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Warum Sie Briefkuverts nicht ohne weiteres wegwerfen sollten

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Nicht immer erreicht Sie ein Brief innerhalb von 2 Tagen nach dessen Erstellung. Manchmal dauert es aus verschiedenen Gründen 1 Woche oder länger, bis das Schreiben in Ihrem Briefkasten oder Postfach liegt. Bei Briefen von Kunden, Lieferanten oder Behörden kann es dann Ärger geben, wenn Sie Fristen nicht einhalten können oder Ihre Antwort angeblich viel zu lange dauert.

Zudem schreiben private Interessenten oder Kunden nicht immer ihre Adresse auf das Anschreiben – ärgerlich, wenn Sie das erst bemerken, nachdem der zugehörige Umschlag bereits entsorgt wurde.

Mit den folgenden Maßnahmen aus simplify organisiert können Sie solchen Ärger verhindern:

  • Datieren

    Versehen Sie eingehendes Schriftgut per Stempel mit dem Eingangsdatum oder (wenn Sie wenig Post erhalten) mit einem handschriftlichen Eingangsvermerk.

  • Beweise aufheben

    Prüfen Sie beim Anbringen des Eingangsvermerks immer, ob zwischen Eingangsdatum, Briefdatum und Datum des Poststempels Abweichungen von mehreren Tagen bestehen. Ist das der Fall, dann heften Sie zusätzlich den Briefumschlag an das Schriftstück. Bei Briefen, die an Fristen gebunden sind, sollten Sie dies in jedem Fall zur Regel machen.

  • Absenderangaben sichern

    Prüfen Sie, ob auf dem Briefbogen ein Absender steht. Falls nicht, sollten Sie den Umschlag an das Schriftstück heften. Gleiches gilt, wenn Umschlag und Brief abweichende Absenderangaben enthalten.

  • Verzögerungen benennen

    Wenn Sie Briefe beantworten, die ungewöhnlich lange zu Ihnen unterwegs waren, setzen Sie eine kurze Erläuterung dazu: „Da Ihr Schreiben vom 10.2.20.. erst am 20.2.20.. bei uns eingegangen ist, konnten wir Ihnen leider nicht früher antworten.“ Sie verhindern damit, dass sich der Empfänger über Ihre scheinbar lange Reaktionszeit ärgert.
Beitrag veröffentlicht am: 15.02.2010
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