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Friederike Becker-Lerchner
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Vorgang abgeschlossen – wohin mit den zugehörigen E-Mails?

Wenn ein Geschäftsvorgang bzw. ein Projekt abgeschlossen ist, stellt sich die Frage: Wohin mit der zugehörigen E-Mail-Korrespondenz?

Hier hat simplify organisiert 2 Lösungen – abhängig davon, ob Sie die zum Vorgang gesammelten Unterlagen auf Papier oder als Dateien archivieren.

  1. Der Vorgang ist im Papierform vorhanden.

    Dann ist es sinnvoll, ihn auch komplett in dieser Form aufzubewahren. Das heißt: Drucken Sie die relevanten E-Mails aus, und fügen Sie sie den Unterlagen bei.

    Einschränkung: Handelt es sich um sehr viele E-Mails, werden Ausdruck und Ablage von Dutzenden zusätzlichen Blättern Papiers unwirtschaftlich. Wenn es wirklich nur um Archivieren geht, können Sie die E-Mails auch auf CD brennen, indem Sie sie aus dem E-Mail-Programm herauskopieren.

  2. Der Vorgang soll auf dem Computer archiviert bleiben.

    Ziehen Sie die infrage kommenden E-Mails einfach mit der Maus aus Outlook oder Outlook Express hinüber in den entsprechenden Vorgangsordner. Anschließend können Sie die soeben kopierten E-Mails im Mail-Programm löschen – sofern nicht eine zentrale, regelmäßige und revisionssichere Archivierung aller E-Mails in Ihrem System erfolgt.

    Durch das Kopieren in die Windwos-Ebene werden Outlook-Briefe zu eigenständigen Dateien, die als Namen „Betreff“ der E-Mail und als Dateiendung *.eml (Outlook Express) oder *.msg (Outlook) tragen.

    Falls Sie den Inhalt später noch einmal lesen wollen, genügt eine Doppelklick, und es öffnet sich das gewohnte Outlook-Lesefenster.
Beitrag veröffentlicht am: 29.09.2008
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