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Das Zeitfenster-Prinzip: So bekommt Ihre Planung ein Gesicht

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Klein und fein, aber sehr wirkungsvoll ist das Zeitfenster-Prinzip, dessen Funktionsweise simplify organisiert folgendermaßen erläutert:

Notieren Sie für umfangreichere Tätigkeiten immer einen voraussichtlichen Zeitbedarf, also beispielsweise „Bericht 2. Quartal, 2,5 Stunden“. Finden Sie dafür einen Termin in Ihrem Kalender, und schraffieren Sie die entsprechenden 2,5 Stunden. So machen Sie sich auch optisch klar: Dieser Zeitraum ist vergeben!

Verfahren Sie (wenigstens einige Wochen lang) ebenso mit Routinetätigkeiten.

Sie verbringen erfahrungsgemäß morgens eine Stunde damit, Ihre Post bzw. E-Mails zu sichten und – nach dem Direkt-Prinzip – zu bearbeiten? Längere Telefonate und Rückrufe erledigen Sie gewöhnlich gebündelt am späten Nachmittag? Der Montagvormittag ist üblicherweise durch Planungsgespräche mit einzelnen Kollegen ausgefüllt?

Blockieren Sie die entsprechenden Zeiträume in Ihrem Kalender. Stur Tag für Tag. Denn die Zeit steht Ihnen ja tatsächlich nicht für andere Arbeiten zur Verfügung. Reservieren Sie außerdem Zeiträume für komplexere Aufgaben, die ohne selbst gesetzte Termine im Tagesgeschäft untergehen: etwa die Ideensammlung für eine optimierte Kundenbetreuung oder eine Neuordnung Ihrer EDV-Dateien, verbunden mit einem gründlichen Aufräumen der Festplatte.

Die beiden großen Vorteile dieser Methode sind, dass Ihre Planung sowohl präziser als auch realistischer wird. Statt einer abstrakten Aufgabenliste bekommen Sie ein Bild von Ihrem Arbeitstag.

simplify organisiert-Zusatz-Tipp: Hilfe beim Neinsagen: Ihr Kalender ist Ihr Verbündeter!

Angenehmer Zusatznutzen des Zeitfenster-Prinzips: Sie haben mit Ihrem Kalender nun einen zuverlässigen Verbündeten beim Neinsagen – sehr hilfreich, falls Sie zu jenen Menschen gehören, die sich häufiger mal ohne Not Aufgaben aufladen lassen, die sie dann nur mit Mühe und auf Kosten der eigentlichen Arbeit erledigen können.

Wenn Sie also in der Situation sind, dass jemand mit einer Bitte vor Ihnen steht, sehen Sie in den Kalender – und die entsprechend schraffierten oder freien Flächen werden Ihnen präzise Auskunft darüber geben, ob Sie die Aufgabe annehmen können. Und falls nicht, wird Ihr Nein sehr überzeugend ausfallen!
Beitrag veröffentlicht am: 05.05.2009
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