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Rainer Wälde
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So bringen Sie Formulare, Briefpapier und andere Vordrucke am besten unter

Wenn Sie an Ihrem Arbeitsplatz Ablagekörbe oder hohe Schubladenelemente für den Zugriff auf Papier, Hüllen, Vordrucke, Etikettenbögen etc. in DIN A4 und DIN A5 verwenden, verschenken Sie viel Platz.

Einfach organisiert! kompakt-Tipp: So sehen gute Alternativen aus:

Flachschubladen
  • Ersetzen Sie die Platzfresser durch spezielle Flachschubladen-Systeme (die gibt es beispielsweise von den Herstellern Helit, Multiform/Maul oder Styro). Sie erreichen damit eine Platzersparnis von mindestens 50 %.

    Testen Sie selbst: Eine nur 20 Millimeter hohe Schublade bietet Ihnen bequem Raum für 200 Blatt Papier oder 100 Prospekthüllen – mehr brauchen Sie nicht am Schreibtisch!

    Einfach organisiert! kompakt-Tipp: Bringen Sie auf dem Schubladenboden einen Klebezettel an mit der Information, wo im Büro der Nachschub liegt.

  • Haben die Schubladen keine Beschriftungslasche, verwenden Sie Etiketten, die sich rückstandsfrei entfernen lassen, oder besorgen Sie sich selbstklebende Schilder zum Beschriften.


Fächereinlagen
  • Oder Sie versehen die vorhandenen normal hohen Schubladen mit speziellen Fächereinlagen (gibt es beispielsweise von Smead). Dabei sind Sie allerdings auf das DIN-A4-Format beschränkt – anders als bei den Flachschubladen, bei denen Sie den gesamten Inhalt im Blick und Griff haben.

Einstellmappen
  • Platz sparend und übersichtlich ist auch die Lösung mit einfachen Einstellmappen: Da sie wenig Platz brauchen, können Sie für jedes Formular, jeden Vordruck etc. jeweils eine eigene Mappe anlegen. Ideal für den schnellen Zugriff!

Wie Sie ausgelagerte Formulare und andere Vordrucke am besten organisieren

Die Großvorräte an Formularen, Briefbögen etc., die Sie ausgelagert haben, können Sie beispielsweise Platz sparend und staubfrei in einer Ecke im Schrank einfach übereinanderstapeln.

Entweder lassen Sie die Papiere in ihren Originalkartons (was allerdings den Nachteil hat, dass Sie von außen nicht sehen, wie viel noch drin ist). Oder Sie packen die Formulare jeweils in einen einfachen Aktendeckel (einen mit flexiblem Rücken, der eine entsprechende Füllmenge zulässt). Die Mappen können Sie ganz einfach mit beschrifteten Post-its markieren.

Wenn Sie viel Platz im Büro haben und sich den Zugriff erleichtern wollen, können Sie natürlich auch einen speziellen Schubladenschrank dafür einrichten. Das ist ohnehin dann sinnvoll, wenn Sie viele Spezialpapiere und Folien aufbewahren.

Einfach organisiert! kompakt-Tipp: Die Aufbewahrung in Stehsammlern ist übrigens weniger zu empfehlen: Der Inhalt verstaubt oder vergilbt mit der Zeit; außerdem rutschen die Blätter, sofern die Stehsammler nicht reichlich gefüllt sind, nach unten.
Beitrag veröffentlicht am: 16.03.2009
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