sie finden in diesem Beitrag schöne Formulierungen für Terminbestätigungen, untergliedert nach Einstieg, Mittelteil und Ausstieg. Damit werden aus einer lästigen Routinearbeit individuelle Schreiben, die einen überzeugenden und professionellen Eindruck beim Empfänger hinterlassen.

In den meisten Fällen werden Termine telefonisch vereinbart. Gerade an einem stressigen Tag könnten dabei die kuriosesten Dinge passieren: Da wird die Uhrzeit vom Gesprächspartner falsch verstanden – aus 17 Uhr wird 7 Uhr – oder Sie vereinbaren gleich mehrere Termine hintereinander und vertauschen die Namen und Uhrzeiten.

Schlimmstenfalls warten Sie sogar vergebens auf einen Besucher, weil Sie sich nicht mehr genau an die vereinbarten Daten erinnern können oder den Termin nicht richtig im Kalender eingetragen haben. Oder die handschriftliche Telefonnotiz verschwindet unauffindbar.

Aus diesen Gründen ist eine schriftliche Terminbestätigung hilfreich. So kann der Empfänger nach Erhalt Ihrer E-Mail oder Ihres Briefes noch umgehend reagieren und ein Missverständnis direkt mit Ihnen klären, oder Sie können selbst noch einmal nachsehen, wann der Termin stattfinden sollte.

Beginnen Sie den Text mit Worten der persönlichen Anerkennung. Bedanken Sie sich beim Empfänger, oder teilen Sie ihm Ihre Freude über die Termineinigung oder über das Vertrauen, das er Ihrer Firma entgegenbringt, mit.

Verzichten Sie dabei auf die üblichen Floskeln! Ein Schreiben, das mit einer Standardfloskel beginnt, wird oft nicht mehr so aufmerksam gelesen. Wenn Sie wollen, dass der Empfänger die Details aufmerksam prüft, beginnen Sie lieber mit kurzen, aussagekräftigen Sätzen.

So nicht:

Wie soeben telefonisch vereinbart ...

Besser so:

Hier unsere Vereinbarungen auf einen Blick: ...

So nicht:

Bezug nehmend auf das soeben geführte Telefonat möchte ich den Termin bestätigen.

Besser so:

Schön, dass wir so schnell einen gemeinsamen Termin finden konnten.

So nicht:

Hiermit bestätige ich Ihnen ...

Besser so:

Ich bestätige Ihnen gern unseren Termin schriftlich: ...

In den Mittelteil gehören immer alle Informationen zum Termin selbst. Schreiben Sie an dieser Stelle, an welchem Datum der Termin stattfindet. Geben Sie den Wochentag sicherheitshalber mit an. Einigen Menschen fällt erst ein, dass sie keine Zeit haben, wenn sie lesen, dass der Termin beispielsweise an einem Donnerstag stattfindet.

Informieren Sie auch über Uhrzeit, geplante Gesprächsdauer und Ort des Treffens. Ist Ihnen der Terminablauf bekannt, dann teilen Sie ihn dem Empfänger mit.

Eine Wegbeschreibung erleichtert dem Besucher die Fahrt zu Ihnen. Und lassen Sie den Besucher wissen, wenn Sie ihn zum Essen einladen möchten.

So nicht:

Vereinbarungsgemäß treffen wir uns in unseren Räumlichkeiten in der Schweizer Straße 8.

Besser so:

Wie besprochen treffen wir uns in meiner Firma in der Schweizer Straße 8.

So nicht:

Die Herren treffen sich wie vereinbart am 3. März 20.. um 14 Uhr in Ihrem Hause.

Besser so:

Wir treffen uns in Ihrem Unternehmen am Mittwoch, den 3. März 20.., in der Friedensstraße 11. Ich werde um 14 Uhr bei Ihnen sein und habe 2 Stunden für das Gespräch eingeplant. Das müsste reichen. Was meinen Sie?

Beenden Sie Ihre Terminbestätigung so freundlich und individuell, wie Sie sie begonnen haben. Geben Sie Ihre Durchwahl an, um bei Fragen direkt behilflich sein zu können. Teilen Sie gegebenenfalls dem Empfänger mit, welche Dinge im Vorfeld erledigt werden müssen oder zum Termin mitgebracht werden sollten.

So nicht:

Bis dahin verbleiben wir mit freundlichen Grüßen

Besser so:

Ich wünsche Ihnen eine entspannte Anreise. Wenn Sie noch Fragen haben, rufen Sie mich einfach an. Sie erreichen mich unter der Telefonnummer 02456 239-96. Viele Grüße nach Köln

So nicht:

In Erwartung eines regen Gedankenaustauschs verbleiben wir ...

Besser so:

Ich bin sicher, wir werden ausreichend Gesprächsstoff haben.

1. Sehr geehrter Herr Dr. Wunderlich,
   vielen Dank für Ihren Anruf. Ihr Terminvorschlag passt mir sehr gut.


2. Sehr geehrte Frau Schneider,
   es freut mich sehr, dass Sie auf die Kompetenz der Grote GmbH im Bereich Dachausbau setzen!


3. Guten Tag, Herr Bernhard,
   schön, dass Sie sich die Zeit für ein persönliches Gespräch nehmen!


4. Liebe Frau Remmers,
   es geschehen noch Wunder – wir haben unseren Terminkalender unter einen Hut gebracht!


5. Guten Tag, sehr geehrter Herr Ritter,
   ich freue mich, dass Sie mir in einem persönlichen Gespräch Gelegenheit geben, Ihnen unser Sortiment vorzustellen.


6. Liebe Frau Bertram,
   das ging ja ruck, zuck! Vielen Dank, dass Sie den Termin möglich machen konnten.


7. Grüß Gott, Herr Dr. Randerath,
   Ihr Termin mit mir findet wie besprochen in unserem Unternehmen statt.


8. Sehr geehrte Frau Weinfels,
   Sie haben sich bei uns auf die Stelle als Exportsachbearbeiterin beworben. Ihre Bewerbungsunterlagen haben einen so guten Eindruck gemacht, dass ich Sie gern persönlich kennen lernen möchte.


9. Liebe Mitarbeiterinnen, liebe Mitarbeiter,
   kaum erfolgreich getagt, gilt es auch schon, sich Gedanken über unseren nächsten Termin zu machen!


10. Guten Tag, Frau Ehrenfeld,
    es ist wirklich schön, dass wir so schnell einen Termin für ein Abendessen gefunden haben. Vielen Dank noch einmal für Ihr Entgegenkommen!


11. Sehr geehrter Herr Laufen,
    lange haben wir nach einem Termin gesucht, und ich bin froh, dass ich Ihnen endlich diese Bestätigung schreiben kann.


12. Guten Tag, sehr geehrte Frau Eichbaum,
    vielen Dank für Ihren Anruf und Ihr Vertrauen, meine Firma mit der Elektroinstallation für Ihr neues Eigenheim zu beauftragen!


13. Sehr geehrter Herr Lambrecht,
    seien Sie versichert: Mit der Werbemittel Reimann GmbH haben Sie die richtige Wahl getroffen! Ich freue mich, Ihnen unsere Messeneuheiten exklusiv vorführen zu dürfen.


14. Sehr geehrter Herr Oding,
    danke, dass Sie sich für Werbung & More entschieden haben. Ihr Entschluss, die interne und externe Kommunikation Ihres Unternehmens zukünftig in unsere Hände zu legen, macht uns sehr stolz. Danke für Ihr Vertrauen!


15. Sehr geehrter Herr Wilkens,
    ich habe heute gute Nachrichten für Sie: Nach vielen vergeblichen Versuchen hat es in diesem Jahr geklappt. Ihre Beharrlichkeit hat sich gelohnt. Nicht ohne Stolz bestätige ich Ihnen heute, dass ich für Sie den gewünschten Termin freischaufeln konnte. Außerdem: Ich bringe reichlich Zeit mit – wir brauchen nicht zu hetzen.


16. Liebe Frau Wiegand,
    was wir bei unserem letzten Treffen erst einmal ganz vorsichtig in unsere Terminkalender eingetragen haben, das können Sie jetzt aus meiner Sicht als endgültige Vereinbarung festhalten: ...


17. Sehr geehrter Herr Dr. Schultheiß,
    Sie haben Recht: Mit unseren Prospekten, Katalogen und Broschüren können wir Ihnen das Blaue vom Himmel versprechen. Für die Erarbeitung eines neuen Konzeptes für die elektronische Erfassung Ihrer Kundendaten ist ein persönliches Gespräch unerlässlich. Bei dieser Gelegenheit werde ich Ihnen dann einen ersten Eindruck von der Arbeitsweise unserer Software vermitteln.


18. Unser Telefonat, sehr geehrter Herr Schneider, hat uns nicht weitergebracht. Sie haben selbst bemerkt, dass wir immer wieder in die gleiche Sackgasse geraten sind. Daher nehme ich Ihren Vorschlag, die offenen Punkte in einem persönlichen Gespräch zu klären, gern an.

So bestätigen Sie, wann und wo der Termin stattfindet

1. Ich werde am Montag, 20. Februar 20.., um 11 Uhr bei Ihnen sein.


2. Wir treffen uns zu einem ersten Gespräch wie besprochen am: Dienstag, 19. April 20.. in: 40723 Düsseldorf, Kaiserswerther Straße 134, in unserer Filiale, 2. OG, um: 14:30 Uhr.


3. Wir haben besprochen, dass ich zu Ihnen komme. Ich werde am Dienstag, 12. Januar 20.., pünktlich um 13:30 Uhr bei Ihnen in der Merzenicher Straße 12 sein.


4. Unser Termin findet am 18. März 20.. in Ihren Geschäftsräumen in Herford statt. Wir haben besprochen, dass ich um 15:30 Uhr in Ihre Filiale in die Berliner Straße 255 komme.


5. Ihr Termin mit mir findet wie besprochen in meiner Firma statt.


6. Wir treffen uns am 24. März 20.. um 11:30 Uhr in unseren Räumen in der Regensburger Straße 65.


7. Kommen Sie doch bitte am Freitag, 28. Februar 20.., um 17 Uhr in mein Unternehmen in München in der Kaufinger Straße 16.


8. In Absprache mit Ihnen allen wurde der 18. März 20.. als nächster Termin für die nächste Baubesprechung festgelegt. Wir beginnen wie immer um 11 Uhr.


9. Wir haben vereinbart, dass Sie sich am Dienstag, 20. April 20.., mit mir treffen.


10. Unser Gespräch findet wie besprochen in unserem Unternehmen statt. Wir treffen uns am Freitag, dem 21. März 20.., um 11 Uhr in unserer Zentrale in der Stiftsstraße 88 in 10222 Berlin.


11. Ich werde am Freitag, 6. März 20.., pünktlich um 12 Uhr in der Richard-Strauß-Straße 54 sein. Zum vereinbarten Präsentationstermin am Freitag, 24. März 20.., habe ich bereits eine individuelle Auswahl mit Ihrem Firmenlogo vorbereitet und bin gespannt auf Ihre Meinung!


12. Nach unserem letzten Telefonat habe ich mir die folgenden Daten notiert: …


13. Dauer: Mittwoch, 19. April 20.., bis Freitag, 21. April 20.. Ort: Parkhotel Düsseldorf, Friedrich-Kolbe-Platz 1 in 40111 Düsseldorf


14. Also, wir werden am Dienstag, 14. April 20.., bereits gegen 9 Uhr ankommen, um unsere technischen Vorbereitungen zu treffen, und um 10 Uhr können wir mit der Präsentation beginnen.


15. Ich greife daher gern Ihren Vorschlag auf, dass Sie am Mittwoch, 17. März 20.., 11 Uhr, eine Variante Ihres Neubauvorhabens präsentieren.


16. Ich erwarte Sie am Freitag, dem 28. März 20.., um 14 Uhr in meinem Büro in der Billinger Straße 12. Wir haben am Telefon vereinbart, dass wir uns am Mittwoch, den 22. Februar 20.., um 14 Uhr treffen, um die Einzelheiten unserer Vereinbarung zu besprechen.

So teilen Sie die geplante Gesprächsdauer mit

17. Ich schätze, dass wir etwa 2 Stunden benötigen.


18. Ich halte Wort und werde das vorgesehene Zeitfenster von maximal 2 Stunden nicht überschreiten.


19. Ich habe 2,5 Stunden für das Gespräch eingeplant. Wir haben dann eine gute Stunde Zeit, um die Details zu besprechen. Das müsste reichen. Was meinen Sie?


20. Ich habe mir den ganzen Tag für Sie frei gehalten. Diesmal sollen keine Fragen offenbleiben.

So informieren Sie über weitere Gesprächsteilnehmer

21. Zusätzlich wird noch mein Meister Klaus Greiwe an dem Gespräch teilnehmen. Falls von Ihrer Seite noch andere Damen und Herren dazustoßen, lassen Sie mich dies bitte kurz wissen, damit ich hier alle entsprechenden Vorbereitungen treffen kann.


22. Ihr Gesprächspartner wird mein Werkstattleiter Klaus Hubschmid sein. Wir beginnen wie immer um 11 Uhr, damit auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den Standorten Berlin und München am Morgen anreisen können.


23. Herr Bernd Blumenthal hat seinen Mitarbeiter Holger Krumel, Leiter Produktgruppe A, gebeten, an dem Gespräch teilzunehmen. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn noch andere Kollegen mit Ihnen anreisen, damit ich für eine ausreichende Bewirtung sorgen kann.


24. Mein Mitarbeiter Andreas Müller, Leiter Produktion, und ich werden um 10 Uhr zu Ihnen in den Schneiderweg 65 kommen.


25. Neben mir werden Arnold Wilfert und Bruno Feuerborn an diesem Workshop teilnehmen. Beide Herren sind erfahrene Werbeprofis und können Ihnen sicher viele Empfehlungen zu Ihrem neuen Konzept dazusteuern.


26. Wir würden gern wissen, wer von Ihrer Seite an diesem Gespräch teilnimmt. Ich werde bei diesem neuen Anlauf anwesend sein.

So klären Sie über den Terminablauf auf

27. Wir werden zuerst eine Begehung des Rohbaus machen und anschließend bei Ihnen die Details des Innenausbaus noch einmal ausführlich durchgehen.


28. Wir haben unsere Hausaufgaben gemacht. Das erste Treffen der Arbeitsgruppe kann kommen. Es findet im Rahmen eines eintägigen Workshops am Montag, 20. März 20.., im Burghotel Leimen im Besprechungsraum „Panorama“ statt.

Eine Anfahrtsskizze schicke ich Ihnen mit. Wir beginnen um 9 Uhr und werden diesen bestimmt arbeitsreichen Tag mit einem Abendessen ab 19 Uhr ausklingen lassen.


29. Ich werde pünktlich zum Veranstaltungsbeginn um 9 Uhr im Parkhotel sein. Meine Rede folgt direkt nach dem Grußwort Ihres Geschäftsführers am ersten Veranstaltungstag.


30. Wir sprachen über einen 30-minütigen Vortrag mit an schließender Diskussion von maximal 15 Minuten. Bei diesem Treffen soll die Speisekarte als unsere Tagesordnung gelten. Entscheidungsdruck soll es an diesem Abend nur bei der Auswahl des Essens und des Weins geben.

Ich habe mir fest vorgenommen, Ihnen und mir nicht mit Gesprächen über unseren täglichen „Kleinkram“ den Appetit zu verderben. Wir sollten nach meiner Ansicht diese Gelegenheit nutzen, einmal in entspannter Atmosphäre über Gott, die Welt und die langfristigen Perspektiven unserer Zusammenarbeit zu sprechen.


31. Werner Michaelsen, der dieses Konzept für Sie erarbeitet hat, wird es Ihnen persönlich präsentieren und erläutern. Ich werde an dem Gespräch ebenfalls teilnehmen, um grundsätzliche Fragen zu diesem Projekt zu beantworten und um Ihre Wünsche zu registrieren.

So erleichtern Sie dem Besucher die Anreise

32. Eine Wegbeschreibung zu uns habe ich angehängt. Ein Mitarbeiter, Ralf Schneider, Handynummer 0173 5442556, wird Herrn Klaus Liebold vom Hauptbahnhof abholen. Er erwartet ihn ab 15 Uhr am Ankunftsgleis 5. Herr Schneider wird ein Schild mit Herrn Liebolds Namen in der Hand halten.


33. Bitte benutzen Sie den Eingang „Alte Hauptverwaltung“, der auf der angehängten Wegbeschreibung gekennzeichnet ist. Die Besucherparkplätze befinden sich direkt vor dem Eingang. Vorsorglich habe ich Ihnen bereits einen Parkplatz reserviert. Seien Sie bitte so nett und geben mir noch Ihr Autokennzeichen durch.


34. Unsere Dame am Empfang, Beate Elpers, ist über Ihr Eintreffen informiert und wird Ihnen den Weg ins Sitzungszimmer zeigen.

So weisen Sie auf ein geplantes Essen hin

35. Da sich der Termin über die Mittagszeit erstreckt, kümmere ich mich um einen Snack. Gibt es etwas Besonderes zu beachten? Für Hinweise auf Vorlieben oder Unverträglichkeiten wäre ich sehr dankbar.


36. Das Essen findet im Restaurant Tafelhaus, Innere Wiener Straße 12 in 40233 Düsseldorf statt. Ich habe bereits mit dem Restaurant telefoniert, Telefon: 0211 836543, und die „Waldstube“ für 20:30 Uhr reserviert.


37. Ich würde den Termin gern mit einem Mittagessen ausklingen lassen. Haben Sie dazu noch Zeit?


38. Es wäre schön, wenn Sie noch Zeit für einen anschließenden Mittagsimbiss einplanen könnten. Nach heutiger Planung dürfte das Mittagessen um 14:30 Uhr beendet sein.


39. Freitag, 15. März 20.., 19 Uhr, Restaurant „Westfälischer Hof“ in Hannover. Sie erinnern sich doch noch an dieses Restaurant – oder benötigen Sie eine Anfahrtsskizze?

So geben Sie wichtige Hinweise für die Terminvorbereitung

40. Es wäre sehr schön, wenn Sie zu diesem Beratungstermin folgende Unterlagen mitbringen würden, damit ich Ihnen von vornherein ein Angebot erstellen kann, das möglichst genau Ihren individuellen Ansprüchen und Wünschen gerecht wird:


• Steuererklärung 20..


• Betriebswirtschaftliche Auswertung, Stand September 20..


41. Die Farb- und Materialmuster der von Ihnen favorisierten Serie „Schöner wohnen“ habe ich dann selbstverständlich dabei. Ihre Wünsche habe ich mir bei unserem Telefonat notiert.


42. Ist es Ihnen möglich, einen Beamer zur Verfügung zu stellen? Sollte kein Gerät verfügbar sein, geben Sie mir bitte kurz Bescheid. Ich bringe dann meinen Beamer mit.


43. Sie sagten mir zu, mir den Vorabdruck des Veranstaltungsprogramms zur Abstimmung des Vortragstitels kurzfristig zu schicken. Eine Kopie des Vortragsmanuskriptes zur Vervielfältigung in den Veranstaltungsunterlagen werden Sie bis spätestens 15. Februar 20.. auf Ihrem Schreibtisch liegen haben.


44.  Wie gewünscht erhalten Sie meine Kurzvita schon heute.

1. Wenn sich vorher noch Fragen ergeben, rufen Sie mich bitte an: 0211 4545-545.
   Freundliche Grüße


2. Die für das Gespräch erforderlichen Unterlagen bringe ich mit. Bis dahin wünsche ich Ihnen noch eine gute Woche. Ich wünsche Ihnen eine reibungslose Anreise.
   Freundliche Grüße nach München


3. Wenn Sie vorher noch Fragen oder Wünsche haben, zögern Sie bitte nicht, mich anzurufen: 0511 6589-8 32.
   Freundliche Grüße aus Hannover.


4. Bis kommenden Donnerstag! Ein gute Anreise wünsche ich Ihnen.
   Beste Grüße


5. Falls sich vorher noch Fragen ergeben: Meine Mitarbeiterin Gudrun Wanninger ist im Zweifelsfall besser und schneller zu erreichen als ich. Sie hilft Ihnen gern weiter. Sie erreichen sie unter der Telefonnummer 0221 4522-722.
   Freundliche Grüße


6. Seien Sie bitte so nett und bestätigen Sie mir den Termin kurz per E-Mail – vielen Dank!
   Freundlicher Gruß


7. Eine detaillierte Agenda erhalten Sie drei Tage vor unserem Termin. Bis dahin noch eine nicht zu arbeitsreiche Woche für Sie.
   Herzliche Grüße


8. Ich habe mich sehr gefreut, nach so langer Zeit wieder einmal von Ihnen zu hören, und hoffe, dass wir jetzt häufiger Kontakt haben werden. Meine direkte Durchwahl lautet: 02433 603-202.
   Mit den besten Grüßen nach Bonn


9. Ich freue mich auf Ihre Bestätigung – gern auch unter der Telefonnummer 030 112233-345 oder per E-Mail: ralf.friesinger@welterblech.com.
   Mit freundlichen Grüßen


10. Es ist mein Anspruch, die Wünsche meiner Kunden rundum zu erfüllen. Sollte ich vor dem 6. März 20.. dazu schon etwas beitragen können, zögern Sie bitte nicht, mich unter 02921 5464-21 anzurufen.
    Freundliche Grüße


11. Auch in der Zwischenzeit haben wir für Ihre Wünsche und Ideen ein offenes Ohr. Testen Sie uns!


12. Ich bin überzeugt, dass die Arbeit dieses Teams schnell zum gewünschten Ziel führen wird: Ihr Unternehmen intern und extern wieder im richtigen Licht erstrahlen zu lassen.
    Mit freundlichen Grüßen nach Leimen
    


13. Ein solches Treffen ist längst überfällig. Ich hoffe, dass unsere Terminkalender bis zum 15. März unerschütterlichen Widerstand gegen jede Attacke leisten werden.
    Es grüßt Sie


14. Ich bin jetzt schon überzeugt, dass ich Sie überzeugen werde.
    Mit freundlichem Gruß


15. Wenn Sie vorab noch Fragen oder Wünsche haben, bin ich gern behilflich. Rufen Sie mich einfach an oder schreiben Sie mir eine E-Mail.
    Freundliche Grüße


16. Bereits jetzt garantiere ich Ihnen, dass ich grundsätzlich guten Willens bin und Ihre Vorschläge unvoreingenommen prüfen werde. Vielleicht wird dann aus der Sackgasse für uns beide ein sicherer Weg in die Zukunft.
    Mit den besten Wünschen

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