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Stapeln verboten – es gefährdet Ihren Erfolg

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5 -Sterne-Beitrag von
business-best-practice.de
Der größte Zeitfresser in Büros ist weder die Plauderei in der Teeküche noch das private Telefongespräch zur Wochenendverabredung. Der größte Zeitfresser ist die Unordnung. Und die kommt schleichend, mit jedem Blatt mehr am rechten Schreibtischrand.

Langsam, aber unaufhaltsam wächst der Stapel, treibt Ihre unerledigten Aufgaben in beachtliche Höhen und peinigt mit jedem Anblick Ihr Gewissen. Das ist äußerst schlecht für Ihre Motivation, für Ihre Kreativität und für Ihre Flexibilität. Aber genau diese 3 Kriterien machen letztendlich den Erfolg Ihrer PR-Arbeit aus.

Die Redaktion von PR Praxis empfiehlt daher: Vermeiden Sie konsequent jede Form des Stapels

Zeitungen:

Ein alter Journalistenspruch besagt: Nichts ist so alt wie die Zeitung von gestern. Richtig.
Das heißt konkret:

  • Lesen Sie die Zeitung und geben Sie sie danach in den internen Umlauf.

  • In der Zeitung befinden sich Artikel über Ihr Unternehmen? Werten Sie diese Artikel bitte am gleichen Tag aus, indem Sie sie aufkleben, mit Quelle und Angaben versehen, in den aktuellen Projektordner heften oder einscannen.

  • Sie finden einen ausführlichen Hintergrundbeitrag, den Sie später vielleicht noch einmal verwenden könnten? Dann schneiden Sie ihn aus, versehen Sie ihn mit Quellenangaben und lassen Sie ihn bitte bis zu diesem Zeitpunkt in Ihrem Themenordner verschwinden.


Pressemitteilungen:

Jeden Tag erhalten Sie Pressemitteilungen von anderen Institutionen.

  • Überfliegen Sie diese einen kurzen Augenblick und entscheiden Sie sofort, welche Mitteilung für Ihre Branche, Ihre Arbeit relevant ist.

  • Heften Sie diese in Ihren Themenordner ab, machen Sie sich eventuell Terminnotizen oder leiten Sie die Mitteilung an die zuständige Abteilung zur Information. Alle übrigen Blätter: Bitte in den Papierkorb werfen.


Einladungen:

Als PR-Verantwortlicher Ihres Unternehmens erhalten Sie regelmäßig Einladungen zu Gesprächskreisen, Pressekonferenzen, Veranstaltungen.

  • Entscheiden Sie bereits beim Lesen, welche Termine Sie wahrnehmen möchten, und antworten Sie sofort.

  • Tragen Sie sich diese Termine in Ihren Kalender ein.


PR Praxis -Hinweis: Wiedervorlagemappen sind überholt. Nach allen Regeln der Kunst verlagern Sie die Stapel lediglich vom Schreibtischrand zwischen die Mappenseiten. Eine einzige Ausnahme nur rechtfertigt die Nutzung von Wiedervorlagemappen: terminierte Einlasskarten für Veranstaltungen.

Korrespondenz und interne Vermerke

Es ist eine schlechte Angewohnheit, Fragen aller Art an die Pressestelle zu schicken, denn das bedeutet für Sie und Ihre Mitarbeiter zusätzliche Arbeit.
  • Sortieren Sie die Briefe sofort aus, die nicht Ihr Aufgabenfeld betreffen, und leiten Sie diese an die zuständige Abteilung mit kurzem Gruß weiter.

  • Delegieren Sie nach Möglichkeit die Antwortschreiben an Ihre Mitarbeiter.

  • Sortieren Sie die internen Vermerke in die Projektmappen, wenn keine direkte Antwort verlangt wird.


PR Praxis -Zusatz-Tipp: Um Ihren Schreibtisch stapelfrei zu halten, benötigen Sie 2 Dinge:

  1. Die passenden Ordnungssysteme

    Als Ordnungssysteme für Pressestellen eignen sich:

    • Hängeregister für Projekte,

    • Mappen für tagesaktuelle Aufgaben,

    • Ordner – digital oder altbewährt – für langfristige und dauerhafte Themen.


  2. Der Terminplaner

    Ordnung ist eng verbunden mit intelligenter Planung. Nehmen Sie sich Zeit, um Aktivitäten wochen- und tageweise zu planen. Notieren Sie täglich die wichtigsten Aufgaben und vergessen Sie dabei nicht die Zeitfenster für Ihre kreativen Gedanken, für Ihre Fachlektüre und Ihre Kontaktpflege.


PR Praxis -Fazit: Ein aufgeräumter Schreibtisch vermittelt Ihnen ein Wohlgefühl und Ihren Kollegen, dass Sie Ihren Job erfolgreich gestalten. Stapel dagegen wirken chaotisch. Stapel wachsen in ungeahnte Höhen und verschlingen Dokumente und Zeit gleichermaßen. Mit einer konsequenten Arbeitsweise, den passenden Ordnungssystemen und einer intelligenten Aufgabenplanung begegnen Sie der Stapelfalle.
Beitrag veröffentlicht am: 11.01.2011
Aus: PR Praxis – Jetzt gratis testen!
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