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Effektives Planungsinstrument: Die wöchentliche To-do-Liste

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business-best-practice.de
Sie sind bisher kein großer Freund von Planung oder planen nur von einem Tag auf den nächsten? Das kann dazu führen, dass wichtige, aber nicht dringende Aufgaben endlos vertagt werden – denn zu tun ist ja eigentlich immer etwas!

simplify organisiert-Tipp: Abhilfe schaffen Sie mit einer Wochen-Übersicht. Der Aufwand dafür ist gering, der Effekt in der Regel aber groß.

So geht’s:

  • Listen Sie zunächst alle Routinearbeiten auf. Denken Sie dabei auch an Tätigkeiten, die Sie bisher ungeplant und unregelmäßig erledigt haben, die sich aber bestens zur Routine eignen (wie z. B. E-Mail-Ablage aufräumen, Adresspflege, Ablage, Postausgang).

  • Je mehr Aufgaben Sie zu Routine-Blocks zusammenlegen, umso größer ist Ihre Planungsfreiheit. Denn diese Arbeiten sind zeitlich gut kalkulierbar und damit ideal als feste Plätze auf Ihrer To-do-Liste. Am besten wählen Sie dafür leistungsschwächere Zeiten nach der Mittagspause und am späten Nachmittag.

  • Vergeben Sie für Ihre anderen Aufgaben Prioritäten nach dem ABC-Prinzip, und gruppieren Sie diese um die festen Routine-Blöcke herum.

  • Notieren Sie während der laufenden Woche nach und nach Aufgaben für die folgende Woche. Am Freitagabend oder Montagmorgen stellen Sie dann daraus Ihre To-do-Liste für die neue Woche zusammen.

  • Verplanen Sie höchstens 80 % der Zeit, denn 20 % brauchen Sie als Puffer für Unvorhergesehenes. Wenn bei Ihnen viele Ad-hoc-Tätigkeiten anfallen, sollten Sie sogar nicht mehr als maximal 60 % Ihrer Arbeitszeit verplanen.

Wenn diese Art der schriftlichen Planung für Sie Neuland ist, werden Sie anfangs den Zeitbedarf für bestimmte Aufgaben nicht genau einschätzen können. Geben Sie sich deshalb 2 Wochen zur Eingewöhnung, in denen Sie sich notieren, welche Tätigkeiten wie viel Zeit erfordern
Beitrag veröffentlicht am: 06.10.2009
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