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Ein gelungener, stressfreier Tag als Sekretärin

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business-best-practice.de
Jeder hat seine persönlichen Zeiträuber – sei es fehlende Planung, Unordnung, das Aufschieben von Aufgaben, Perfektionismus, mangelnde Disziplin etc. Es ist wichtig, diese Zeiträuber zu erkennen, wenn sie sich anschleichen.

Es hilft aber nicht viel, wenn Sie sich einfach das Gegenteil vornehmen, also z. B. „nichts mehr aufschieben“, „den Schreibtisch frei räumen“ ...

simplify organisiert-Tipp: Sie können all diesen Versuchungen nur widerstehen, wenn Sie die Alternative unmittelbar vor Augen haben. Und deren Schöpfer sind Sie selbst. Das heißt:
  • Planen Sie Ihren Tag am Vorabend – als letzte Arbeitsphase im Büro. So lassen Sie Ihr Unterbewusstsein über Nacht für sich arbeiten.

  • Planen Sie unbedingt schriftlich. So haben Sie immer vor Augen, was wichtig ist für Sie – nicht für andere.


  • Schätzen Sie für jede Tätigkeit den Zeitbedarf, den Sie als Zeitfenster in Ihren Kalender eintragen.

  • Verplanen Sie nur 50 % Ihrer Zeit. Der Rest ist Puffer für Alltagskram, den Sie nicht delegieren können.

  • Bilden Sie Blöcke bei der Aufgabenplanung. Beispielsweise: 1,5 Std. konzentriertes Arbeiten ohne Störung – 1 Std. Kommunikation (Chef, Telefonate, E-Mails) – 1 Std. Sonderaufgaben (z. B. ein Meeting) – 1 Std. Mittagspause – 1 Std. im Reich des Banalen (Verwaltung, Schwätzchen) – 1 Std. konzentriertes Arbeiten – 1 Std. Kommunikation – 1 Std. Sonderaufgaben – 0,5 Std. Tageskontrolle und Planung des nächsten Tages.

simplify organisiert-Insider-Tipp: Ein kleines psychologisches Wunder bewirkt dabei die Tageskontrolle: Wenn Sie morgens schon wissen, dass Sie Ihr Tun abends protokollieren, gehen Sie einen starken Pakt mit sich selbst ein – Sie fühlen sich Ihren Vorsätzen und Zielen verbunden. Probieren Sie’s aus!
Beitrag veröffentlicht am: 13.05.2008
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