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Je eher, desto besser: Frühzeitig beginnen und unbedingt einen Puffertag einplanen

Vor Ihrem verdienten Urlaub oder einer längeren Abwesenheit aus an deren Gründen muss so einiges geregelt werden. Schließlich wollen Sie nicht in Zeitnot geraten und unklare Vorgänge oder ratlose Vertretungen hinterlassen.

Mit den folgenden 7 Tipps aus Einfach organisiert! schaffen Sie die Basis da für, dass möglichst alles wie am Schnürchen läuft und Stress in den letzten Tagen und Stunden ausbleibt.

  1. Setzen Sie sich zum Ziel, Ihre gesamte Abwesenheitsvorbereitung einen Tag vor Ihrer letzten Anwesenheit abgeschlossen zu haben. Damit halten Sie den letzten Tag frei für alles, was erfahrungsgemäß wie aus dem Nichts noch auftaucht.

  2. Arbeiten Sie Ihre Vertretung nicht auf den letzten Drücker ein, sondern beginnen Sie damit spätestens eine Woche vor Ihrer Abwesenheit. Sonst wird Ihre Zeit knapp, und Sie vergessen vielleicht Wichtiges. Außerdem können Sie keine Rückfragen mehr beantworten, sobald Sie weg sind.

  3. Bringen Sie offene Projekte möglichst vor Ihrer Abwesenheit zum Abschluss. Überlegen Sie, welche Projekte, die vor Ihrer Rückkehr abgeschlossen sein müssen, Sie nicht mehr selbst zu Ende bringen können – und klären Sie rechtzeitig, wer welche Aufgabe(n) für Sie übernehmen soll.

  4. Legen Sie frühzeitig eine Liste an, auf der Sie nach und nach Aufgaben eintragen, die Sie vor Ihrer Abreise unbedingt erledigen müssen. In eine weitere Liste tragen Sie Aufgaben ein, die während Ihrer Abwesenheit erledigt werden sollen.

  5. Informieren Sie Ihre häufigsten Ansprechpartner über Ihre geplante Abwesenheit und darüber, wer Sie in welchen Angelegenheiten vertritt. Ihrem Stellvertreter teilen Sie wiederum mit, auf welche möglichen Kontakte er vorbereitet sein sollte.

  6. Beim E-Mail-Posteingang haben Sie zwei Möglichkeiten, die sich nach Ihren spezifischen Aufgaben und Ihrer Organisationsstruktur richten. Entweder sichtet und bearbeitet jemand täglich Ihre Post, oder Sie lassen jedem Absender eine automatische Abwesenheitsmitteilung zukommen, in der ein alternativer Ansprechpartner genannt wird.

  7. Zu guter Letzt: Hinterlassen Sie Ihren Tisch nebst allen Ab- und Unterlagen so, dass eine Vertretung sich gut zurechtfindet. Räumen Sie aber auch gründlich auf, wenn Ihr Arbeitsplatz während Ihrer Abwesenheit nicht genutzt wird. Dann freuen Sie sich, dass Sie an Ihrem ersten Arbeitstag gut gerüstet starten können.
Beitrag veröffentlicht am: 11.05.2010
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