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Welche Vorbereitungen und Vollmachten für Sie als Unternehmer in einem Notfall unerlässlich sind



Vollmacht, Vollmachten, Notfall, Vorbereitungen für den Notfall, Unterschriften, Bevollmächtigen Sollten Sie als Unternehmer einmal plötzlich ernsthaft erkranken, hat das schlimme Folgen nicht nur im Privatbereich, sondern auch für das eigene Unternehmen. Gut, wenn Ihre Familie und Ihre Mitarbeiter es dann wenigstens am Laufen halten können – es ist ja die Grundlage Ihrer wirtschaftlichen Existenz.

Das geht aber nur, wenn sie wissen, was zu tun ist und was sie – rechtlich gesehen – überhaupt machen dürfen.

Lesen Sie in diesem Beitrag aus dem Handbuch für Selbstständige und Unternehmer, wie Sie mit den richtigen Checklisten und Vollmachten für den Notfall vorsorgen.

 



Tipp 1: Dokumentieren Sie die für das Unternehmen überlebenswichtigen Vorgänge


Sie als Unternehmer sind die Seele des Geschäfts, ohne Sie geht nichts. Einerseits ein schönes Gefühl, andererseits ein Risikofaktor: Wer kann Ihrer Familie oder ggf. Ihren Mitarbeitern sagen, was zu tun ist, wenn Sie ausfallen? Klar - jeder Mitarbeiter kann die Arbeit, die er immer macht, auch tun, wenn Sie ihn nicht anweisen.

Wer aber macht die Arbeiten, die immer Sie tun? Was ist überhaupt alles zu erledigen?

Diese Fragen sollten Sie sich stellen, bevor der Notfall eintritt. Denn bei kleinen Unternehmen gilt die Regel: Fällt der „Kopf“ aus, drohen sofort Umsatz- und somit Einnahmeverluste. Und viel Ärger entsteht, weil gesetzliche oder vertragliche Verpflichtungen gegenüber Dritten – vor allem den Behörden und Gläubigern – nicht mehr erfüllt werden.

Ganz gleich, ob ein Angehöriger, Freund oder Mitarbeiter in einer solchen Situation als „Notfall-Assistent“ einspringt: Er wird Sie nicht zu 100 % ersetzen können. Mit einer Sammlung von Checklisten für die unbedingt notwendigen Arbeitsschritte kann er aber zumindest die wichtigsten Dinge erledigen, die während Ihres Ausfalls erforderlich sind.

Notieren Sie deshalb – sofort, also ab heute – alles, was

ein reibungsloses Weiterlaufen Ihres Betriebs im Falle Ihrer Abwesenheit ermöglicht oder zumindest dazu beiträgt sowie
gegenüber Dritten getan werden muss und keinen Aufschub duldet, sich aber nicht aus dem Tagesgeschäft ergibt.


Diese Checklisten sind sinnvoll

Checklisten erleichtern Ihrem „Notfall-Assistenten“ den Einstieg und eine möglichst fehlerfreie Vertretung. Schreiben Sie daher stichwortartige Checklisten, die die folgenden Fragen beantworten:

Meldungen an Behörden:
  • Welche Meldungen und Zahlungen sind regelmäßig gegenüber Finanzamt, Krankenkassen oder anderen Behörden abzugeben und zu leisten?

  • Wann sind die Meldungen fällig?

  • Zu welchem Datum muss gezahlt werden?

  • Wird der Betrag per Lastschrift eingezogen (dann muss Ihr „Notfall-Assistent“ nur für die Meldung sorgen), oder muss er überwiesen werden (dann muss der Vertreter auch die Zahlung veranlassen)?

  • Kann Aufschub beantragt werden, und wenn ja, wo?
Handbuch für Selbstständige und Unternehmer-Praxis-Tipp: Wenn Sie ständig einen Steuerberater oder ein Lohnbüro beschäftigen, schreiben Sie den Ansprechpartner und „Kontrollpunkte“ auf. Ihr Vertreter kann dann mit Ihrem Berater abstimmen, ob und in welchem Umfang er notwendige Meldungen schon vorbereitet und welche er darüber hinaus während Ihrer Abwesenheit unproblematisch erstellen kann.

 

Verpflichtungen gegenüber Mitarbeitern:
  • Welche Vergütungsansprüche haben Mitarbeiter? Listen Sie auf, welche Mitarbeiter ein immer gleich bleibendes Gehalt beziehen und bei welchen die Vergütung monatlich errechnet werden muss.

  • Welche Daueraufträge sind eingerichtet? Das sollte für Mitarbeiter mit festem Gehalt geschehen sein. Dann fließt das Gehalt, und die Abrechnungen können Sie nachreichen, wenn Sie wieder „an Bord“ sind.

  • Wer macht die Abrechnungen für Mitarbeiter mit variablem Lohn? Die müssen stets aktuell erstellt werden, damit das Geld monatlich angewiesen werden kann. Ist es Ihr Steuerberater oder ein Lohnbüro, notieren Sie den Ansprechpartner. Erstellen Sie die Abrechnungen selbst, schreiben Sie Details dazu auf.
Handbuch für Selbstständige und Unternehmer-Praxis-Tipp: Wenn Sie niemandem die einzelnen Lohnabrechnungen zumuten wollen, kann ein von Ihnen Bevollmächtigter mit Mitarbeitern einen Vorschuss vereinbaren. Der wird anstelle des auszurechnenden Lohns gezahlt (er kann sich z. B. an der zuletzt gezahlten Vergütung orientieren). Abgerechnet wird, wenn Sie wieder da sind. Der gezahlte Vorschuss wird dann mit dem errechneten Vergütungsanspruch verrechnet.

 

Verpflichtungen gegenüber Kunden:
  • Gibt es eine Übersicht über alle noch zu erledigenden Aufträge? Wenn ja, wo ist sie zu finden? Wenn nein, dann sollten Sie durch ein Auftragsbuch sicherstellen, dass Ihr Vertreter sich im Notfall schnell einen Überblick verschaffen kann, welche Geschäfte noch offen sind.

  • Wer soll sich wie in Ihrer Abwesenheit um neue Aufträge kümmern?

  • Wer sorgt für Materialien, die zur Auftragserledigung erforderlich sind? Wenn Sie allein den Materialeinkauf verantworten, hilft eine Checkliste über die üblicherweise eingekauften Materialien (was, wie viel, zu welchem Zeitpunkt, von wem, zu welchem Preis), den kontinuierlichen Materialzufluss sicherzustellen.
Verpflichtungen gegenüber Lieferanten/Gläubigern:
  • Welche regelmäßigen Zahlungen tätigen Sie per Einzugsermächtigung oder Dauerauftrag? Erstellen Sie eine Liste, damit Ihr Vertreter die Abbuchungen kontrollieren kann.

  • Wo sammeln Sie offene Rechnungen? Ihr Vertreter muss herausfinden können, welche Zahlungen anstehen, um sie fristgerecht anzuweisen.
 

Tipp 2: Mit einer Bankvollmacht sichern Sie Ihre Liquidität


Es gibt viele Gründe, die Sie überraschend daran hindern können, Ihre Geschäfte zu führen. Das beginnt mit einem Streik der Fluglotsen am Urlaubsort, der Sie an der rechtzeitigen Rückkehr nach Hause und zum Betrieb hindert.

Denkbar ist aber auch ein Unfall oder eine plötzliche Krankheit, die Sie – vorübergehend – handlungs- oder sogar entscheidungsunfähig macht. In solchen Notfällen kann der Ärger schon damit beginnen, dass niemand für Ihre Behandlung Mittel abheben kann und wichtige Rechnungen nicht bezahlt werden können, obwohl Geld auf Ihren Konten vorhanden ist.

Das geschieht nämlich, wenn Sie niemandem eine Vollmacht erteilt haben, über Ihre Konten zu verfügen. Wenn Sie dann keine Überweisungen unterschreiben oder per E-Banking auf den Weg bringen können, droht Zahlungsverzug mit allen Folgen – Mahngebühren, Zinsen, Mahnbescheide usw.

Was können Sie tun, um dieses Risiko auszuschließen?

Sie sollten einer oder mehreren Personen Ihres Vertrauens Vollmachten über jedes Ihrer Bankkonten einräumen (die Sie jederzeit auch wieder entziehen können).

Eine solche Bankvollmacht erteilen Sie, indem Sie der Bank die jeweilige Person als unterschriftsberechtigt für das betreffende Konto benennen; sie muss sich dann bei der Bank legitimieren – das heißt den Personalausweis vorlegen – und eine Unterschriftsprobe hinterlassen.

Ab Erteilung der Vollmacht darf ein Unterschriftsberechtigter über das betreffende Konto verfügen: Geld abheben, Überweisungen in Auftrag geben, Lastschrifteinzugs-
ermächtigungen unterschreiben usw.

Ausgeschlossen ist durch die Bankformulare aber in aller Regel, dass der Berechtigte das Konto auflösen, Kredite aufnehmen, Untervollmachten erteilen oder hochspekulative Geschäfte vornehmen darf.

Handbuch für Selbstständige und Unternehmer-Praxis-Tipp: Wenn Sie Mitarbeitern Kontovollmacht erteilen, tun Sie das sicherheitshalber in der Form, dass immer die Unterschriften von 2 Personen für einen wirksam erteilten Auftrag notwendig sind. Sprechen Sie die Details dazu mit Ihrer Bank ab!

 

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Tipp 3: Mit einer Vorsorgevollmacht regeln Sie Ihre rechtsgeschäftliche Vertretung


Mit einer Bankvollmacht allein ist Ihre Vertrauensperson noch nicht in der Lage, Ihre Geschäfte weiterzuführen.

Dafür braucht Sie auch die Berechtigung, sozusagen als Ihr Stellvertreter die unterschiedlichsten Arten von Rechtsgeschäften abzuschließen, z. B.
  • Aufträge anzunehmen und zu erteilen,
  • Bestellungen zu tätigen,
  • einen Steuerberater einzusetzen, der sich um Ihre Meldungen kümmert,
  • Weisungen an Mitarbeiter zu erteilen etc.
Sie sollten darüber hinaus auch für die Situation vorsorgen, dass Sie länger und ernsthaft erkranken, eventuell sogar vorübergehend oder im schlimmsten Fall auf unbestimmte Zeit entscheidungsunfähig werden.

Dann ist es gut, wenn Sie jemanden bestimmt haben, der über das Geschäft hinaus auch Ihre Angelegenheiten bezüglich Ihres Vermögens wirksam regeln kann und Entscheidungen zur Erhaltung Ihrer Gesundheit trifft. All das können Sie mit einer oder mehreren Vorsorgevollmacht(en) erreichen, die Sie als Verfügender einer oder mehreren Personen Ihres Vertrauens erteilen.

Sie regeln, in welchem Fall die Vorsorgevollmacht in Kraft treten soll

Im Unterschied zu „normalen“ Vollmachten, im geschäftlichen Bereich etwa einer Bankvollmacht (siehe Tipp 2) oder Prokura, ist der Bevollmächtigte durch eine Vorsorgevollmacht nicht sofort zum Handeln an Ihrer Stelle berechtigt. Sie legen in der Vorsorgevollmacht fest, wann diese in Kraft treten soll.

Beispiel: „Diese Vollmacht tritt in Kraft, wenn der Vollmachtgeber zur Willensbildung und/oder Willensentscheidung nicht mehr imstande ist.“

Beachten Sie: Gegenüber Dritten reicht es aber aus, wenn der Bevollmächtigte seine Vollmacht vorlegt und behauptet, sie sei wirksam geworden. Tätigt der Bevollmächtigte dann Rechtsgeschäfte für Sie, sind Sie daran gebunden – auch wenn Sie der Meinung sind, dass Sie durchaus noch zur Willensbildung in der Lage waren, bzw. wenn Sie später mit seinem Tun nicht einverstanden sind.

Sie können sich dann nur an den Bevollmächtigten selbst halten und mit ihm – ggf. gerichtlich – klären, ob er seine Vollmacht missbraucht hat und Ihnen gegenüber dafür aufkommen muss. Schon deshalb sollten Sie eine Vorsorgevollmacht nur einer Person erteilen, der Sie vollständig vertrauen.

Gründe für eine Vorsorgevollmacht

Besteht keine Vorsorgevollmacht, vergeht im Notfall kostbare Zeit, bis Sie das nachholen können. Während Sie vorübergehend entscheidungsunfähig in einem Krankenhausbett liegen, gehen Ihre Geschäfte den Bach herunter.

Kommt es ganz schlimm, muss für Sie sogar eine Betreuung (das ist die rechtliche Vertretung, die die frühere Vormundschaft abgelöst hat) eingerichtet werden, wenn keine Vorsorgevollmacht vorliegt. Das kann dauern, und bis dahin liegen Ihre Angelegenheiten „auf Eis“. Im geschäftlichen Bereich, aber auch bei Fragen zu gesundheitlichen Behandlungen, kann das fatal sein.

Handbuch für Selbstständige und Unternehmer-Praxis-Tipp: Bevorzugt als Betreuer würde Ihr Ehepartner oder ein naher Verwandter eingesetzt. Wollen Sie das nicht, spricht das für das Erteilen einer Vorsorgevollmacht. Alternativ können Sie aber auch eine Betreuungsverfügung treffen, in der Sie den von Ihnen gewünschten Betreuer benennen; spricht nichts dagegen, hält sich das Gericht in aller Regel an eine solche Verfügung.

 

Hauptvorteile einer Vorsorgevollmacht sind somit, dass
  • Sie denjenigen selbst bestimmen, der für Sie handelt, wenn Sie es nicht mehr können,

  • der Bevollmächtigte in der Notsituation sofort an Ihrer Stelle handeln kann, er also nicht erst gerichtliche Entscheidungen abwarten muss, und

  • der Bevollmächtigte – anders als ein gerichtlich bestellter Betreuer – in der Verwaltung Ihres Vermögens keiner gerichtlichen Kontrolle unterliegt (es sei denn, ein Verwandter von Ihnen beantragt die Überwachung des Bevollmächtigten).
 
Generalvollmacht geht am weitesten

Wollen Sie eine Vorsorgevollmacht erteilen, kann das eine Generalvollmacht sein – das ist die weitestgehende Form. Damit wird der Bevollmächtigte – z. B. Ihr Partner/Ihre Partnerin, Ihr Sohn/Ihre Tochter, Ihr Anwalt – durch Sie als Vollmachtgeber bevollmächtigt, an Ihrer Stelle in vollem Umfang tätig zu werden.

Das betrifft also alle Rechtsgeschäfte, die eine Vertretung zulassen (z. B. geschäftliches Handeln, Vermögensverwaltung, nicht aber etwa eine Eheschließung oder das Aufsetzen eines Testaments). Sollen auch Fragen der medizinischen Versorgung von der Vollmacht umfasst sein, regeln Sie dies ausdrücklich. Wollen Sie dem Bevollmächtigten Vorgaben machen, was er in welchem konkreten Fall für Sie entscheiden soll, können Sie auch das in die Vollmacht aufnehmen.

Handbuch für Selbstständige und Unternehmer-Praxis-Tipp: Eine Generalvollmacht sollten Sie nur einer Person erteilen, damit es nicht zu Unklarheiten oder sogar Streitigkeiten zwischen den Bevollmächtigten kommt.

 

Vorsorgevollmachten für konkrete Einzelfälle

Anstelle einer Generalvollmacht oder über diese hinaus können Sie weitere Vollmachten für konkrete Einzelfälle erteilen. Wenn Sie Einzelvollmachten erteilen und diese der Generalvollmacht vorgehen sollen, müssen Sie das genau festlegen. In Einzelvollmachten können Sie auch andere/verschiedene Personen als Bevollmächtigte einsetzen.

Kaum Formvorschriften

Eine bestimmte Form ist für die Vorsorgevollmacht nicht vorgeschrieben. Ausnahme: Soll der Bevollmächtigte auch für Immobilien Entscheidungen und Verfügungen treffen können, muss die Vollmachtsurkunde notariell errichtet oder beglaubigt sein.

Sie sollten Vollmachten aber unbedingt mindestens schriftlich aufsetzen und eigenhändig unterschreiben. Ihr Bevollmächtigter wird es sonst schwer haben, sein Recht zu Ihrer Vertretung im Fall des Falles durchzusetzen. Lassen Sie die Vollmacht freiwillig notariell beglaubigen, stärken Sie die Position des Bevollmächtigten noch mehr.

Handbuch für Selbstständige und Unternehmer-Praxis-Tipp: Es gibt Vordrucke für Vorsorgevollmachten im Handel zu kaufen. Eine Vorsorgevollmacht sollte aber immer genau auf Ihren konkreten Einzelfall zugeschnitten sein. Entweder nehmen Sie den Vordruck als Muster und wandeln ihn selbst auf Ihre Situation ab, oder – wenn Sie sich unsicher sind, was Sie regeln müssen und/oder welche Auswirkungen Ihre Verfügungen haben – Sie lassen sich hierzu von einem Rechtsanwalt/Notar beraten. Angesichts der weitreichenden Folgen einer Vorsorgevollmacht ist Ihnen das Letztere durchaus zu empfehlen.

 

Details, die Sie klären sollten

Die folgenden 4 Formulierungsbeispiele für einzelne Klauseln sollen Ihnen als Hinweise dienen, welche Punkte in einer oder mehreren Vorsorgevollmachten geregelt werden können. Die Aufzählung ist nicht vollständig!

1. Unternehmensfortführung regeln:

Diese Vollmacht berechtigt zur Führung meines Unternehmens ... (genaue Bezeichnung) in vollem Umfang, insbesondere auch zur Eingehung von Verträgen mit Kunden oder Lieferanten, zur Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern, zur Abgabe von Steuererklärungen und zur Führung von Prozessen.
  • Eine solche oder ähnliche Festlegung klärt, wozu Ihr geschäftlicher Vertreter befugt ist. Wichtig ist das vor allem dann, wenn Sie darüber hinaus z. B. Ihrem Partner eine Generalvollmacht erteilt haben, ihm aber gerade die Belange Ihres Unternehmens nicht anvertrauen wollen (z. B., weil er geschäftlich unerfahren ist). Sie vermeiden damit Streit zwischen den beiden Bevollmächtigten.
 

2. Vermögensverwaltung klären:

Diese Vollmacht berechtigt zur Verwaltung meines Einkommens und Vermögens sowie zur Verfügung über alle meine Bank- und Sparkassen-Konten.
  • Beachten Sie: Allein mit dieser Vollmacht ist es Ihrem Bevollmächtigten kaum möglich, tatsächlich Bankgeschäfte für Sie zu tätigen. Dafür verlangen Banken die zusätzliche Bankvollmacht.
 

3. Untervollmachten regeln:

Der Bevollmächtigte kann im Einzelfall Untervollmacht erteilen. Oder: Die Erteilung von Untervollmachten ist ausgeschlossen.
  • Letztlich müssen Sie diese Frage nach der Person des Bevollmächtigen entscheiden: Kommt es Ihnen darauf an, dass wirklich nur er für Sie tätig wird, schließen Sie die Erteilung von Untervollmachten aus.
 

4. Honorarfrage klären:

Die Wahrnehmung der mit dieser Vollmacht verbundenen Pflichten soll unentgeltlich erfolgen. Oder: ... soll gegen eine monatliche Vergütung von ... € aus meinem Vermögen/Einkommen erfolgen.
  • Insbesondere wenn Sie keinen Angehörigen zum Bevollmächtigten bestimmen, sollten Sie diesen Punkt unbedingt regeln.
 

Beachten Sie: Verwechseln Sie die Vorsorgevollmacht nicht mit einer Patientenverfügung, über die in den Medien viel zu lesen ist.

Mit einer Patientenverfügung leisten Sie zwar auch Vorsorge für den Fall, dass Sie selbst nicht mehr entscheidungsfähig sind. Sie weisen darin aber den Arzt an, bestimmte medizinische Behandlungen nach Ihren persönlichen Vorstellungen vorzunehmen oder zu unterlassen.

Die Wirksamkeit von Patientenverfügungen ist nicht so leicht zu erreichen und über die Jahre zu erhalten – aber das ist ein Thema, das diesen Beitrag sprengen würde. Lassen Sie sich ggf. gesondert dazu beraten.

 

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Tipp 4: Denken Sie an ein Testament


Keiner beschäftigt sich gern mit seinem eigenen Ableben. Als Unternehmer sollten Sie dies im Interesse Ihres Unternehmens jedoch tun, um dessen Weiterbestand zu sichern. Liegt beim Tod des Unternehmers kein Testament oder Erbvertrag vor, greift die gesetzliche Erbfolge.

Das kann z. B. dazu führen, dass
  • die Unternehmensnachfolge von einer Erbengemeinschaft angetreten werden muss (in diesem Fall kann Ihr Betrieb handlungsunfähig werden, wenn sich die Erben nicht einigen können; oft bleibt als Ausweg aus den Streitigkeiten nur der Zwangsverkauf), oder

  • minderjährige Kinder als Erben in die Unternehmensnachfolge gelangen (in diesem Fall vertritt ein Vormundschaftsrichter die Interessen der Kinder bei der Unternehmensführung neben dem noch lebenden Elternteil; auch das kann in der betrieblichen Praxis ein Unternehmen handlungsunfähig machen).
Mit einem Testament können Sie die betriebswirtschaftlich ungünstigen Folgen der gesetzlichen Erbfolge vermeiden. Ist Ihr Unternehmen schon größer, können Sie zudem mit einem Erb- oder Gesellschaftsvertrag die nötigen Vorkehrungen treffen.

 

4 Tipps zum Testament

1. Bei einem Berliner Testament setzen sich die Ehepartner gegenseitig als Erben ein, die Kinder erben erst nach dem Tod des zweiten Elternteils. In diesem Fall wird nach der derzeitigen Gesetzeslage 2-mal Erbschaftsteuer fällig, da 2 Erbfälle vorliegen. Dies gilt selbst dann, wenn zwischen dem Tod der Ehegatten nur wenige Sekunden liegen sollten. Eine Klausel „Versterben aus demselben Anlass“ kann diese Doppelbesteuerung verhindern.
2. Leibliche Kinder haben per Gesetz einen Pflichtteilsanspruch. Dieser kann auch durch ein Testament nicht vollständig ausgeschlossen werden. Kinder (und andere Angehörige), die zur Weiterführung des Unternehmens nicht geeignet sind, sollten mit dem Privatvermögen oder Teilen hiervon abgefunden werden.
3. Die Unternehmensleitung sollte möglichst in nur eine Hand gegeben werden. Erbt ein Kind den Betrieb, ein anderes das Gebäude, führt dies zur Entnahme der Immobilie aus dem Betriebsvermögen; eine stille Reserve ist ggf. zu versteuern. Vermeiden Sie deshalb eine solche Regelung.
4. Lebensversicherungen enthalten Bestimmungen, wer im Falle des Todes begünstigt werden soll. Diese Bezugsrechte sollten mit den testamentarischen Bestimmungen übereinstimmen, um Streitigkeiten, welche Anordnung nun gelten soll, zu vermeiden.


Für diesen Auftritt wurden Bilder des Fotografen BilderBox aus der Bild-Datenbank Fotolia verwendet.

 

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