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Bernd Röthlingshöfer
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10 % mehr Produktivität im Büro sind möglich

Fabriken wurden in den letzten Jahren durchoptimiert. Dieselbe Aufgabe steht jetzt, im Angesicht der Rezession, für die Verwaltung an. Hier lassen sich noch Potenziale für Kostenersparnis heben. Mit den folgenden Tipps aus dem Trendletter können Sie beruhigt in die Zukunft schauen:
  • Diagnose: In der Fabrik wird das Montageband sofort gestoppt, wenn nicht alle Teile bereitliegen, die die Fertigung braucht. Im Büro dagegen wird in diesem Fall weitergearbeitet: Mitarbeiter befassen sich auch mit unvollständigen Vorgängen. Sie investieren viel Zeit, um fehlende Informationen zu beschaffen. Die so erzeugten Unterbrechungen halten auch andere Mitarbeiter von der Wertschaffung ab.

    Trendletter-Einschätzung: Durch schlechte, instabil laufende Prozesse im Büro wird teure Management-Kapazität unproduktiv gebunden.

  • Die Aufgabe für die Zukunft lautet: Büro-Prozesse müssen wie Fabrik-Prozesse gesteuert werden. Es gelten dieselben Gesetzmäßigkeiten, nur dass im Büro das Ergebnis des Prozesses die Information ist, z. B. die Bearbeitung eines eingegangenen Auftrags.

So entdecken und vermeiden Sie Verschwendung im Büro:

Verfolgen Sie den Weg einer Aufgabe durch die Organisation. 1) Wer arbeitet 2) wo 3) mit welchen Informationen 4) wie lange an der Aufgabe? Wo gibt es a) Liegezeiten, b) Staus, c) Engpässe wegen fehlender Informationen?

Stellen Sie die wesentlichen Aufgaben und ihren Weg mit einer Handzeichnung dar. Anschließend können Sie daran gehen, den Prozess mit diesen Zielen zu optimieren:
  • Rückfragen reduzieren
  • Nacharbeitsschleifen abbauen
  • Informationsfluss verbessern
  • notwendige Informationen suchfreibereitstellen
  • Arbeitsschritte standardisieren
  • Engpässe vermeiden

Ihre Darstellung der Prozesse dient Ihnen als Arbeitsgrundlage. Versuchen Sie, mittels der Ziele den Weg der Aufgabe schneller und direkter zu machen.

Trendletter-Fazit: Büro-Optimierung bringt Ihnen eine reiche Ernte. Sie steigern die Produktivität mit einfachen Mitteln. Mitarbeiter haben mehr Zeit, an ihren wertschöpfenden Kernaufgaben zu arbeiten. Die Zufriedenheit steigt, weil es deutlich weniger Unterbrechungen und Info-Unsicherheit gibt.
Beitrag veröffentlicht am: 07.04.2009
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