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Nicht alle Spendenbitten brauchen Sie persönlich zu beantworten

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Die Zahl der Spendenbriefe sowohl an Privatleute wie auch an Firmen hat im vergangenen Jahr einen neuen Rekord an Spendenbriefen gebracht. Auch in diesem Jahr ist bisher kein Abebben der Flut zu beobachten. Doch müssen Sie wirklich alle Spendenbriefe beantworten?

Hier eine Antwort aus dem großen Knigge: Wenn es sich um eine allgemein gehaltene Anfrage ohne direkte Ansprache Ihrer Person handelt, können Sie davon ausgehen, dass der Versender diese Anfrage an viele andere Empfänger geschickt hat.

In diesem Fall müssen Sie beziehungsweise Ihr Chef nicht unbedingt eine Antwort formulieren. Das wird von Ihnen nicht erwartet. Das gilt auch für Massenmailings, die als „Serienbrief“ personalisiert wurden.

Ist die Anfrage aber als persönliches Anschreiben an Sie oder jemanden im Unternehmen gerichtet – eventuell sogar als Reaktion auf einen vorangegangenen persönlichen Kontakt –, erfordert es die Höflichkeit, dass Sie diese Spendenbitte beantworten, selbst wenn Ihre Antwort negativ ausfallen sollte.

Tipp aus dem großen Knigge: Orientieren Sie sich an diesem Briefbeispiel:

Ihr Engagement,

sehr geehrter Herr Vonhagen,

für den Naturschutz in Baden-Württemberg und gegen die Vernichtung von Lebensräumen für geschützte Tiere ist bewundernswert. Wenn ich Ihrer Spendenanfrage heute leider eine Absage erteilen muss, dann tue ich dies ungern.

Doch eine Unterstützung Ihrer Aktion ist derzeit nicht möglich, da unser gesamtes Spendenbudget für dieses Jahr schon in anderen Projekten gebunden ist, die wir langfristig fördern. Es gibt viele unterstützungswürdige Projekte – die Entscheidung machen wir uns nie leicht. Ich bitte Sie daher um Verständnis. Für Ihre Arbeit wünsche ich Ihnen alles Gute!

Freundliche Grüße
Beitrag veröffentlicht am: 20.04.2010
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