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Erfolgreiche Ad-hoc-Gespräche: Nett, aber kurz

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business-best-practice.de
Nicht alle Spontangespräche können und sollten Sie abwehren. Aber da solche ungeplanten Besprechungen zu den größten Zeitfressern gehören, sollten Sie sie kurz und sachlich halten – mit einem befriedigenden Ergebnis für beide Seiten.

Hier der 5-Punkte-Check von simplify organisiert:

  1. Zur Sache kommen: Beschränken Sie die Begrüßung auf wenige, freundliche Sätze, bei denen Sie jedoch nicht ins Private rutschen. Beginnen Sie dann sachlich: „Worum geht’s denn?“ Bieten Sie ungebetenen Besuchern nichts zu trinken an. Machen Sie es sich nicht bequem, lehnen Sie sich nicht im Sessel zurück. Wenn Sie ohnehin standen: Bleiben Sie stehen!

  2. Den zeitlichen Rahmen abstecken: Stellen Sie gleich zu Beginn fest: „Wir haben 10 Minuten, also kommen wir doch gleich zur Sache.“ Hilfreich: Eine Uhr in Ihrem Büro, die Ihr Gesprächspartner sehen kann. Besonders wirksam: Nehmen Sie nach Ihrem Hinweis auf die Zeit Ihre Armbanduhr ab, und legen Sie sie demonstrativ vor sich auf den Schreibtisch.

  3. Sofort aktiv werden: Wenn das Problem/die Frage gleich geklärt werden kann, klären Sie es. Suchen Sie die benötigten Informationen heraus, delegieren Sie das Problem an einen Mitarbeiter („Herr Winter wird das in die Hand nehmen, er ruft Sie morgen dazu an“), und/ oder erstellen Sie gleich während des Gesprächs eine kurze schriftliche Zusammenfassung der wichtigsten Punkte.

  4. Endsignale senden: Wenn die verabredete Zeit ausläuft, schließen Sie Ihren Zeitplaner, bewegen Sie Papiere auf dem Schreibtisch, rutschen Sie auf Ihrem Stuhl nach vorn. Fassen Sie das Ergebnis der Besprechung in einem Satz zusammen, und fügen Sie hinzu: „Ich denke, wir sind einen ganzen Schritt weitergekommen. Ihr Besuch hat mich gefreut.“

  5. Positiver letzter Eindruck: Bringen Sie Ihren Gesprächspartner zur Tür. Das gibt ihm das Gefühl, dass Sie etwas für ihn tun. So können Sie auch ein kurzes Gespräch zu einem intensiven positiven Erlebnis für ihn machen.
Beitrag veröffentlicht am: 05.04.2011
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